ПРИКАЗ Минюста РФ от 31.01.2006 N 13 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПРОИЗВОДСТВ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ"
5. Оформление завершенных в делопроизводстве документов и их архивное хранение
5.1. В конце каждого календарного года завершенные в делопроизводстве номенклатурные дела оконченных исполнительных производств, зональных книг учета исполнительных производств, книг учета исполнительных документов, книг учета арестованного имущества и журналы регистрации обращений сторон оформляются для архивного хранения.
5.2. В каждом структурном подразделении судебных приставов создается архивный фонд (совокупность архивных документов, логически связанных между собой) <*>.
<*> Ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169).
5.3. Обязанности по формированию и использованию архивного фонда в структурных подразделениях судебных приставов возлагаются на обеспечивающего специалиста или, по решению начальника структурного подразделения - старшего судебного пристава, на одного из приставов отдела. Состояние архивного фонда обязательно контролируется начальником структурного подразделения - старшим судебным приставом.
5.4. Завершение дела в делопроизводстве оформляется по итогам проверки оконченного исполнительного производства начальником структурного подразделения - старшим судебным приставом, на обложке дела ставятся его подпись и дата.
5.5. Об окончании исполнительного производства пристав делает отметку в Зональной книге учета исполнительных производств, а делопроизводитель - в Книге учета исполнительных документов.
5.6. Оконченные в течение года исполнительные производства и завершенные в делопроизводстве зональные Книги учета исполнительных производств хранятся до конца текущего календарного года у пристава.
Завершенные в делопроизводстве Книги учета исполнительных документов в течение года, следующего за годом завершения книги, хранятся у делопроизводителя.
5.7. По истечении годичного срока, предусмотренного пунктом 5.6 настоящей Инструкции, оконченные исполнительные производства, завершенные в делопроизводстве зональные книги учета исполнительных производств, книги учета исполнительных документов, книга учета арестованного имущества и журнал регистрации обращений сторон передаются на хранение в архивный фонд структурного подразделения.
5.8. Передача дел в архивный фонд осуществляется по акту в соответствии с графиком, составленным делопроизводителем и утвержденным начальником структурного подразделения - старшим судебным приставом.
Акт передачи оконченных исполнительных производств и завершенных в делопроизводстве зональных книг учета исполнительных производств в архивный фонд (приложение N 9) составляется приставом.
Акт передачи завершенных в делопроизводстве книг учета исполнительных документов в архивный фонд (приложение N 10) составляется делопроизводителем.
Акт передачи завершенных в делопроизводстве журналов регистрации обращений сторон исполнительного производства (их представителей) в архивный фонд (приложение N 11) составляется делопроизводителем.
Акт передачи завершенных в делопроизводстве книг учета арестованного имущества в архивный фонд (приложение N 12) составляется начальником структурного подразделения - старшим судебным приставом или иным государственным служащим, на которого возложена эта обязанность.
5.9. Документы в исполнительных производствах формируются в скоросшивателях в объеме не более 250 листов в каждом томе дела как документы временного хранения в порядке возрастания регистрационных номеров. В каждом томе дела листы нумеруются карандашом и составляется внутренняя опись с указанием: года регистрации исполнительного производства, фамилии имени и отчества пристава, зонального индекса его участка (территории), регистрационных номеров в порядке их возрастания и дат окончания соответствующих исполнительных производств, помещенных в дело.
В каждый том дела помещается лист-заверитель, в котором указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архивный фонд документов в деле, дата передачи, а также подписи делопроизводителя и пристава, передавшего документы.
Акты передачи помещаются делопроизводителем в соответствующее номенклатурное дело.
5.10. Архивные дела хранятся в специально оборудованных для этой цели помещениях, обеспечивающих их сохранность, и распределяются по календарным годам.
5.11. Сроки архивного хранения определяются в приложении N 8 настоящей Инструкции по согласованию с Федеральным архивным агентством.
5.12. Сроки архивного хранения исполнительных производств, зональных книг учета исполнительных производств, книг учета исполнительных документов, книг учета арестованного имущества и журналы регистрации обращений сторон исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения дел в делопроизводстве.
5.13. Из архивного фонда структурного подразделения исполнительные производства, зональные книги учета исполнительных производств, книги учета исполнительных документов, книги учета арестованного имущества и журналы регистрации обращений сторон выдаются под роспись при служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения начальника структурного подразделения - старшего судебного пристава.
Отметка о выдаче документов и их возвращении в архивный фонд производится в Журнале выдачи архивных документов (приложение N 13).