ПРИКАЗ ГТК РФ от 09.03.99 N 150 (ред. от 10.04.2000) "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"
Приказ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
В целях улучшения организации документационного обеспечения и работы архивов в таможенных органах, упорядочения нормативной базы приказываю:
1. Утвердить согласованную с Росархивом "Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)" (прилагается).
2. Начальникам региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов обеспечить организацию делопроизводства и работу архивов в соответствии с указанной Типовой инструкцией.
3. Начальникам региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов со статусом юридического лица обеспечить ежегодное представление в Административное управление ГТК России до 15 января сведений о работе отделов документационного обеспечения по выполнению требований указанной Типовой инструкции, состоянии делопроизводства, документообороте и других сведений по разработанной Административным управлением форме.
4. Начальнику Регионального таможенного управления тылового обеспечения Листопаду А.Д. обеспечить тиражирование в жестком переплете необходимого количества Типовой инструкции и ее рассылку.
5. Считать утратившими силу Приказы ГТК России от 12.02.96 N 77 "Об утверждении нормативных документов по организации делопроизводства и работы архивов в региональных таможенных управлениях" и N 78 "Об утверждении нормативных документов по работе отдела (группы) документационного обеспечения и защиты информации таможни (таможенного поста)", 26.02.96 N 102 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту)", 28.02.96 N 110 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях", 15.06.98 N 394 "О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях", а также пункты 3, 4, 5, 6 Приказа от 29.01.97 N 33 "О внесении изменений в Приказы ГТК России от 16.11.94 N 596, 17.01.95 N 28, 12.02.96 N 77 и N 78, 26.02.96 N 102 и 28.02.96 N 110".
6. Контроль за выполнением настоящего Приказа осуществлять Административному управлению (Никитин А.И.).
Председатель Комитета
генерал - полковник
таможенной службы
В.Г.ДРАГАНОВ
Приложение
к Приказу
ГТК России
от 9 марта 1999 г. N 150
(в ред. Приказа ГТК РФ от 10.04.2000 N 290)
1. Общие положения1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) <*> подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава, форм управленческих документов и технологии работы с ними <**>.
<*> В дальнейшем тексте - "таможенные органы", "таможенный орган", "таможенное управление, таможня, а также таможенный пост со статусом юридического лица", "управление, таможня (таможенный пост со статусом юридического лица)", "управление, таможня (таможенный пост)", "управление, таможня".
<**> Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах <*>.
<*> Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях таможенных органов единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение сотрудников основам делопроизводства возлагаются на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения (приложение 1).
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в отделах таможенных органов возлагается на их руководителей.
Руководитель отдела определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения (приложение 2).
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства таможенных органов или отделов.
При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику.
1.4. Задачи, функции, порядок работы отдела (отделения, группы) документационного обеспечения регламентируются положением (приложение 1).
Права, обязанности и ответственность сотрудников делопроизводства определяются должностными инструкциями (приложение 3), которые должны быть оформлены в соответствии с Приказом ГТК России от 16.02.98 N 80.
2. Документация таможенных органов2.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между региональными таможенными управлениями и ГТК России, таможнями, таможенными постами и сторонними организациями.
2.2. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают следующие ненормативные правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.
Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов, как письма.
Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.
3. Правила подготовки и оформления документов3.1. Документирование управленческой деятельности
3.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.
3.1.2. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименование комитета - Государственный таможенный комитет Российской Федерации; наименование таможенного управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) - автора документа; справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица); наименование вида документа <*>, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в таможенный орган (управление, таможню, таможенный пост со статусом юридического лица); идентификатор электронной копии документа.
<*> На письмах не указывается.
3.2. Требования к бланкам документов
3.2.1. Документы изготавливаются на бланках, должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения <*>.
<*> Расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:
20 - левое,
10 - правое,
20 - верхнее,
20 - нижнее.
3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств ВТ непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки документов таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки), порядок изготовления которых изложен в подразделе 3.3.
3.2.3. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой (являющийся наиболее рациональным и экономичным) или продольный.
3.2.4. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" располагается над серединой реквизита "Государственный таможенный комитет Российской Федерации".
3.2.5. Для таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица устанавливаются следующие виды бланков организационно - распорядительных документов:
бланк письма (приложение 5);
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)".
Бланк письма управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни" (таможенного поста со статусом юридического лица)", "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица" и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа".
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)", "Наименование вида документа", "Место составления или издания документа" и ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок к тексту".
3.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков
3.3.1. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
3.3.2. Гербовые бланки таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица изготавливаются только полиграфическими и штемпельно - граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
3.3.3. Гербовые бланки в таможенных органах подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно - учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка,
дата поступления,
номер сопроводительного документа,
наименование организации - поставщика гербовых бланков,
количество экземпляров,
серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
серия и номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения таможенного органа, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
3.3.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
3.3.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно - регистрационном журнале.
3.3.6. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя таможенного органа.
3.3.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя управления, таможни (таможенного поста). О проверках делаются отметки в учетно - регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя управления, таможни (таможенного поста).
3.4. Оформление реквизитов документов
3.4.1. Изображение государственного герба
Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.
3.4.2. Наименования комитета, таможенного управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) и структурного подразделения
Наименования комитета, управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) указываются в точном соответствии с положением и приказом о их создании, образовании. Сокращенные наименования применяются только в том случае, если они закреплены в положении и приказе о создании, образовании комитета, управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица). Сокращенные наименования (в скобках) помещаются ниже полного.
Наименование структурного подразделения указывается только на оформленных не на бланках внутренних документах (докладная и объяснительная записки, справка и др.).
3.4.3. При оформлении реквизита "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица)" указываются почтовый и телеграфный адрес; номера телефонов (справочная служба), факсов, телексов и др.
3.4.4. Наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом юридического лица, регламентируется общими положениями о таможенных органах, утвержденными Приказом ГТК России от 10.01.96 N 12, должно соответствовать компетенции таможенного управления, таможни и таможенного поста со статусом юридического лица, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю унифицированных форм документов (УФД), разрабатываемому службой документационного обеспечения ГТК России и утверждаемому руководством комитета.
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются.
Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другаї дата.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 16.03.2000 (указанное оформление года относится к 2000 и последующим годам). При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо ... от 16.03.2000 N ...
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль; например: 09.09.98.
3.4.6. Регистрационный номер документа
Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входит порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре (подраздел 8.7).
Составные части регистрационного номера отделяются.
Регистрационный номер документа, составленного совместно таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.4.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
3.4.8. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)" и "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица)". Место составления или издания оформляется в соответствии с принятым административно - территориальным делением и включает только общепринятые географические сокращения.
Место издания в документе не указывается, если оно входит в состав наименования управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица); например: Калининградское таможенное управление, Московское таможенное управление; Артемовская таможня, Багратионовская таможня; Стерлитамакский таможенный пост, Усинский таможенный пост.
3.4.9. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.
Целью ограничения доступа к информации, находящейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб.
Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.
3.4.10. Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения должностным или физическим лицам. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
или
РАО "Газпром"
Управление планирования
производства и статотчетности
или
Борзинская таможня
Отдел документационного
обеспечения.
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; например:
АОЗТ "Болшевский текстиль"
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С.Николаеву
или
Президенту АОЗТ
"Ломоносовский фарфоровый
завод"
В.И.Петрову
или
Западно - Сибирское таможенное
управление
начальнику отдела
документационного обеспечения
подполковнику таможенной
службы
М.Г.Парфенову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
СП "Гранэл"
Н.И.Панченко
или
Президенту ГП "Роснефть"
А.Е.Путилову
или
Начальнику Центральной
акцизной таможни
полковнику таможенной службы
С.Л.Бульбе
При адресовании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание лица, которому адресован документ.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например:
Начальникам финансовых
отделов организаций
Роскомторга
Начальникам таможен и
таможенных постов.
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи <*>.
<*> Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 60), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 N 1239, установлен следующий порядок написания адреса на почтовых отправлениях:
наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа, республики;
почтовый индекс.
В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При большем количестве адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в ГТК России и постоянным корреспондентам (в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами).
3.4.11. Утверждение документа
"Гриф утверждения документа" - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.
Документы утверждаются начальниками (их заместителями) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или специально издаваемым документом.
При утверждении документов начальниками (их заместителями) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, в грифе утверждения указываются должность и специальное звание лица, утверждающего документ, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Дальневосточного
таможенного управления
генерал - майор таможенной
службы
(подпись) В.А.Кирсанов
07.10.98
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Бурятской таможни
полковник таможенной службы
(подпись) Г.В.Епифанцев
08.10.98
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера; например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Московского
таможенного управления
от 16.03.95 N 88
или
УТВЕРЖДЕН
приказом Братской
таможни
от N
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 6.
Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа.
3.4.12. Резолюция
"Резолюция" - реквизит, который пишется соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу.
В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Зайцевой А.В.
Никитину П.С.
Прошу подготовить проект письма -
ответа фирме "ХИТЭК" к 19.10.98.
Личная подпись
09.10.98
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Если поручение изложено на бланке - резолюции или отдельном листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.
3.4.13. Заголовок к тексту
"Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных средств.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
Заголовок составляется исполнителем документа.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: базу данных и карточку.
3.4.14. Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль".
3.4.15. Текст документа
Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста, трафарета или сочетания этих форм.
Анкета - это форма представления унифицированного текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно - распорядительных, финансовых и др. документах.
Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно - статистических, бухгалтерских, организационно - распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).
Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:
"В соответствии с Приказом ГТК России от 05.08.98 N 548 "Об утверждении Порядка приема, хранения, формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним".
Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, Прошу).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛА, ПРЕДЛАГАЕТ).
В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").
3.4.16. Оформление приложений к документу
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениЯми);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение:
1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение:
письмо Минюста России от 17.02.94 N 01-4/172 и
приложение к нему, всего на 7 л.
В приложении к распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2
к приказу Московского
таможенного управления
от 22.03.97 N 93
Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к приказу Московского
таможенного управления
от 02.02.95 N 4
(Инструкция Минфина России
от 22.12.94 N 305/27)
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная почта" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на ... л.
3.4.17. Подпись документа
Документы, направляемые таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица в ГТК России, подписываются начальниками (а в их отсутствие - заместителями, исполняющими их обязанности) указанных таможенных органов.
Документы, направляемые сторонним организациям <*> от имени управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, подписываются начальниками или их заместителями (в соответствии с их компетенцией) указанных таможенных органов.
<*> В данном пункте и последующем тексте "организация" - обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, др. структур.
Документы, направляемые:
таможенным управлением таможням и таможенным постам - подписываются начальником управления, его заместителями, а также начальниками отделов в соответствии с их компетенцией;
таможней таможенным постам - подписываются начальником таможни, его заместителями, а также начальниками отделов в соответствии с их компетенцией.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:
| Заместитель начальника | ||
| Московского таможенного управления | (подпись) | П.З.Борисенко |
| или | ||
| Заместитель начальника управления | (подпись) | П.З.Борисенко |
При подписании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
| Председатель комиссии | (подпись) | Н.В.Куликов |
| Члены комиссии | (подпись) | К.М.Артемьева |
| (подпись) | С.П.Матвеев | |
| (подпись) | В.А.Филатов |
3.4.18. Согласование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование проводится как внутри таможенного органа, так и вне его.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Калининградского таможенного управления
(подпись) И.Ю.Краснянский
20.10.98
Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом, актом и др., гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.12.93 N 02-15/1247-Т
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Северо - Западного таможенного
от 27.07.95 N 5
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.
Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей последовательности:
с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.); с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами финансовой, экономической и юридической служб; заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, и начальником отдела документационного обеспечения. Виза включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписания; например:
Начальник юридического отдела (подпись) В.М.Мошинский 17.03.2000
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются Начальник юридического отдела (подпись) В.М.Мошинский 17.03.2000
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Визы проставляются:
на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);
на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
3.4.19. Гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении 7.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
3.4.20. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия документа выдается с разрешения руководства таможенного органа или руководителя отдела (структурного подразделения).
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа (копии письма, остающейся в управлении, таможне, таможенном посту со статусом юридического лица) отправляемому подлиннику "Отметка о заверении копии" оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:
При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения государственного герба.
Управление, таможня, а также таможенный пост со статусом юридического лица могут заверить копии только тех документов, которые создаются в самих этих таможенных органах.
При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании личных дел управление, таможня, а также таможенный пост со статусом юридического лица могут изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.).
При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.
3.4.21. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу, например:
Лебедев
975 41 51
3.4.22. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; например:
Отправлена факсограмма от
26.10.98 N 03-15/131.
В дело.
(подпись)
27.10.98
или
Издан Приказ от 28.10.98 N 120
"О создании экспертной комиссии".
В дело N 01-46.
(подпись)
29.10.98
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.4.23. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит сокращенное наименование таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - получателей документа, порядковый номер и дату поступления документа.
3.4.24. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в нижнем левом углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
3.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.5.1. Приказ
Приказ - распорядительный документ таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Проекты приказов разрабатываются отделами указанных таможенных органов по поручению руководства или по собственной инициативе.
Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально - техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В первой, констатирующей, части излагаются основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является правовой акт или поручение ГТК России, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается таможенного органа.
Во второй, распорядительной, части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.
Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте.
В случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны таможенные организации или структурные подразделения.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.
В последнем пункте распорядительной части указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Проекты приказов во исполнение решений, приказов и распоряжений ГТК России должны быть подготовлены в срок, установленный руководством ГТК России.
До представления на подпись проект приказа визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и Юридическим отделом, который определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам (приложение 8).
Проекты приказов представляются на подпись начальником отдела документационного обеспечения, который несет ответственность за правильность их оформления.
Приказы подписываются начальниками (а в их отсутствие - заместителями, исполняющими их обязанности) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
К приказам о командировании сотрудников таможенного органа прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего отдела. Приказы подписывают начальники управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или по их поручению - заместители.
При подписании приказов в реквизите "Подпись" указываются должность и специальное звание.
Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.5.2. Распоряжение
Распоряжение - документ, издаваемый управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом юридического лица, преимущественно по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
Распоряжения подписывают начальники управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или по их поручению - заместители.
Подготовка и оформление распоряжений проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть начинается словом "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).
Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его исполнением на соответствующий отдел или должностное лицо.
При подписании распоряжений в реквизите "Подпись" указываются должность и специальное звание.
Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.5.3. Инструкция
Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности таможенного органа.
В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости - и на подпункты.
Инструкции визируются начальником отдела - разработчика и утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или по их поручению заместителями путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения (п. 3.4.11).
3.5.4. Подготовка документов к заседаниям коллегии
Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей отделов.
Представляются следующие документы:
справка объемом 4 - 5 страниц машинописного текста и, при необходимости, приложения к ней;
проект решения или приказа с указанием исполнителей и сроков исполнения;
список лиц, приглашаемых на заседание коллегии, с указанием их должности и организации.
Указанные документы не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за 3 дня до заседания.
Решение - документ, принимаемый коллегией в целях разрешения наиболее важных вопросов.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ ГТК России, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа, который относится к таможенному управлению, принимающему решение.
Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения.
Слово "РЕШИЛА" печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).
В качестве исполнителей могут быть указаны таможни, таможенные посты, отделы управления или должностные лица.
Заседания коллегии оформляются протоколом.
Проекты решения коллегии и приказа дорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству управления в 3-дневный или установленный коллегией срок.
Совместное решение, принятое коллегией таможенного управления и коллегиальным органом другой организации, оформляется не на бланке (приложение 9).
3.5.5. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов и совещаниях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты имеют типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола <*>, решение печатается полностью. Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Текст решения строится по образцу текста приказа (п. 3.5.1).
<*> Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (п. 3.4.17).
Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания коллегиального органа или совещания.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.
Порядок подготовки, выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.
3.5.6. Акт
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого положения табулятора, например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".
Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
3.5.7. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (таможенного органа или его сотрудников).
Официальные доверенности выдаются таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица своим представителям на совершение сделок, получение денег, товарно - материальных ценностей или других действий от имени указанных таможенных органов. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения:
должность и паспортные данные доверенного лица;
организация, в которой производятся действия по доверенности;
вид действий;
образец подписи лица, получившего доверенность;
срок действия доверенности.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.
3.5.8. Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма - запросы, письма - извещения, письма - приложения, письма - ответы и др.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:
вступление,
заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
ссылку на документ (организационно - правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно - аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
3.5.9. Подготовка и оформление совместных документов
Таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). В этом случае документ составляется не на бланке.
При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне, например:
| Начальник Северо - Западного | Президент АОЗТ "Ломоносовский |
| таможенного управления | фарфоровый завод" |
| В.А.Шамахов | В.И.Петров |
| 30.10.98 | 02.11.98 |
Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций - участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации - инициатора создания документа.
На подписанных документах проставляются даты и номера, присвоенные документу в каждой организации.
3.6. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов
3.6.1. Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ. При изготовлении документов постоянного и долговременного сроков хранения используются только матричные и лазерные принтеры.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей машинке, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.
Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом.
При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
3.6.2. Заказ на печатание оформляется на специальном бланке (приложение 10).
3.6.3. На выполнение работ вне очереди разрешение выдает начальник отдела документационного обеспечения.
3.6.4. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148 х 210 мм).
3.6.5. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал <*>.
<*> Межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста.
Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.
3.6.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
3.6.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.
3.6.8. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.
3.6.9. Наименование вида документа, а также слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОСТАНОВЛЯЕТ печатаются прописными буквами.
Слова Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными буквами, кроме начальных.
3.6.10. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.
3.6.11. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.
3.6.12. При печатании документов используются 8 стандартных положений табулятора <*>:
<*> Табулятором называется устройство, позволяющее останавливать каретку пишущей машинки в заданных положениях.
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";
1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков длџ составления таблиц и трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";
5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";
7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.
3.6.13. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.
3.6.14. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.
3.6.15. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
3.6.16. Документы, поступающие в копировально - множительную службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).
Прием и движение заказов на копировально - множительные работы осуществляются на основании следующих документов:
заказа на размножение, оформленного на бланке установленной формы (приложение 11), подписанного руководителем структурного подразделения и начальником отдела документационного обеспечения (в необходимых случаях и начальником отдела специнформации);
специального журнала регистрации поступления и выполнения заказов (нумерация заказов порядковая, должна быть предусмотрена расписка исполнителя за получение подлинника и тиража) - приложение 12.
За содержание и тираж документов, передаваемых на размножение, ответственность несут исполнитель и руководство структурного подразделения.
3.7. Тираж документов
При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможен и таможенных постов, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с отделом документационного обеспечения.
3.8. Особенности оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм
3.8.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование документа, указание на категорию телеграммы ("Срочная" и т.п.), подробный адрес с указанием номера отделения связи, текст - содержание телеграммы; регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму; подпись, расшифровка подписи.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, скобка - скб, кавычки - квч.
Словами указываются следующие знаки: "N" - номер, "+" - плюс, "-" - минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный, "%" - процент.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделом документационного обеспечения проставляется регистрационный исходящий номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес управления, таможни (таможенного поста); должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.
Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "На Ваш".
Визирование телеграмм аналогично визированию писем.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.
Телеграммы сдаются в отдел документационного обеспечения на подпись руководству управления, таможни (таможенного поста) и отправку в двух экземплярах с визой исполнителя на копии, которая подшивается в дело.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в управлении, таможне (таможенном посте), указываются все адреса и прилагается список адресатов.
Телеграммы, поступившие в адрес таможенного органа и его подразделений, регистрируются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, передаются на рассмотрение руководству таможенного органа или структурных подразделений.
3.8.2. Передача оперативной информации в таможни, таможенные посты и другие организации, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.
Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес таможенного управления, таможни (таможенного поста)) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.
Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.
Телетайпограммы должны содержать не более 30 - 40 слов. Требования к тексту телетайпограммы аналогичны требованиям к тексту телеграмм (приложение 13).
Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.
Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.
Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале (приложение 14) и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.
Телетайпограммы, являющиеся ответом на документ - запрос с поручением таможенного органа, печатаются в двух экземплярах (на втором экземпляре ставится виза руководителя отдела - исполнителя) и вместе с документом - запросом передаются через отдел документационного обеспечения на подпись лицу, давшему поручение. Затем первый экземпляр передается отделом (отделением, группой) документационного обеспечения на телетайп, второй вместе с документом - запросом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.
Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение 14) и передаются в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для последующей регистрации и исполнения.
3.8.3. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.
Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.
На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы, за исключением случаев, предусмотренных п. 2.2 настоящей Инструкции.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.
Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается.
Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в журнале (приложение 14). После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.
Поступившие в управление, таможню, таможенный пост со статусом юридического лица факсограммы подлежат обязательному учету в журнале (приложение 14).
Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно.
3.8.4. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.
Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего (приложение 15). Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству таможенного органа на рассмотрение, второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.
После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
3.8.5. Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководством таможенного органа.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
3.8.6. Срочные документы, поступившие из ГТК России, доводятся до таможен и таможенных постов в день получения также в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа.
3.8.7. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение полученных и отправленных сообщений.
Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.
Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.
Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в подразделе 3.4.
3.9. Автоматизация документирования
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др.
Автоматизированная подготовка документов представляет собой процесс документирования деятельности таможенного органа с применением средств ВТ. Подготовленные таким образом организационно - распорядительные документы выдаются пользователю в форме машинограммы, машиночитаемого документа и т.п.
Машинограмма - документ, изготовленный при помощи средств ВТ - оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей Инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.
Машинограмма оформляется на бланках или стандартных листах бумаги.
4. Поисковые системы по документам4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов
Прием и первоначальная обработка поступающих в управление, таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица документов осуществляется централизованно отделом (отделением, группой) документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможенному органу.
Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в управление, таможню (таможенный пост) и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.
Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка.
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.
Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.
Конверты с грифом "лично" не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение руководству отдела документационного обеспечения.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа на основании распределения функций в таможенном органе.
Документы передаются руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.
Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюций руководства таможенного органа (или отделов). В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции.
Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов, конкретном исполнителе и сроке исполнения.
После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел документационного обеспечения, где во все экземпляры карточек вносятся резолюции руководителей.
Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение.
На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в отделе документационного обеспечения, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО".
4.2. Подготовка и обработка составленных в управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица документов
Подписанный документ регистрируется в отделе документационного обеспечения. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
Сотрудник, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов.
Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в день их оформления.
Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Документы обрабатываются и отправляются в день их поступления.
4.3. Регистрация документов
4.3.1. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы (карточки) традиционным или автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
4.3.2. Регистрации подлежат все создающиеся в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица документы и поступающие от других организаций и частных лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с перечнями, - приложения 16, 18).
Регистрации подлежат как традиционные машинописные (письменные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые).
Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.
4.3.3. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации отделом документационного обеспечения и передаваемых в структурные подразделения по реестру (приложения 16, 17); перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и службой делопроизводства других структурных подразделений (приложение 18); перечень отделов с их условными обозначениями; номенклатура дел.
4.3.4. Документы регистрируются при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковой системы (на базе СУБД "Ирис 2.23"), создания условий для последующего перехода к построению отраслевой информационной системы на основе СУБД "ORACZE" обеспечивается совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент), наименование вида документа, дата документа, номер документа; дата поступления, индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция, срок исполнения; отметки о движении документа (направление руководству, структурному подразделению и др.); отметки об исполнении и направлении документа в дело.
4.3.5. Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации дополняется другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др.
4.3.6. При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер, для чего используется "шахматка" для входящих документов (приложение 19).
Номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа (индивидуального порядкового номера, присвоенного ему при регистрации по "шахматке" для исходящих документов, - приложение 19), например:
4.3.7. Документы регистрируются в управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются документы, поступающие из ГТК России или направляемые ему, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии) и др.
Регистрация поступающих и создаваемых документов (в том числе писем) проводится централизованно в отделе документационного обеспечения независимо от места создания, исполнения документов и адресата.
Документы регистрируются на карточках (приложение 20) или на машинных носителях.
4.3.8. Автоматизированная регистрация документов производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры номера. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и при передаче документа в другие структурные подразделения.
При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива и исполнительской деятельности и др. (п. 5.4.2).
Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс следующих баз данных ("автоматизированных картотек"):
картотека приказов по основной деятельности и распоряжений,
картотека приказов по кадрам,
картотека входящей корреспонденции,
картотека исходящей корреспонденции.
Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о всех документах и месте их нахождения сотрудников аппарата таможенного управления, таможни (таможенного поста) при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации, поиска.
Поиск информации производится на автоматизированных рабочих местах и позволяет получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точному местонахождению документа в данный момент.
4.4. Построение поисковой системы
4.4.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банка регистрационных данных (в автоматизированной поисковой системе). Поиск дел осуществляется также по номенклатуре заводимых дел (разд. 8).
4.4.2. При традиционной карточной регистрации печатается для:
В зависимости от задач поиска могут составляться и другие картотеки (на письма граждан, алфавитные и др.) с соответствующим печатанием необходимого количества экземпляров карточек.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из реквизитов или их совокупности.
4.4.3. В структурном подразделении таможенного органа при традиционной карточной регистрации поисковая система строится на основе учетно - регистрационной карточки, поступающей из отдела (отделения) документационного обеспечения. Указанная карточка располагается в контрольной картотеке по срокам исполнения.
По окончании исполнения документа закрытая карточка перемещается из контрольной в учетно - справочную картотеку и располагается по порядку номеров.
4.4.4. При передаче документов на хранение в архив таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы, подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.
4.5. Подсчет объема документооборота
4.5.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом юридического лица за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом документационного обеспечения и представляются руководству управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
4.5.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машбюро и копировально - множительном участке (ксерокс и т.п.). По ним определяются расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.
Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.
Поступающие документы и создающиеся в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица подсчитываются отдельно.
4.5.3. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: распорядительные, переписка, обращения граждан и др.
Подсчет документооборота осуществляется в целом по управлению, таможне, таможенному посту со статусом юридического лица с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях указанных таможенных органов (протоколы заседаний коллегии, совещаний и заседаний, докладные записки, грузовые таможенные декларации, декларации таможенной стоимости, лицензии, постановления по делам о НТП, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 21).
5. Контроль исполнения документов5.1. Задачи контроля исполнения
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.
Контроль осуществляют руководители, отдел документационного обеспечения, ответственные исполнители и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль исполнения организационно - распорядительных документов осуществляется отделом документационного обеспечения. Контроль исполнения документов других систем документации (финансовой, статистической и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих отделах ответственными за делопроизводство.
5.2. После рассмотрения документов руководством управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица на документах, подлежащих контролю, отделом (отделением, группой) документационного обеспечения проставляется штамп "Контроль".
5.3. Сроки исполнения документов
5.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения (приложение 22).
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее чем за 2 дня до его истечения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только организация - автор документа.
5.3.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа.
На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении (пп. 3.4.22, 4.3.4); подпись лица, подтверждающего исполнение; дата.
5.4. Организация контроля исполнения
5.4.1. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированного банка регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы управления, решения коллегии и др.).
5.4.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Отдел документационного обеспечения учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям отделов (приложение 23).
5.4.3. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей, отдела документационного обеспечения о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются лицом, которому поручено ведение контроля, и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея (при отсутствии в отделах соответствующих технических средств им рассылается машинограмма).
После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в архив управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица одновременно с документами.
6. Работа исполнителей с документами6.1. Руководители отделов таможенного органа обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
6.2. При рассмотрении документов руководитель отдела выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя отдела. Срочные документы передаются немедленно.
6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит список на рассылку (п. 3.4.10).
6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.6. Исполнителям обеспечивается доступ к автоматизированному банку данных таможенного органа и традиционным массивам документов, ведомственным актам и др.
6.7. При применении электронно - вычислительной техники все основные правила работы с документами сохраняются.
7. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов7.1. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб.
7.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства, на регистрационно - контрольных карточках.
7.3. Руководители и другие должностные лица управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица проводят личный прием граждан в установленные дни и часы.
7.4. Ответственность за своевременное и правильное разрешение вопросов, поставленных в обращениях граждан, несут руководители управления, таможни (таможенного поста) и начальники отделов.
7.5. Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан возлагается на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения, который проверяет порядок ведения делопроизводства в аппарате таможенного органа и принимает меры к совершенствованию этой работы.
7.6. Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений и жалоб либо за содержащуюся в них критику влекут за собой ответственность в соответствии с существующим законодательством.
Те же действия должностных лиц, причинившие существенный вред государственным, общественным интересам или правам и охраняемым законом интересам граждан, влекут уголовную ответственность.
7.7. Прием и регистрация обращений граждан
7.7.1. Прием и регистрация обращений граждан в таможенном органе осуществляется одним из сотрудников отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.
В случае поступления документа непосредственно в какое-либо структурное подразделение таможенного органа он должен быть передан в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для регистрации.
7.7.2. Все поступающие обращения граждан регистрируются на регистрационно - контрольных карточках в 3-х экземплярах по форме согласно приложению 24 в день их поступления.
Первый экземпляр карточки с распиской структурного подразделения в получении документа помещается в контрольную картотеку, второй - в картотеку по алфавиту фамилий заявителей, третий - вместе с документом передается в структурное подразделение - исполнитель. После исполнения заявления, жалобы первый экземпляр карточки со всеми отметками об исполнении перемещается в картотеку по порядку регистрационных номеров обращений.
С момента поступления обращений и регистрации начинается отсчет срока их исполнения.
Конверты к ним сохраняются и прикладываются к документу.
При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также регистрируются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения на карточках или в журналах.
7.7.3. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера документа (например, А-1, где "А" начальная буква фамилии автора, а "1" порядковый номер поступившего документа).
7.7.4. При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно - контрольной карточки указывается регистрационный номер первого документа. В верхнем правом углу повторных обращений и на карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в последующем для рассмотрения в таможенное управление, таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица, повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-1/1, А-1/2, А-1/3).
7.8. Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и депутатов
7.8.1. Обращения граждан, поступающие в таможенное управление, таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица, рассматриваются руководством указанных таможенных органов.
7.8.2. Если решение вопросов, поставленных в обращениях, не относится к ведению таможенного управления, таможни (таможенного поста), они направляются не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности; одновременно письменно об этом извещаются заявители, а при личном приеме разъясняется, куда им следует обратиться с предложением, заявлением, жалобой.
7.8.3. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
7.8.4. При рассмотрении обращений граждан необходимо:
внимательно разбираться в их существе; в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять сотрудников на места для проверок, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;
принимать обоснованные решения по обращениям, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать мотивы; по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;
систематически анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы таможенных органов.
7.8.5. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления.
В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо осуществление специальной проверки, истребование дополнительных документов либо принятие других мер, сроки разрешения, в порядке исключения, продлеваются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.
Порядок обжалования и рассмотрения решений, действий или бездействия таможенных органов и их должностных лиц осуществляется в соответствии с разделом XIII Таможенного кодекса Российской Федерации.
Отделы управления, ответственные за рассмотрение обращений граждан, устанавливают таможням (таможенным постам) сроки представления документов, необходимые для рассмотрения обращений по существу.
7.8.6. Обращением депутата (депутатов) является письмо, оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов).
Обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации рассматриваются с принятием мер по их исполнению и направлением ответа не позднее 20 дней, а по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, или не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.
Обращения депутатов всех уровней берутся на контроль.
Письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, в которых содержатся наиболее важные предложения, ставятся на обсуждение коллегии и по ним принимаются соответствующие решения. О результатах рассмотрения сообщается лично депутату.
7.8.7. Обращения граждан, поступающие из редакций газет и журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.
7.8.8. Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления.
Если необходимо осуществление тщательной проверки, истребование дополнительных документов, сроки, в порядке исключения, продлеваются руководством управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом заявителю.
7.8.9. Ответы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан должны излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей возможности различного толкования. Причем в ответах должны быть даны разъяснения по всем вопросам, затронутым заявителем.
7.8.10. Ответы на обращения граждан, требующие правового обоснования или ссылки на действующее законодательство, согласовываются с Юридическим отделом.
7.8.11. Ответы на обращения граждан даются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или начальниками отделов.
Ответ дается в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно - контрольной карточке.
Подписанные руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, начальниками отделов письма по предложениям, заявлениям, жалобам граждан передаются в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для проставления исходящего номера и даты отправления.
Номер ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие и обоснованные ответы, соответствующие действующему законодательству.
7.9. Организация контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан
7.9.1. Письма граждан, направляемые таможням (таможенным постам) с требованием сообщить о результатах рассмотрения, отделами управления берутся на контроль.
В этих случаях на контрольно - регистрационной карточке и на обращении проставляется знак "Контроль".
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы.
Решение о снятии с контроля принимается руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и начальниками отделов, ответственными за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.
7.9.2. Отдел документационного обеспечения:
направляет обращения граждан исполнителям для рассмотрения;
проверяет сроки исполнения по предложениям, заявлениям, жалобам;
ежеквартально представляет начальнику управления, таможни сводку о ходе рассмотрения поступивших обращений граждан по формам согласно приложению 25;
представляет в конце января следующего года сведения о количестве и ходе рассмотрения обращений граждан за год.
7.9.3. Отделу (отделению, группе) документационного обеспечения предоставляется право осуществлять проверки состояния дел с рассмотрением обращений в структурных подразделениях таможенных органов. Результаты проверок докладываются руководству управления, таможни.
7.9.4. Обобщенные аналитические справки по результатам рассмотрения обращений граждан составляются отделом документационного обеспечения по мере необходимости.
7.10. Формирование дел по предложениям, заявлениям, жалобам граждан и их хранение
7.10.1. Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами возвращаются отделу (отделению, группе) документационного обеспечения для централизованного формирования дел.
Формирование и хранение обращений у исполнителей запрещается, даже если они им адресованы.
7.10.2. На каждом обращении после окончательного исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись руководителя, принявшего это решение.
7.10.3. Обращения граждан формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности таможенного управления, таможни, например:
1. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам взимания пошлин за провоз автотранспортных средств и документы по их рассмотрению, исполнению.
2. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам улучшения работы с кадрами и документы по их рассмотрению, исполнению.
3. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам улучшения работы таможенных органов и документы по их рассмотрению, исполнению.
При небольшом количестве обращений допускается формирование их в дело по нескольким вопросам с отражением указанных вопросов в заголовке дела.
7.10.4. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
7.10.5. Дела с обращениями граждан хранятся в течение 5 лет, затем уничтожаются в установленном порядке.
В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.
Решение ЭК об увеличении сроков хранения подлежит обязательному утверждению руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и связанные с ними документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
8. Составление номенклатур дел8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в таможенном органе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно - поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.2. Номенклатура дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица составляется отделом (отделением, группой) документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение 26) при методической помощи государственного архива, в который документы передаются на хранение.
Номенклатуры дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, предварительно согласованные с экспертными комиссиями (ЭК) указанных таможенных органов, согласовываются с экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива и утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (приложение 27).
8.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями об управлении, таможне (таможенном посте) и их отделах, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел указанных таможенных органов за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности таможенного органа, их виды и состав.
8.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы таможенного органа, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела <*>.
<*> Личные дела вносятся в номенклатуру под общим заголовком и единым индексом.
8.5. Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа являются наименования отделов и других структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.
8.6. После утверждения номенклатур дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица отделы и другие структурные подразделения получают выписки из соответствующих их разделов для использования в работе.
8.7. Графы номенклатур дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможенном органе цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 обозначение отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс также сохраняется.
В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих приказы, распоряжения ГТК России, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями управления, таможни. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Заголовок четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
наименование таможенного органа или структурного подразделения;
краткое содержание документов дела.
Заголовок дополняется следующими элементами:
наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
название территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов (если в деле подшиты копии) и др.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел или согласованный с госархивом срок хранения.
При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего госархива по представлению ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
По окончании календарного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения.
8.8. Номенклатуры дел в конце каждого года уточняются, утверждаются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и вводятся в действие 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.
9. Формирование дел9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.
Дела в таможенном органе формируются децентрализованно, т.е. в отделах и других структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в таможенном органе осуществляется отделом (отделением, группой) документационного обеспечения.
9.2. При формировании дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих, уголовных и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления <*>.
<*> Личные дела формируются в соответствии с требованиями инструкции, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП.
Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10. Экспертиза ценности документов10.1. Экспертиза ценности документов - определение их ценности с целью отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.
10.2. Экспертиза ценности документов в таможенном управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица проводится:
в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению;
в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.
10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего госархива и получает от ЭПК необходимые организационно - методические указания.
Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями (приложение 28), которые утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица по согласованию с соответствующим госархивом.
10.4. Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора документов для хранения;
рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов, методических пособий по вопросам документационного обеспечения, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК таможен;
организация и проведение совместно с отделом документационного обеспечения мероприятий по повышению квалификации членов ЭК таможен.
10.5. ЭК создаются приказами начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включаются заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и представитель соответствующего госархива.
Председателем ЭК назначается один из руководящих сотрудников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
10.6. ЭК проводят заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии, утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
10.7. Протоколы ЭК, содержащие решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего госархива.
Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим руководством архива.
Окончательное решение принимают ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
10.8. При проведении экспертизы ценности документов в отделах и других структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
10.9. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатур дел таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики, не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" <*> подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы.
<*> Отметка "ЭПК" (экспертно - проверочная комиссия) в отдельных статьях означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение.
10.10. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в отделах и других структурных подразделениях проводится отбор дел, документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
10.11. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица проводят экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.
10.12. При проведении экспертизы в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица используются перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел указанных таможенных органов, утвержденные в установленном порядке.
10.13. Проведение экспертизы в архивах базируется на анализе состава документации таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, в первую очередь организационно - распорядительной (приказов, распоряжений, решений, протоколов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) оставляются на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры выделяются к уничтожению.
10.14. При проведении экспертизы в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах: вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.
10.15. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы недостачи документов постоянного хранения соответствующими отделами и другими структурными подразделениями управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица принимаются меры по их розыску.
Решения ЭК и требования архива о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения начальников структурных подразделений в форме приказов или распоряжений начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
10.16. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 29).
10.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после утверждения ЭПК соответствующего госархива описей дел постоянного хранения; после этого указанные таможенные органы имеют право уничтожать дела, включенные в данные акты.
10.18. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1999 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2001 года.
10.19. Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всего управления, таможни (таможенного поста). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранные для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
10.20. Сдача документов (дел) на переработку (уничтожение) оформляется приемо - сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.
Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива или службы документационного обеспечения.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.
11. Оформление дел11.1. Дела таможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению и описанию в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится ответственными за делопроизводство отделов и других структурных подразделений при методической помощи и под контролем архивов управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение 30);
составление, в необходимых случаях (подраздел 11.5), внутренней описи документов дела (приложение 31); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в скоросшивателях, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
11.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
11.4. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе дела по установленной форме (приложение 30).
В заверительной надписи указываются количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных номеров листов, пропущенных номеров и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
11.5. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные <*>, следственные и уголовные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
<*> Личные дела оформляются в соответствии с требованиями инструкции, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 31), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их номерах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
В конце внутренней описи составляется итоговая запись о количестве включенных в нее документов и количестве листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
11.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 32).
На обложке дела указываются:
наименование управления, таможни, таможенного поста;
наименование отдела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего госархива.
Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, согласованных с ЭПК соответствующего госархива (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководством указанных таможенных органов.
При оформлении обложки дел наименование таможенного органа указывается полностью, в именительном падеже.
Заголовки дел на обложки переносятся из номенклатур дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, согласованных с ЭПК соответствующего госархива.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.
На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.
Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено (см. примечание к подразделу 11.5).
Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который переносится на обложку из номенклатуры дел.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
12. Составление описей дел12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией (разделы 9 и 11), составляются описи (приложение 33). На дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и дела со специальной документацией (следственные и уголовные и т.п.).
В таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архивы указанных таможенных органов. Описи, подготовленные отделами и другими структурными подразделениями, служат основой для составления сводных описей управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, подготовка которых возлагается на архив (лицо, ответственное за архив) и по которым он сдает дела на государственное хранение.
Описи дел отделов и других структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 33) и представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел отделов и других структурных подразделений несут их руководители.
12.2. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.
12.3. Описательная статья описи дел отдела и другого структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части).
12.4. При составлении описи дел отдела и другого структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет, порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же"; при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим отделам и подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.
12.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела (отделения, группы) документационного обеспечения и утверждается начальником структурного подразделения.
12.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.
13. Оперативное хранение документов и дел13.1. С момента заведения и до передачи в архив управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях; располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Машинограммы, используемые в отделах и структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.
13.2. Выдача дел другим отделам, структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
14. Передача дел на архивное хранение14.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение таможенное управление, таможня, таможенный пост со статусом юридического лица образуют архивы.
14.2. В своей практической деятельности архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица руководствуются законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями ГТК России, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Федеральной архивной службы России, положениями об архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (приложение 34).
14.3. Архивы таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица хранят документы аппарата указанных таможенных органов, организаций - предшественников указанных таможенных органов и, при необходимости, других организаций в соответствии со списками организаций - источников комплектования архивов, утвержденными руководителями указанных таможенных органов.
14.4. В архивы управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
14.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в отделах, других структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.6. Информация, используемая в автоматизированной системе документационного обеспечения в машиночитаемой форме, хранится на жестком машинном диске 1 год после ввода в ПЭВМ. После истечения этого срока данные переносятся на дискету или магнитную ленту (стример).
Срок хранения данных на дискетах (магнитных лентах) устанавливается в соответствии с номенклатурами дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.
В том случае, когда срок хранения информации превышает 5 лет, целесообразно переводить информацию на бумажный носитель.
14.7. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником отдела документационного обеспечения (п. 15.9.2).
14.8. Прием каждого дела производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии сотрудника, сдающего дело. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно - контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
15. Задачи и функции архивов таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица1. Общие положения
1.1. Отдел (отделение, группа) документационного обеспечения (далее - отдел, отделение, группа или отдел, отделение) осуществляет функции документационного обеспечения в таможенном органе.
1.2. Отдел (отделение) является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.
1.3. В своей работе отдел (отделение, группа) руководствуется действующим законодательством; приказами, распоряжениями Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК России); положениями о региональном таможенном управлении, таможне, таможенном посте; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.
1.4. Отдел (отделение) возглавляет:
в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Административным управлением ГТК России;
в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с отделом документационного обеспечения таможенного управления.
1.5. Отдел (отделение) имеет круглую печать с обозначением наименования таможенного органа.
2. Задачи и функции
2.1. Основными задачами отдела (отделения, группы) являются:
обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;
разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;
организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;
обеспечение режима доступа и использования документной информации.
2.2. Отдел (отделение, группа) в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
организует в целом делопроизводство в таможенном органе;
разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;
обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;
проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;
оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно - распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;
осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;
обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных таможенных органах;
разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России нормативно - методические документы в области документационного обеспечения;
разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела (отделения, группы) и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;
организует работу по приему руководством управления, таможни посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;
организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;
организует техническое обслуживание созываемых руководством управления, таможни совещаний и заседаний;
организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;
осуществляет подготовку документов отдела (отделения) к сдаче в архив таможенного органа;
организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа и подведомственных таможенных органов.
3. Права и ответственность
3.1. Отдел (отделение, группа) имеет право:
осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах, о результатах проверок докладывать руководству;
запрашивать у руководителей структурных подразделений и таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;
вносить руководству таможенного органа предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа;
участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела (отделения, группы);
возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;
привлекать специалистов структурных подразделений таможенного органа, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов нормативно - методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;
участвовать в оперативных совещаниях таможенного органа при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела (отделения, группы).
3.2. Начальник отдела (отделения) несет персональную ответственность перед начальником управления, таможни за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.
3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников отдела (отделения, группы) определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.
4. Взаимоотношения с другими подразделениями
Отдел (отделение, группа) находится в тесном взаимодействии:
со всеми руководителями структурных подразделений таможенного органа - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;
с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;
с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела (отделения);
со службой материально - технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.