| Реквизиты | Пояснения по заполнению |
| 1 | 2 |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. |
| Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется. |
| Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией - автором: число, месяц, год - тремя парами арабских цифр. |
| Индекс документа | Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа |
| Дата поступления | Дата поступления документа в министерство переносится с регистрационного штампа. |
| Индекс поступления | Индекс, присвоенный документу министерством-получателем, переносится из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами. |
| Заголовок документа или краткое содержание | Переносится заголовок, сформулированный на документе. |
| Резолюция | Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. |
| Срок исполнения | Проставляется число, месяц, год - тремя парами арабских цифр. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа. |
| Отметка об исполнении | Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа. |
| Отметка о направлении документа в дело | Индекс дела, в которое подшит документ, в соответствии с номенклатурой дел ("В дело N..."), дата, подпись ответственного исполнителя. |