ПИСЬМО ЦБ РФ от 04.06.96 N 25-1-601 "О МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЯХ ПО ПРОВЕРКЕ КАССОВОЙ РАБОТЫ"
2. ПРОВЕРКА СОБЛЮДЕНИЯ ПРАВИЛ СОВЕРШЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
При проверке правильности оформления кассовых документов необходимо руководствоваться "Правилами ведения бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях банков СССР" от 30.09.87 N 7.
Проверяется регулярность и правильность ведения следующих документов:
первичные кассовые документы;
кассовые журналы на приход и на расход (ф. 0482155);
кассовые книги (ф. ф. 0482120, 0482121);
справки кассиров приходных и расходных касс (ф. ф. 0482109, 0482110, 0482111);
книга учета бланков строгой отчетности (ф. 0482171);
книга учета квитанций 0402004 и 0402005 (ф. 0482154);
журнал сдачи хранилища под охрану (ф. 0482161);
выписки по лицевым счетам клиентов, журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов.
При проверке правильности оформления кассовых операций по поступлениям наличных денег нужно иметь в виду:
основанием для приема наличных денег в приходную кассу служат только два вида приходных кассовых документов: объявление и приходный кассовый ордер.
Проверку следует проводить путем анализа первичных кассовых документов (объявления на взнос наличными, кассовых ордеров), которые должны храниться в специальных папках подшитыми по каждому операционному дню.
Осуществляя проверку кассовых документов, следует обращать внимание на соблюдение установленных правил заполнения кассовых документов, наличие всех необходимых реквизитов и подписей, соответствие указанных в документах сумм цифрами и прописью, на случаи подчисток. В ряде случаев клиенты неправильно заполняют объявления, а бухгалтерские работники беспрепятственно оформляют их. Так, часто коммерческие банки указываются в реквизитах объявления не только как банки получателей денег, но и как сами получатели. Нередки случаи неправильного заполнения в объявлении такого реквизита, как "Назначение взноса".
Проверяющий должен выборочно выписать суммы и номера счетов получателей наличных денег по нескольким объявлениям и затем в бухгалтерии сверить их с выписками по лицевым счетам. Таким образом проверяется своевременность зачисления денежной наличности на счета клиентов.
Следует проверить, имеются ли подписи ответственных исполнителей на справках кассиров приходных касс об общей сумме принятых денег, составляемых по окончании операционного дня. Суммы, отраженные в справках, сопоставляются с записями в приходных кассовых журналах. Кассовые обороты, указанные в справках, должны совпадать с суммой принятой денежной наличности, отраженной в кассовой книге, и соответствовать записям в приходных кассовых журналах.
При проверке правильности организации и оформления кассовых операций по выдаче наличных денег следует обратить внимание на следующее:
кассиры расходных касс получают необходимую для их операций сумму наличных денег из денежного хранилища под отчет.
Поэтому следует проверить, ведется ли в банке книга регистрации сумм, выданных под отчет, правильно ли отражаются в ней выдаваемые суммы, соответствуют ли суммы прописью суммам в цифровом выражении, имеются ли в книге подписи кассиров и заведующего кассой.
В организации кассовых операций по выдаче наличных денег кроме кассира и ответственного исполнителя принимает участие третье лицо - контролер. Следует проверить, имеется ли такой контролер в банке, не совмещает ли он обязанности контролера с другими обязанностями (заведующего кассой, кассира, ответственного исполнителя). Устанавливается, где расположено рабочее место контролера (оно должно находиться по возможности в непосредственной близости от кассы). Проверяется правильность ведения контролером расходного кассового журнала.
Следует обратить внимание на то, имеются ли у контролера и у ответственного исполнителя образцы подписей и оттисков печатей клиентов.
Главным расходным кассовым документом является денежный чек.
Экземпляры денежных чеков и других расходных документов, подшитые за каждый день, должны храниться в помещении расходной кассы банка.
В банке должен осуществляться строгий контроль и учет за выдачей денежных чеков. Выдача книжек денежных чеков производится только по письменным заявлениям владельцев счетов. Проверяется наличие таких заявлений и правильность их оформления. Заявления клиентов на выдачу чековых книжек хранятся в помещении кассы при расходных кассовых ордерах, составляемых на общее количество выданных за день книжек.
Проверяется:
наличие на заявлении подписей лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, должностных лиц банка;
наличие расписки клиента в получении книжки на заявлении;
наличие на заявлении номеров чеков выданной чековой книжки.
Кроме того, проверяется, отмечены ли номера выданных чековых книжек в карточках с образцами подписей и оттисками печатей клиентов, находящихся у ответственных исполнителей и у контролера, а также вычеркиваются ли в этих карточках номера погашенных денежных чеков.
Следует визуально проверить последовательность расходных кассовых операций.
В процессе дальнейшей проверки проводится анализ банковских документов. Рассматриваются денежные чеки и расходные кассовые ордера. Следует обратить внимание на:
правильность заполнения всех реквизитов расходных кассовых документов;
соответствие сумм, проставленных на документе цифрами, с суммой, указанной прописью;
наличие на расходных кассовых документах расписки в получении денег, сведений о предъявленном документе, удостоверяющем личность получателя денег;
соблюдение сроков действия чеков. Чеки должны приниматься банками в течение 10 дней со дня их выписки без исправлений даты, обозначенной на документе. Сопоставляется дата выписки чека с датой его проводки, которая должна быть проставлена на чеке;
наличие подписей клиентов и должностных лиц банка (ответственного исполнителя, контролера, кассира);
наличие оттиска печати клиента;
наличие помарок или подчисток в расходных кассовых документах.
Выборочно выписывается ряд сумм из денежных чеков, поступивших в разные дни, и сопоставляется с суммами, отраженными в лицевых счетах соответствующих клиентов.
Проверяется по справкам, ежедневно составляемым кассирами расходных касс:
есть ли в этих справках подписи ответственного исполнителя и, соответственно, есть ли подписи кассира в расходном кассовом журнале за эти дни;
соответствуют ли суммы, отраженные в справках, суммам, отраженным в кассовом журнале;
соответствуют ли суммы, отраженные в справках о сдаче оставшихся невыданными денег, записям в книге регистрации сумм, выданных под отчет;
соответствуют ли суммы, отраженные в справках за данный день, оборотам по расходу наличных денег, записанных в кассовой книге.
Следует проверить правильность формирования кассовых документов за каждый день:
кассовые документы должны быть подобраны по балансовым счетам в порядке возрастающей нумерации отдельно по приходу, отдельно по расходу кассы;
внебалансовые документы должны быть подобраны по номерам внебалансовых счетов - сначала приходные, затем - расходные;
кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки за каждый день;
суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются на вычислительной машине с выводом информации на печать;
ленты подсчета отдельно по приходу и расходу кассовых и внебалансовых ордеров, подписанные работником, проводившим подсчет, помещаются в папке перед документами;
на лицевой стороне папки ставится штамп или наклеивается ярлык;
итоги кассовых документов должны быть сверены с данными бухгалтерского учета.
Для проверки соблюдения предельного остатка наличных денег в операционной кассе следует сопоставить его с фактическими остатками за каждый день (взятыми из кассовой книги), исключая дни массовой выдачи заработной платы.
Наиболее часто встречающиеся нарушения:
книги 0482120, 0482121, 0482155 и 0482161 ведутся не каждый день;
несоответствие данных книги 0482171 по учету бланков строгой отчетности данным книги 0482120 на одну и ту же дату;
превышение предельного остатка наличных денег в операционной кассе (выявляется сравнением установленного данному учреждению банка предельного остатка наличных денег в операционной кассе с ежедневными остатками кассы, выведенными за соответствующий период в книге 0482120);
отсутствие даты проводки или подписей должностных лиц на расчетно-денежных документах;
отсутствие на денежных чеках, расходных кассовых и внебалансовых ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, расписок получателей или отметок о предъявлении ими паспорта или заменяющего его документа;
не указывается в тексте расчетных документов и на обороте денежных чеков назначение сумм (исключением являются предприятия, подведомственные Министерству обороны, Министерству внутренних дел, а также учреждения Сбербанка и предприятия связи);
прием денег по несоответствующим установленным формам объявлениям на взнос наличными, приходным кассовым ордерам, а также выдача при этом не соответствующих установленным формам квитанций;
даты в объявлениях на взнос наличными не соответствуют датам их фактического представления в банк;
наличие в документах подчисток и неоговоренных исправлений сумм денег;
наличие в денежных документах исправлений, хотя и оговоренных, таких реквизитов, как сумма, наименование клиентов и номера их счетов, что делает документ недействительным, и он не подлежит в таком виде приему банком к исполнению (в случаях, предусмотренных инструкциями, работники банков могут исправлять только в платежных поручениях и платежных требованиях клиентов указанные ими номера счетов на номера других счетов тех же клиентов, при этом исправления заверяются подписью ответственного исполнителя);
при формировании и брошюровке кассовые документы не подбираются по балансовым счетам (в порядке возрастающей нумерации) или не разделяются по приходу и расходу кассы;
наличие в кассовых документах объявлений на взнос наличными и приходных кассовых ордеров, в которых целью платежа указаны погашения ссуд и выплата по ним процентов, что противоречит письму ЦБ РФ от 05.06.95 N 171 "Об изменении пункта 2 Порядка применения положений Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г. N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей".
Проверяющему необходимо знать следующее:
1. Об ответственности должностных лиц банка за сохранность ценностей и соблюдении установленных правил работы с ценностями
За организацию кассовой работы в банке в соответствии с п. 281 Инструкции N 23 несут ответственность руководитель банка, главный бухгалтер и заведующий кассой.
Кассиры банка несут полную материальную ответственность и дают об этом письменное обязательство при поступлении на работу (проверяется наличие договора о полной материальной ответственности и письменного обязательства об этом при поступлении на работу).
Инкассаторы несут полную материальную ответственность за сохранность денег и других ценностей, принятых ими для доставки по назначению.
При выявлении в процессе проверки нарушений правил хранения денег и ценностей, недостатков в организации кассовой работы руководитель проверки имеет право потребовать от руководства банка принятия мер к немедленному устранению этих недостатков и назначить полную ревизию ценностей операционной кассы.
2. По учету операций с денежной наличностью
1) Прием и выдача наличных денег
Приходные кассовые операции отражаются по дебету 031 счета и кредиту различных счетов:
Дт 031
Кт р/с клиентов - приняты деньги на счета клиентов
Кт 960 - прием комиссии за отдельные виды операций
Кт 161 - прием подкрепления наличных денег
Кт 904 - прием неизрасходованных авансов от работников банка
Кт 729 - прием инкассированной пересчитанной выручки
Кт 032 - комбанком получено подкрепление наличных денег через инкассатора
Кт 033 - прием денежной наличности от операционной кассы вне кассового узла
Кт 035 - возврат рублей из обменного пункта
Кт 036 - выданные из банкоматов деньги
Кт 076 рублевый эквивалент проданной иностранной валюты через операционную кассу
Кт ссудные счета физических лиц
Кт депозитные счета физических лиц
Расходные кассовые операции отражаются по кредиту 031 счета и дебету различных счетов:
Дт р/с клиентов - выданы деньги клиентам
Дт 970 - расходы банка наличными деньгами
Дт 161 - сдача наличных денег в РКЦ
Дт 904 - выдача зарплаты и авансов работникам банка
Дт 033 - подкрепление операционной кассы вне кассового узла
Дт 035 - выдача аванса в рублях в обменный пункт
Дт 036 - вложение денег в банкоматы
Дт 076 рублевый эквивалент купленной иностранной валюты через операционную кассу
Дт ссудные счета физических лиц
Дт депозитные счета физических лиц
2) Инкассация денежной наличности и отражение операций по инкассации в учете
Своевременное поступление наличных денег в вечерние кассы обеспечивается инкассацией.
Для проведения инкассации каждой организации выдается необходимое количество инкассационных сумок.
В свою очередь, каждая организация представляет в банк образцы оттисков пломбиров, которыми будут пломбироваться сумки. На каждую организацию ежемесячно выписывается явочная карточка, которая вместе с удостоверением личности и доверенностью предъявляется инкассатором кассиру организации. Кассир организации на каждую сумку выписывает препроводительную ведомость в 3-х экземплярах:
I экземпляр вкладывается в сумку;
II - как накладная передается инкассатору;
III - как квитанция остается у кассира организации.
В явочной карточке записываются номера сумок и суммы денег.
Инкассатор сдает явочные карточки бухгалтеру - контролеру, сумки - кассиру, который проверяет их сохранность, ясность оттисков пломбиров, соответствие номеров сумок, сдаваемых инкассаторами, номерам, указанным в накладных. Утром следующего дня кассир и бухгалтер - контролер сдают сумки в кассу пересчета. Каждая инкассаторская сумка перед ее вскрытием кассиром регистрируется контролером в контрольной ведомости. Кассир, пересчитав деньги, сообщает сумму контролеру, и тот сверяет ее с документом. Согласно п. 49 Инструкции N 23 при подтверждении недостачи в сумке составляется акт на лицевой стороне препроводительной ведомости, накладной и квитанции к сумке за подписями кассира и контролера, а также представителя организации, сдавшей денежную выручку, если он присутствовал при пересчете денег. О недостаче денег или чеков контролер ставит в известность заведующего кассой, а в необходимых случаях - руководителя учреждения банка.
Бухгалтер - контролер после проверки обязан приходные документы и сумки с наличными деньгами, принятые от инкассаторов, передать заведующему кассой под роспись в кассовом журнале вечерней кассы.
На балансе коммерческого банка операции по инкассации наличных денег клиентов учитываются на активно-пассивном счете N 729 "Инкассированная выручка" и отражаются следующими проводками:
1) коммерческим банком от инкассаторов принята выручка:
а) пересчитана к началу операционного дня
Дт 031
Кт р/с клиентов
б) не пересчитана к началу операционного дня
Дт 729
Кт р/с клиентов
в) пересчитана в течение операционного дня
Дт 031
2) обнаружена недостача наличных денег в инкассационных сумках
Дт р/с клиентов
Кт 729
3) обнаружены излишки наличных денег в инкассационных сумках
Дт 729
Кт р/с клиентов