| Реквизиты | Пояснения по заполнению |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступающего документа записывается наименование организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается наименование таможенного органа (должностного лица) - корреспондента. |
| Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией - автором: число, месяц, год - тремя парами арабских цифр. |
| N документа | Номер, присвоенный документу организацией - автором, переносится с поступившего документа. |
| Дата поступления | Дата поступления документа в таможенный орган переносится с регистрационного штампа. |
| Вход. N (номер поступления) | Номер, присвоенный документу таможенным органом - получателем, переносится из регистрационного штампа. |
| Наименование вида документа, заголовок или краткое содержание | Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (кроме писем). Переносится заголовок, сформулированный на документе. |
| Резолюция | Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. |
| Срок исполнения | Проставляются число, месяц, год - тремя парами арабских цифр. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа. |
| Отметки о ходе исполнения | Фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения (даты проверки и причины задержки исполнения документа). Графа может быть использована для отражения движения документа. |
| N дела, в которое подшит документ после исполнения (отметка о направлении в дело) | Номер дела, в которое подшит после исполнения входящий документ в соответствии с номенклатурой дел ("В дело N..."). |
| Исх. N (номер отправления) | Номер, присвоенный документу таможенным органом - отправителем, переносится с отправляемого (ответного) документа. |
| Наименование вида ответного или инициативного документа, заголовок, содержание или отметка об исполнении | Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа (кроме писем). Переносится заголовок, сформулированный на документе, или краткая запись решения вопроса по существу. |
| N дела, в которое подшит исходящий документ (отметка о направлении в дело) | Номер дела, в которое подшит исходящий ответный или инициативный документ в соответствии с номенклатурой дел ("В дело N..."). |