ИНСТРУКЦИЯ МПС СССР от 02.10.81 N ЦМ/4033

Глава V ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И УЧЕТ КОММЕРЧЕСКИХ АКТОВ И ПРЕТЕНЗИЙ

1. Общие положения

323. Одним из важнейших условий правильного разрешения претензий по перевозкам грузов и обеспечения защиты законных интересов железнодорожного транспорта по искам получателей и отправителей является четко организованное ведение делопроизводства и учета на станциях и в актово-претензионных отделах грузовых служб.

Особое при этом должно быть обращено внимание на обеспечение полноты учета бездокументных грузов и документов без груза, а также на правильное и систематизированное хранение актово-претензионного материала.

Для наведения справок и объединения в одном деле всей переписки, относящейся к одной отправке груза, в грузовых службах и на станциях с большой грузовой работой должны вестись регистрационные карточки по коммерческим актам, претензиям и розыскным делам (форма ГНУ-6).

Регистрационная карточка составляется на каждый впервые поступивший материал, относящийся к какой-либо отправке или бездокументному грузу (запрос о розыске груза, досылке груза, акт о недостаче груза, претензия, исковое заявление, акт об уничтожении или передаче груза и т.п.).

Заполненные регистрационные карточки хранятся в порядке последовательности номеров отправок, а также марок или номеров вагонов по бездокументным грузам.

2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И УЧЕТ ПО КОММЕРЧЕСКИМ АКТАМ

На станциях

324. Все коммерческие акты записываются в Книгу учета коммерческих актов, составленных на неисправные перевозки грузов и багажа (форма ГНУ-2) в день их фактического составления.

По истечении календарных суток записи, сделанные в Книге учета, подписывает начальник станции или его заместитель. Оставлять в Книге свободные порядковые номера без записи акта запрещается.

Учет составленных актов и регистрацию их в Книге учета станции обязаны вести под теми номерами, которые отпечатаны на актах с указанием от руки порядкового номера записи акта в Книге. Этот порядковый номер указывается на акте в виде знаменателя к печатному номеру акта. В эту же Книгу записывают акты попутных станций, а порядковый номер их записи проставляют вторым знаменателем.

325. Все коммерческие акты, поступающие на станцию для расследования, записывают в Книгу для записи актов, поступивших от других станций (форма ГНУ-3). В эту же Книгу записывают также коммерческие акты, составленные данной станцией на свою ответственность (независимо от записи в Книге учета коммерческих актов (форма ГНУ-2), составленных на неисправные перевозки грузов).

326. Все поступившие на станцию оперативные донесения о допущенных станцией случаях несохранности, а также допущенных отправителями случаях недостачи и повреждения грузов записывают в отдельную Книгу по такой же форме.

В грузовых службах

327. Поступившие пакеты с коммерческими актами вскрывает уполномоченный на это работник, который сличает вложенные в пакеты акты с номерами, указанными на пакете и в сопроводительной ведомости.

328. Грузовая служба поступившие коммерческие акты регистрирует в Книге под порядковым номером, который проставляется на акте с указанием даты поступления. Этот номер является номером дела по данному акту и вся переписка в последующем ведется за этим номером.

329. После регистрации акт проверяется по картотеке. Устанавливается, имеются ли по указанным в поступивших актах отправкам регистрационные карточки (форма ГНУ-6) и если имеются, то на акте делается отметка с указанием входящих номеров переписки или номера акта, а в имеющуюся регистрационную карточку вписывается поступивший акт, который соединяется с перепиской и материалами расследования. Если карточки не имеются, то составляются регистрационные карточки (форма ГНУ-6), о чем делается отметка на акте.

3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПРЕТЕНЗИЯМ

330. На претензионные заявления, принятые непосредственно от грузополучателей и грузоотправителей и поступившие по почте, накладывается календарный штемпель (с датой поступления), после чего они со всеми относящимися к ним приложениями передаются экономисту актово-претензионного отдела, на которого возложен учет поступающих претензионных заявлений.

331. Все претензионные заявления о возмещении за утрату, недостачу, порчу и повреждение груза регистрируются в Книге регистрации поступивших претензий (форма ГАУ-1).

При регистрации претензионных заявлений на группу отправок порядковые номера по графе 1 и номера накладных по графе 4 указываются по каждой отправке. Порядковый номер Книги регистрации является номером претензионного дела.

Во избежание вторичных выплат по одним и тем же отправкам на каждом приложенном к заявлению документе накладывается штемпель, форма которого:

Претензия
поступила в грузовую службу ..............................
..................................................... ж.д.
Дело N ................ 198...г.

332. Весь претензионный материал по каждому в отдельности заявлению комплектуется в дело, на котором проставляется порядковый номер Книги регистрации поступивших претензий.

На лицевой стороне обложки указывают также следующие сведения: от кого и когда поступила претензия, по какой отправке, сумма претензии, когда истекает срок для рассмотрения данной претензии.

При отсутствии в картотеке регистрационной карточки заводится новая карточка по каждой отправке, указанной в данном деле. На обложке дела указывается условное обозначение: "К/с" (карточка составлена).

Если претензионное заявление об утрате груза поступило по повагонной отправке, составляются две карточки: одна по номеру накладной, другая по номеру вагона. К претензионному заявлению, по которому ранее было заведено розыскное, актовое или претензионное дело, подбирают весь имеющийся материал.

333. По претензиям, подлежащим удовлетворению, составляется заключение на бланке (форма ГАУ-4) с указанием причин и размера утраты, недостачи или порчи груза и признанной суммы возмещения.

При рассмотрении по принципиальным вопросам претензии на крупные суммы актово-претензионный отдел должен согласовать результаты рассмотрения этих претензий с юридическим отделом.

334. После утверждения заключения на оплату претензии заполняется статистическая карточка (форма ГАУ-3) отдельно по каждой удовлетворенной претензии. Об окончании рассмотрения претензии делается отметка в Книге регистрации поступления претензий.

335. По поступлении копии искового заявления за утрату, недостачу, порчу или повреждение грузов актово-претензионный отдел обязан подобрать соответствующие претензионные дела, зарегистрировать их в Книге регистрации судебно-арбитражных дел (форма ГАУ-5), по наиболее сложным делам по требованию юридического отдела дороги сделать письменное заключение в течение трех дней и передать их под расписку в юридический отдел.

Грузовая служба и юридический отдел совместно должны тщательно готовить и своевременно представлять материалы, необходимые для защиты законных интересов и прав железных дорог и предприятий железнодорожного транспорта в органах арбитража и суда.

Юридический отдел дороги обязан возвратить претензионные дела в грузовую службу не позднее трех дней после окончательного рассмотрения иска со своим письменным заключением по существу дела и указанием по удовлетворенным искам присужденной суммы с подразделением ее на сумму иска, расходов по делу и начисленных процентов. Заключения юрисконсультов по делам, по которым вынесены решения о взыскании с дороги, должны быть утверждены начальником юридического отдела дороги.

На решении арбитража или суда при передаче его актово-претензионному отделу юридический отдел должен поставить дату его поступления в Управление дороги и заверить ее установленным порядком. При изъятии претензионных документов для суда или арбитража юрисконсультами делается отметка на обложках возвращаемых дел, какие именно документы изъяты для судебного или арбитражного дела.

336. О получении дел от юридического отдела дороги и результатах решения судебных и арбитражных органов делаются соответствующие отметки в Книге регистрации (форма ГАУ-5). После этого составляются статистическая карточка (форма ГАУ-3) и перечень судебных и арбитражных решений (форма ГАУ-6) в трех экземплярах за подписью начальника службы и начальника актово-претензионного отдела.

Два экземпляра перечня передаются в финансовую службу. Один экземпляр перечня служит основанием для отражения по счету кредиторов и одновременно регистром аналитического учета кредиторов, в графе 10 которого делают позиционные записи о погашении задолженности.

Другой экземпляр перечня является регистром аналитического учета убытков, вызванных несохранностью перевозимых грузов, в графе 10 отмечается движение сумм, как это предусмотрено в указаниях по применению плана счетов бухгалтерского учета основной деятельности железных дорог.

337. При поступлении исполнительных листов или приказов Госарбитража, относящихся к грузовой службе, но не учтенных ранее по счету кредиторов или при нетождественности указанных в них сумм с ранее учтенными суммами по судебно-арбитражным делам, актово-претензионный отдел службы обязан через юридический отдел дороги выяснить причины выдачи таких исполнительных листов или приказов.

При подтверждении юридическим отделом дороги правильности выдачи исполнительных листов или приказов составляется перечень на открытие счета кредиторов, увеличение или уменьшение ранее начисленных сумм по счету кредиторов, который передается в финансовую службу для учета.

Если при проверке выяснится неправильность выдачи исполнительного листа, приказа или увеличение в них суммы против вынесенных решений, принимаются соответствующие меры к возврату неправильно взысканной суммы по исполнительному листу.

338. Вся переписка по расчетам с ответственными дорогами по удовлетворенным за их счет претензиям и искам приобщается к общему претензионному делу.

339. Требования, поступившие от дорог назначения о перечислении на их счет сумм, выплаченных ими по претензиям за несохранные перевозки, регистрируются в Книге (форма ГАУ-7). Весь материал по требованиям дорог о возмещении сумм, выплаченных по претензии, подшивается в дело порядком, установленным для претензий.

340. По расчетным делам, по которым суммы перечислены другим дорогам, составляются статистические карточки (форма ГАУ-3). О результатах расчетов и рассмотрения требований других дорог делаются соответствующие отметки в Книге (форма ГАУ-7).

341. В случае выявления возможности возмещения убытка, понесенного в результате оплаты претензии за полное неприбытие груза, который, как установлено расследованием, выдан другому получателю, заводится регрессное дело, по которому взыскивают и контролируют поступление сумм.

342. Исполнительные листы и приказы, полученные от юридического отдела дороги по регрессным искам или в порядке поворота решений, актово-претензионный отдел передает в финансовую службу при перечне в трех экземплярах с указанием:

а) номера исполнительного документа;

б) наименование суда или арбитража, выдавшего исполнительный лист или приказ;

в) наименование плательщика и его адреса;

г) номера расчетного счета и в каком банке он открыт;

д) суммы по исполнительному листу или приказу.

Один экземпляр перечня с распиской финансовой службы возвращается в актово-претензионный отдел.

343. Поступившие по регрессным требованиям, а также по требованиям, предъявленным к фактическим получателям, суммы должны быть перечислены на счет той дороги и хозорганизации, на которую был отнесен убыток по данной несохранной перевозке.

344. По требованиям, по которым получены исполнительные листы, приказы или поступили деньги от получателя без исполнительного листа, составляется статистическая карточка (форма ГАУ-3).

345. На основании данных статистической карточки (форма ГАУ-3) составляется ведомость сумм убытков , подлежащих отнесению на ответственные службы и хозяйственные единицы дороги. Сумма убытка распределяется по видам несохранностей, основным родам грузов и основным причинам и, кроме месячных данных, указывается (знаменателем) нарастающим итогом с начала года.

Ведомость составляется в четырех экземплярах, из них: первый для актово-претензионного отдела, второй - для финансовой службы, третий - для ответственной хозяйственной единицы и четвертый - для начальника отделения дороги.

346. На основании протоколов претензионного совещания составляется ведомость расчетов перечисления и получения от дорог сумм за утрату, недостачу и порчу грузов с указанием дорог, сумм и номеров протоколов по следующей форме.

В графе "Наименование дороги" по ведомости перечисления на счета дорог указываются все дороги, которым должна перечислить деньги дорога составления этой ведомости или которые должны перечислить деньги дороге составления этой ведомости.

Пример заполнения формы:

ВЕДОМОСТЬ
РАСЧЕТОВ ЮЖНОЙ ЖЕЛЕЗНОЙ ДОРОГИ МЕЖДУ ДОРОГАМИ ЗА НЕСОХРАННЫЕ ПЕРЕВОЗКИ ПО ПРОТОКОЛАМ ПРЕТЕНЗИОННОГО СОВЕЩАНИЯ, СОСТОЯВШЕГОСЯ В Г. РОСТОВЕ С 16 ДО 21 НОЯБРЯ 1981 Г.

Эта ведомость составляется в двух экземплярах: первый экземпляр этих ведомостей передается в финансовую службу своей дороги, второй экземпляр остается в грузовой службе. Выписки из ведомости на причитающиеся суммы с дорог рассылаются грузовой службой всем причастным дорогам.

Ведомости подписывает начальник грузовой службы и начальник актово-претензионного отдела.

347. Актово-претензионные документы хранятся в текущем рабочем архиве в соответствии с установленными Правилами.

4. УЧЕТ СУММ, ВЫПЛАЧЕННЫХ ПО ПРЕТЕНЗИЯМ И ИСКАМ

348. Суммы по признанным претензиям и удовлетворенным искам получателей и отправителей за утрату, недостачу, порчу и повреждение грузов при перевозке их по железным дорогам, выплачиваемые железными дорогами назначения, учитываются на балансовом счете N 99 "Прибыли и убытки" по статье "Убытки, вызванные несохранностью перевозимых грузов" независимо от того, кто является виновным в возникновении несохранности - сама дорога назначения или другие дороги. Порядок бухгалтерского учета этих сумм изложен в п.670 Указаний по применению плана счетов бухгалтерского учета основной деятельности железных дорог (изд. 1972 г.).

На этом же счете учитываются все суммы, перечисленные дорогами по требованиям дорог назначения в порядке взаимных расчетов по оплаченным претензиям и искам.

349. Оплата государственных пошлин в связи с судебными и арбитражными делами, возникшими по претензиям, другие расходы по делу, а также проценты с сумм, признанных претензий и удовлетворенных исков относятся на счет N 99 "Прибыли и убытки" по статье "Штраф, пени и неустойки полученные и уплаченные".

350. Суммы по признанным претензиям и удовлетворенным искам за утрату или повреждение груза относятся на счет N 99 по балансу финансовой службы, не ожидая фактической их оплаты по мере:

а) удовлетворения претензий на основании перечней приказов, составленных актово-претензионным отделом службы на оплату претензий грузополучателей;

б) вступления в силу решений судебных и арбитражных органов по удовлетворенным искам на основании подписываемых начальником актово-претензионного отдела перечней (форма ГАУ-6), составляемых актово-претензионным отделом по справкам юридического отдела дороги;

в) поступления решений Коммерческого управления по спорным расчетным делам, по которым убыток отнесен на дорогу;

г) по ведомостям расчетов между дорогами сумм за утрату, недостачу, порчу грузов согласно протоколам претензионного совещания.

Экземпляр ведомости расчетов о перечислении на счета дорог сумм за утрату, недостачу и порчу грузов служит основанием для отражения по счету кредиторов и одновременно регистром аналитического учета кредиторов, в графе 5 которого делаются позиционные записи о погашении задолженности.

Виновные службы и отделения дороги суммы убытка от несохранностей, отнесенных за их счет, учитывают в своих балансах также по счету N 99. При наличии оснований для отнесения на виновное лицо эти убытки относятся на субсчет N 76.8 "Прочие дебиторы и кредиторы".

При решении суда об удовлетворении гражданского иска о возмещении убытка за хищение груза с виновных последние на убытки от несохранных перевозок не относятся. Эта сумма снимается со счета N 99 и относится на счет "Дебиторская задолженность".

5. УЧЕТ СУММ, ПОСТУПИВШИХ НА ВОЗМЕЩЕНИЕ УБЫТКОВ ПО УДОВЛЕТВОРЕННЫМ ПРЕТЕНЗИЯМ И ИСКАМ

351. Все суммы, поступившие на возмещение убытков текущего года, учтенные по дебету счета N 99, зачисляются на уменьшение этих убытков и относятся в кредит счета N 99.

В частности, на уменьшение убытков текущего года зачисляются суммы:

а) полученные от виновных дорог на покрытие убытка (при добровольных расчетах);

б) перевыручки от реализации груза в пути следования, в том числе и полученные от МПС;

в) взысканные в регрессном порядке, а также в порядке поворота решений судов и арбитражей.

352. Суммы, причитающиеся с других дорог, по спорным расчетным делам за утрату, порчу, недостачу грузов согласно решениям Коммерческого управления и протоколам претензионного совещания принимаются на уменьшение убытков, учтенных по дебету счета N 99, и относятся в дебет субсчета N 76.8 на расчеты с дорогами в балансе финансовой службы, не ожидая фактического поступления денег:

а) согласно решениям Коммерческого управления, вынесенным по конкретным делам;

б) по ведомостям причитающихся с других дорог сумм за утрату, недостачу и порчу грузов согласно протоколам претензионного совещания.

Экземпляр ведомости расчетов, причитающихся с других дорог сумм за утрату, недостачу и порчу грузов служит основанием для отражения по субсчету N 76.8 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" и одновременно регистром аналитического учета дебиторов, в графе 5 которого делаются позиционные записи о погашении задолженности.

353. В случае непоступления денег по расчетам за несохранные перевозки грузов по спорным делам, которые решены Коммерческим управлением или на претензионном совещании в течение двух месяцев, последние по письму (ходатайству) дороги за подписью начальника грузовой и финансовой служб в МПС снимаются со счета виновной дороги по согласованию с Главным грузовым управлением, Финансовым управлением МПС.