ИНСТРУКЦИЯ МПС СССР от 02.10.81 N ЦМ/4033

1. Общие положения

323. Одним из важнейших условий правильного разрешения претензий по перевозкам грузов и обеспечения защиты законных интересов железнодорожного транспорта по искам получателей и отправителей является четко организованное ведение делопроизводства и учета на станциях и в актово-претензионных отделах грузовых служб.

Особое при этом должно быть обращено внимание на обеспечение полноты учета бездокументных грузов и документов без груза, а также на правильное и систематизированное хранение актово-претензионного материала.

Для наведения справок и объединения в одном деле всей переписки, относящейся к одной отправке груза, в грузовых службах и на станциях с большой грузовой работой должны вестись регистрационные карточки по коммерческим актам, претензиям и розыскным делам (форма ГНУ-6).

Регистрационная карточка составляется на каждый впервые поступивший материал, относящийся к какой-либо отправке или бездокументному грузу (запрос о розыске груза, досылке груза, акт о недостаче груза, претензия, исковое заявление, акт об уничтожении или передаче груза и т.п.).

Заполненные регистрационные карточки хранятся в порядке последовательности номеров отправок, а также марок или номеров вагонов по бездокументным грузам.