Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ФАС РФ от 30.07.96 N 33 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ, ПЕРЕВОДЕ, УВОЛЬНЕНИИ И УЧЕТЕ РАБОТНИКОВ ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ"

3.1. Учет авиаработников по своему назначению подразделяется на персональный, штатно - должностной и статистический.

3.2. На всех лиц, работающих в авиапредприятиях, составляются и сводятся в действующую картотеку личные карточки по установленной форме Т-2 (приложение 1).

На учащихся учебных заведений гражданской авиации составляются и ведутся личные карточки учащихся (приложение 2) или алфавитные книги учащихся.

Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника, форма Т-4 (приложение 3).

Личные карточки уволенных постоянно хранятся в алфавитном порядке, отдельно от действующей, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения авиаработника.

3.3. На авиаработников, удостоенных государственных наград, почетных званий, награжденных отраслевыми видами наград, составляются и ведутся учетные карточки награжденных (приложение 4), которые сводятся в картотеку. Учет может вестись и в журнале учета награжденных.

3.4. Личные дела составляются и ведутся на авиаработников, перечень которых определяется специально созданной руководителем авиапредприятия комиссией.

На переменный состав учебных заведений ведутся личные дела учащихся в одном экземпляре, которые по окончании обучения сдаются в архив, а документы об образовании возвращаются учащимся.

На курсантов летных училищ ведутся личные дела в 2-х экземплярах и по окончании учебного заведения высылаются по месту их назначения, а при самостоятельном трудоустройстве - по запросу авиапредприятия.

3.5. Количество экземпляров личного дела определяется необходимостью. Подлинный экземпляр личного дела ведется по месту работы работника. В вышестоящую инстанцию, которая утверждает работника на некоторых должностях, высылаются копии документов заверенных кадровым органом авиапредприятия и скрепленные гербовой печатью.

3.6. В личное дело включаются документы в порядке:

- опись документов, находящихся в личном деле (приложение 5);

- дополнение к личному листку по учету кадров (приложение 6);

- личный листок по учету кадров (приложение 7), с наклеенной на него фотографией размером 4 x 6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

- автобиография;

- копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

- листы поощрений и взысканий (приложение 8).

Далее, в личном деле по мере поступления в хронологическом порядке располагаются характеристики, аттестации, представления о назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, переучивании на новую авиатехнику, копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий, справки - объективки и другие документы, характеризующие авиаработника. Документы личного дела нумеруются.

Рапорты, докладные, заявления и другие необходимые справочные материалы располагаются во втором разделе личного дела по мере их поступления.

3.7. В дополнение к личному листку по учету кадров вносятся на основе соответствующих документов изменения в учетных данных авиаработника, происшедшие после заполнения им личного листка.

3.8. Личный листок по учету кадров заполняется авиаработником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования предприятий, учреждений и организаций. При заполнении сведений о трудовой деятельности указывается время вступления и ухода по каждой должности на основании приказов по личному составу или записей в трудовой книжке.

3.9. Автобиография пишется в произвольной форме, в которой указываются, кроме сведений о себе и своей деятельности, сведения о родственниках и другие сведения, имеющие принципиально важное значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании авиаработника на должности.

3.10. О всех последующих изменениях в анкетно - биографических данных и других учетных признаках (образование, поездки за границу и т.д.) авиаработники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

Основанием для внесения изменений должны служить официальные документы.

3.11. Изъятие документов из личных дел производится с разрешения соответствующего начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

3.12. Личное дело государственного служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переходе его на новое место государственной службы передается по указанному месту.

Ведение нескольких дел одного государственного служащего не допускается.

Порядок ведения личных дел госслужащих осуществляется в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Сбор и внесение в личные дела госслужащих сведений об их политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещается.

3.13. К документам штатно - должностного учета относятся: штатно - должностная книга и должностная картотека, составленная из должностных карточек. Возможен учет и с использованием ЭВМ.

Штатно - должностная книга ведется по установленной форме (приложение 21) всеми отделами кадров авиапредприятий и является основным документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием.

Должностная карточка (приложение 16) является учетным документом должностного характера и относится не к отдельному лицу, а к определенной номенклатурной должности, на которую она заполняется. В карточку вносятся необходимые сведения на всех сменяющихся по этой должности авиаработников.

Должностная картотека ведется на должности, входящие в номенклатуру руководителя данного авиапредприятия и вышестоящего органа.

3.14. Статистический учет ведется с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров.

На основании этих данных разрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению авиапредприятий специалистами для выполнения государственных заданий и по дальнейшему развитию воздушного транспорта.

Источниками статистических данных служат документы штатно - должностного и персонального учета и отчетность по установленным формам, поступающая из подчиненных кадровых органов.

3.15. Учетные документы на авиаработников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану.

Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого нахождения необходимого личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек (приложение 15). В отдельных случаях, при малой численности авиаработников, в авиапредприятии допускается ведение алфавитной книги учета личных дел.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки (приложение 14), которые хранятся в личных делах.

Личные дела пересылаются как служебная корреспонденция. Перед отправкой они тщательно выверяются, о чем делается запись в дополнении к личному листку по учету кадров.

При увольнении авиаработника личное дело сдается в архив или пересылается к месту новой работы, о чем делается запрос с нового места.

Для нахождения личных дел в архиве составляется картотека архивных личных дел, с указанием в карточке времени окончания ведения дела.

3.16. Изготовление бланков учетных документов производится строго по установленным образцам.