ПРИКАЗ МВД РФ от 01.03.99 N 150 "ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ И ПОДЧИНЕННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ МВД РОССИИ"
VII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
44. Контроль за исполнением документов, а также зафиксированных в них или данных по ним поручений включает: доведение до исполнителя документа или поручения, проверку хода его выполнения, учет и обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства Министерства.
44.1. В Аппарате Министра контроль осуществляют:
помощники Министра - за исполнением документов по личному указанию Министра;
приемная Министра - за исполнением отдельных устных поручений Министра;
помощники заместителей Министра - за исполнением документов, рассмотренных заместителями Министра;
общий отдел - за своевременным и качественным исполнением поручений Министра по документам органов государственной власти, в которых имеются предписания с конкретными сроками их исполнения, и за предоставлением подразделениями Министерства документов (сообщений) об исполнении поручений для доклада Министру;
второй отдел (специальный) - за своевременным исполнением поручений руководства Министерства по шифртелеграммам, а также возвращению их в установленный срок;
третий (организационно-режимный) отдел - за исполнением поручений руководства Министерства по вопросам соблюдения режима секретности и конспирации в работе с документами;
четвертый отдел (по работе с письмами граждан) - за своевременным и качественным исполнением поручений Министра по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, письмам и запросам депутатов всех уровней, обращениям работников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск, публикациям и сообщениям в средствах массовой информации;
Приемная МВД России - за своевременным и качественным исполнением переданных на приеме письменных заявлений граждан.
44.2. Контроль за ходом исполнения поручений осуществляется с использованием автоматизированной базы данных и обеспечивает оперативное информирование контрольной группой общего отдела руководителей Аппарата Министра или руководства Министерства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и указанных по ним заданий, а также анализ исполнительской дисциплины по документам в подразделениях Министерства.
45. Сроки исполнения документов по поручениям Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и обращениям Министерства иностранных дел Российской Федерации устанавливаются особо.
По поручениям Президента Российской Федерации при наличии резолюции "Срочно" устанавливается 3-дневный срок исполнения, а требующим дополнительного изучения и с пометкой "Оперативно" - в течение десяти дней. При исполнении поручений, по которым срок определен в течение месяца и более, до истечения первой половины установленного срока в ГКУ Президента Российской Федерации направляется промежуточный ответ о мерах по реализации поручения. Если срок менее месяца и своевременное выполнение поручения не вызывает сомнения, то промежуточная информация представляется по усмотрению руководства Министерства (подразделения Министерства).
При необходимости продления срока выполнения поручения Президента Российской Федерации исполнитель поручения представляет в Аппарат Министра письмо на имя Президента Российской Федерации с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения не позднее чем за пять дней до его истечения.
Поручения Правительства Российской Федерации с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок.
Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно", - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
В случаях невозможности исполнения поручения к установленному сроку в Аппарат Министра представляется письмо в адрес Правительства Российской Федерации с просьбой о продлении не позднее чем за пять дней до окончания срока исполнения (в исключительных случаях допускается устное согласование изменения срока с обязательным предоставлением рапорта на имя начальника Аппарата Министра с указанием сотрудника Аппарата Правительства, давшего согласие на продление срока, и его номера телефона).
По обращениям Министерства иностранных дел Российской Федерации срок исполнения устанавливается в пятнадцать дней, если он не указан в обращении, а по запросам, требующим межведомственного согласования, - не более тридцати дней. При наличии грифа "Срочно" - не более пяти рабочих дней, грифа "Вне очереди" - не более трех рабочих дней.
45.1. Срок исполнения документов (поручений) исчисляется в календарных днях (за исключением срочных обращений МИД России):
по поручениям Президента Российской Федерации - с даты его подписания;
по поручениям Президента Российской Федерации, содержащим указания "Срочно" или "Оперативно", - с даты их поступления в МВД России;
по поручениям, содержащимся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, - с даты их вступления в силу (если не установлен особый срок);
по протоколам заседаний Правительства Российской Федерации - с даты подписания протокола;
по поручениям руководителей высших органов государственной власти, по обращениям министерств, ведомств и других организаций - с даты их поступления в МВД России.
46. Еженедельно контрольной группой общего отдела готовятся сведения о ходе исполнения поручений, взятых на контроль, которые докладываются руководству Аппарата Министра, при необходимости - руководству Министерства.
Информация о ходе исполнения документов с поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации представляется руководству Министерства ежеквартально.
47. Организация работы по контролю за своевременным и качественным исполнением документов в подразделении Министерства возлагается на начальника секретариата (его заместителя).
47.1. Работник, которому поручено осуществлять контроль и проверку исполнения поручений, обязан:
установить в соответствующем подразделении Министерства (с соисполнителем) контакт с начальником секретариата и конкретным исполнителем;
располагать оперативной информацией о ходе выполнения поручения, принимать соответствующие меры к обеспечению своевременного представления подразделением Министерства (соисполнителем) материалов на доклад;
в случаях невозможности исполнения поручения к установленному сроку затребовать представления от подразделения Министерства - исполнителя мотивированного рапорта о продлении срока не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.
48. Персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение документов по поручениям руководства Министерства несут руководители соответствующих подразделений Министерства.
48.1. Ответственным за исполнение документа является руководитель подразделения Министерства, указанного в резолюции. Если исполнение документа поручено нескольким подразделениям Министерства и не обозначено, на кого возложен созыв, то ответственным за организацию исполнения является руководитель подразделения Министерства, указанного в резолюции первым. Все остальные подразделения Министерства также ответственны за своевременность и качество исполнения документа. Они обязаны участвовать в проработке вопроса, предоставлять в установленный срок необходимые материалы (проекты документов, справки, сведения и т.д.).
49. Необходимость размножения документов, по которым даны поручения (за исключением секретных), а также количество копий определяются лицом, организующим исполнение. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильной подписи подлинника, удостоверяются печатью (порядок размножения документов определен главой X настоящей Инструкции).
49.1. С документа, требующего срочного исполнения, копии для одновременной рассылки исполнителям могут быть сняты по решению начальника Аппарата Министра. Подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется лицу, ответственному за организацию исполнения.
50. Контроль за получением ответов на запросы, направленные в учреждения и организации, а также в подразделения Министерства, ведется непосредственными исполнителями.
51. На документ, исполнение которого поставлено на контроль, заполняется контрольная карточка в двух экземплярах (Приложение 17). На левом поле первого листа взятого на контроль документа ставится штамп "Контроль", "Особый контроль".
Подлежащий контролю документ вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляется для исполнения в соответствующее подразделение Министерства.
52. Если документ поступил в Министерство с задержкой и сроки исполнения поручений истекли или явно недостаточны, то руководство Аппарата Министра обеспечивает согласование с контрольными подразделениями аппаратов Президента и Правительства Российской Федерации об изменении сроков исполнения документов.
53. Срок исполнения документов устанавливается соответствующим руководителем. При наличии в резолюции слова "Срочно" срок исполнения устанавливается не более трех суток, "В кратчайшие сроки" или "Оперативно" - до десяти дней. При отсутствии в резолюции даты исполнения (доклада) документ исполняется в срок, указанный непосредственно в нем. В иных случаях документ должен быть исполнен не позднее чем в месячный срок.
Проект нормативного правового акта рассматривается, как правило, в течение 15 дней со дня поступления проекта. В случае необходимости срок рассмотрения может быть увеличен по решению первого заместителя Министра или начальника ГУПРиВС МВД России, однако он не должен превышать одного месяца со дня поступления проекта.
53.1. В случаях, когда срок исполнения документа истекает в нерабочий день, окончанием срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.
53.2. Изменить срок исполнения документа (поручения) при наличии объективных обстоятельств, а также снять с контроля исполненный документ может лишь руководитель, который дал это поручение, или лицо, его замещающее.
53.3. Изменение срока фиксируется. В связи с этим на контрольной карточке проставляется новый срок (дата), который заверяется подписью лица, продлившего срок исполнения.
53.4. Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право вышестоящая организация (соответствующее должностное лицо), организация - автор документа.
54. Документ считается исполненным и снимается с контроля при выполнении поручения, решении всех вопросов, когда об исполнении доложено руководству Министерства и дан ответ корреспонденту (или автору обращения).
54.1. Результаты исполнения могут быть представлены либо в виде письменного ответа, либо докладной записки, о чем делается отметка на самом документе.
54.2. Если об исполнении документа доложено руководству Министерства в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя подразделения Министерства.
55. Контрольные карточки формируются в картотеку, которая хранится в течение пяти лет, а затем уничтожается в установленном порядке <*>.