ПРИКАЗ ФТС РФ от 18.10.2004 N 160 "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ"
6. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможенным органом - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС России или направляемые ей, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии), служебная переписка, обращения граждан и др.
6.1.5. Документы, поступившие из ФТС России, органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также организаций, предприятий, таможенных органов и др., поступающих на рассмотрение руководства таможенного органа, распорядительные документы (приказы, распоряжения), переписка за подписью руководства таможенного органа, докладные записки на имя руководства таможенного органа регистрируются и учитываются (приложения 21 и 22) в ОДО.
Протоколы заседаний и решения коллегии, оперативных совещаний у начальника таможенного органа регистрируются в отделе обеспечения деятельности коллегии, организационно-аналитическом отделе и т.п.
Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру (приложение 22), регистрируются или учитываются в структурных подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным организационно-методическими документами этих подразделений.
6.1.6. Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможенного органа КПС "УКИД-Р". Базами данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых (приложение 26) и учитываемых (приложение 29) документов.
Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на исполнение.
6.2. Регистрация входящих документов
6.2.1. После проставления на входящих документах в соответствии с пп. 4.3.25 и 5.3.1 регистрационного штампа они сортируются для внесения их в электронные картотеки соответствующих баз данных КПС "УКИД-Р":
"Документы вышестоящих таможенных органов";
"Документы организаций, таможен и постов";
"Обращения граждан";
"Документы реестрового учета".
При вводе основных реквизитов поступивших документов в электронные картотеки баз данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов" осуществляется автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов. Присвоенный автоматизированной системой номер документа переносится в регистрационный штамп (приложение 13).
Регистрация писем, заявлений, жалоб граждан осуществляется в электронной картотеке базы данных "Обращения граждан" с самостоятельной регистрацией.
Документы реестрового учета систематизируются по структурным подразделениям таможенного органа, после чего вносятся в электронную картотеку соответствующей базы данных без присвоения им регистрационных номеров (приложение 29). После ввода основных реквизитов в электронные карточки распечатываются два экземпляра реестра (приложение 30), один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО, другой вместе с документами передается в это структурное подразделение.
6.2.2. В электронные карточки баз данных вносятся основные реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям (приложение 26). Правила заполнения полей в электронных карточках баз данных приведены в "Руководстве пользователя" КПС "УКИД-Р".
На документы, внесенные в электронные картотеки баз данных (кроме базы "Документы реестрового учета"), распечатывается единая сокращенная форма РКК (приложение 27) в двух экземплярах. Один экземпляр РКК с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении документа помещается в картотеку ОДО, другой вместе с документом передается в это подразделение на исполнение.
6.3. Регистрация исходящих документов
6.3.1. Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в ОДО.
6.3.2. Перед регистрацией исходящих документов должностные лица ОДО проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в том числе и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ.
Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от ответственных за делопроизводство структурных подразделений только вместе с документами-запросами (основаниями) и экземпляром РКК, полученным подразделением в соответствии с п. 6.2.2. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в валовую картотеку ОДО, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается.
6.3.3. Документы, оформленные с нарушением требований данной Инструкции, в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в структурное подразделение на доработку.
6.3.4. Номер исходящего письма таможенного органа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и индивидуального порядкового номера по "шахматке" (приложение 31), например:
Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс дела присваивается и проставляется должностными лицами ОДО.
Письма за подписью руководителей структурных подразделений поступают на регистрацию в ОДО от ответственных за делопроизводство структурных подразделений с проставленным индексом дела структурного подразделения, в которое будет подшита копия письма, завизированная всеми заинтересованными лицами (далее - визовая копия).
Визовая копия письма должна полностью соответствовать оригиналу письма и не иметь никаких исправлений.
6.3.5. После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовой копии письма визовые копии заверяются штампом "Верно. Инспектор ОДО" с обязательным указанием личной подписи, ее расшифровки и даты, предусмотренных п. 4.3.22.
6.3.6. При регистрации основные реквизиты исходящих писем вносятся в электронные карточки базы данных "Переписка" (приложение 32) и на каждое письмо распечатывается РКК (приложение 27) (если визовая копия письма подлежит возврату в структурное подразделение, то ответственный за делопроизводство данного подразделения расписывается в РКК за получение копии письма).
Распечатанные РКК составляют в ОДО картотеку исходящих писем таможенного органа.
Если входящий документ исполнен без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.) и формируется в дело структурного подразделения - исполнителя, ответственный за делопроизводство данного подразделения возвращает в ОДО экземпляр РКК, полученный подразделением в соответствии с п. 6.2.2, со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается в соответствующую картотеку входящих документов, а первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и уничтожается.
6.3.7. Оригиналы исходящих писем могут выдаваться на руки исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в исключительных случаях с целью срочной отправки адресату. В этом случае на копии письма проставляется штамп "Подлинник получен" (приложение 13) с указанием фамилии должностного лица, получившего оригинал письма, его подписи и даты.
6.3.8. Письмо, подлежащее размножению для рассылки адресатам, должно поступать в ОДО с заполненным и подписанным руководством структурного подразделения списком рассылки.
Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и сброшюрованные.
6.4. Регистрация внутренних документов
6.4.1. Регистрация приказов и распоряжений таможенного органа осуществляется ОДО.
Приказы регистрируются порядковыми номерами и в пределах каждого вида приказа:
по основной деятельности;
о командировании, наложении взысканий, предоставлении отпусков (учебных, по личным обстоятельствам) - с добавлением индекса "КМ";
о поощрении, премировании, награждении - с добавлением индекса "П";
о приеме на службу, работу и назначении на должность, зачислении в распоряжение; увольнении со службы, работы и освобождении от должности - с добавлением индекса "К";
по аттестации, присвоению званий, выплате процентных надбавок - с добавлением индекса "А".
Распоряжения нумеруются порядковыми номерами с добавлением индекса "р".
Присвоение порядковых номеров приказам и распоряжениям осуществляется по "шахматке" (приложение 31) и в пределах календарного года.
При регистрации приказов и распоряжений таможенного органа их основные реквизиты вносятся в электронную картотеку базы данных "Приказы, распоряжения" (приложение 33).
6.4.2. Докладные и служебные записки, отчеты о командировках на имя руководства таможенного органа регистрируются в ОДО в базе данных "Протоколы, докладные записки" (приложение 26). Регистрационный номер докладных и служебных записок, отчетов о командировках состоит из порядкового номера с добавлением индекса "дз". Присвоение порядкового номера осуществляется по "шахматке" (приложение 31) и в пределах календарного года. Регистрационный номер проставляется в штампе (приложение 13).
После присвоения регистрационного номера порядок прохождения докладных и служебных записок, отчетов должен соответствовать подразделу 5.5.1:
сотрудники ОДО осуществляют ввод основных реквизитов записок и отчетов в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные записки";
рассмотренные руководством таможенного органа записки и отчеты возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в РКК вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль;
распечатываются два экземпляра РКК, один из которых с распиской ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении остается в ОДО для формирования картотеки записок и отчетов, другой вместе с документом передается в это структурное подразделение на исполнение.
По окончании исполнения докладные, служебные записки со всеми относящимися к ним документами и экземпляром РКК структурное подразделение возвращает в ОДО, где:
в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные записки" вносятся отметки об исполнении;
представленный структурным подразделением экземпляр РКК со сведениями об исполнении помещается в картотеку записок и отчетов, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и уничтожается.
6.4.3. Регистрация докладных и служебных записок на имя руководителей структурных подразделений осуществляется ответственными за делопроизводство этих подразделений. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, присваиваемого по "шахматке" и в пределах календарного года.
Размножение, контроль за исполнением указанных записок осуществляют ответственные за делопроизводство структурных подразделений - исполнителей.
6.5. Организация поисковой системы по документам
6.5.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в таможенных органах используется КПС "УКИД-Р".
6.5.2. При регистрации документов необходимая информация вносится в КПС "УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по входящим документам ("Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Документы реестрового учета"), исходящим и внутренним документам ("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки", "Другие").
6.5.3. По базам данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и информационно-поисковая работа.
6.5.4. КПС "УКИД-Р" обеспечивает поиск информации или конкретного документа по реквизитам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и др.).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.
6.5.5. Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможенного органа.
6.5.6. В структурных подразделениях учет документов, поступивших на исполнение из ОДО, осуществляется по РКК (приложение 27), направленных вместе с документами. Указанные РКК составляют основные картотеки структурных подразделений, где карточки систематизируются по исполнителям (отделам) и срокам исполнения документов.
Кроме картотек в структурных подразделениях используется также КПС "УКИД-Р".