РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ. ISO 19011
7. Компетентность и оценивание аудиторов
Доверие и достоверность в процессе аудита зависят от компетентности тех, кто осуществляет аудит. Такая компетентность основывается на демонстрации следующего:
- личных качеств, приведенных в п. 7.2;
- способности применить знания и навыки, описанные в п. 7.3, которые основаны на образовании, опыте работы, обучении аудиту, опыте аудитов, как это описано в п. 7.4.
Концепция компетентности аудиторов показана на рис. 4. Некоторые знания и навыки, описанные в п. 7.3, являются общими как для аудиторов систем менеджмента качества, так и аудиторов систем менеджмента окружающей среды, а некоторые из них специфичны для аудиторов каждой из этих дисциплин.
Аудиторы развивают, поддерживают и повышают уровень своей компетентности посредством постоянного профессионального развития и регулярного участия в аудитах (см. п. 7.5).
Процесс оценивания аудиторов и руководителей групп по аудиту описан в п. 7.6.
Рисунок 4. Концепция компетентности
Аудитор должен обладать личными качествами, позволяющими ему работать в соответствии с принципами проведения аудита,описанными в разделе 4.
Аудитор должен быть:
a) этичным, т. е. справедливым, правдивым, искренним, честным и вежливым;
b) открытым, т. е. способным рассматривать альтернативные идеи или различные точки зрения;
c) дипломатичным, т. е. тактичным в отношениях с людьми;
d) наблюдательным, т. е. активно изучать окружающую обстановку и деятельность;
e) восприимчивым, т. е. способным предчувствовать и правильно понимать ситуации;
f) гибким, т. е. легко адаптироваться в различных ситуациях;
g) упорным, т. е. умеющим сосредоточиться на достижении целей;
h) решительным, т. е. вовремя принимать решения, основанные на логических рассуждениях и анализе, и
уверенным, т. е. действовать независимо и в то же время эффективно сотрудничать с другими.
7.3 Знания и навыки
7.3.1 Общие знания и навыки аудиторов систем менеджмента качества и/или окружающей среды
Аудиторы должны обладать знаниями и навыками в следующих областях:
a) Принципы, процедуры и методы аудита: это дает возможность аудитору использовать в различных аудитах то, что приемлемо, обеспечивая проведение аудитов последовательно и методически грамотно. Аудитор должен уметь:
- применять принципы, процедуры и методы аудита;
- планировать и организовывать работу;
- проводить аудиты в рамках установленного графика;
- расставлять приоритеты и фокусироваться на наиболее важном;
- собирать информацию посредством результативного интервью, прослушивания, осмотра и анализа документов, записей и данных;
- понимать приемлемость и последствия использования методик выборки при аудите;
- проверять правильность собранной информации;
- подтверждать достаточность и приемлемость свидетельств аудита для получения наблюдений аудита и заключений по результатам аудита;
- оценивать те факторы, которые могут влиять на достоверность наблюдений аудита и заключений по результатам аудита;
- использовать рабочие документы для ведения записей по аудиту;
- готовить отчеты по аудиту;
- обеспечивать конфиденциальность и сохранность информации;
- результативно общаться, используя личные знания языков или переводчика.
b) Система менеджмента и ссылочные документы: это дает возможность аудитору понимать область аудита и применять критерии аудита. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
- применение систем менеджмента к различным организациям;
- взаимодействие между компонентами системы менеджмента;
- стандарты систем менеджмента качества или окружающей среды, применимые процедуры или другие документы систем менеджмента, используемые в качестве критериев аудита;
- понимание приоритетов ссылочных документов и различий между ними;
- использование ссылочных документов в различных ситуациях при проведении аудита;
- информационные системы и технологии, используемые для утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями.
c) Принципы функционирования организации: это позволяет аудитору понять среду проверяемой организации. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
- размер, структуру, функции организации и взаимоотношения внутри нее;
- основные бизнес-процессы и соответствующую терминологию;
- культурные и социальные обычаи проверяемой организации.
d) Применяемые законы, нормы и другие требования, относящиеся к отрасли: это дает возможность аудитору понимать требования, возлагаемые к проверяемой организации, и работать в их пределах. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
- местные, региональные и национальные законы, коды и нормативы;
- международные соглашения и конвенции;
- другие требования, которые организация приняла обязательство выполнять.
7.3.2 Общие знания и навыки руководителей групп по аудиту
Руководители групп по аудиту должны иметь дополнительные знания и навыки по управлению аудитом для того, чтобы проводить аудит результативно и эффективно. Руководитель группы по аудиту должен уметь:
- планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;
- представлять группу по аудиту при взаимодействии с заказчиком аудита и проверяемой организацией;
- организовывать членов группы по аудиту и управлять ими;
- обеспечивать руководящими указаниями и рекомендациями аудиторов-стажеров;
- направлять работу группы по аудиту для достижения заключений по результатам аудита;
- предупреждать и разрешать конфликты;
готовить и составлять отчет по аудиту.
7.3.3 Специальные знания и навыки аудиторов системы менеджмента качества
Аудиторы системы менеджмента качества должны обладать определенными знаниями и навыками в следующих областях:
а) Методы и подходы менеджмента качества: позволяют аудитору проверять системы менеджмента качества и получать наблюдения аудита и заключения по результатам аудита. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
- терминологию качества;
- принципы менеджмента качества и их применение;
- инструменты менеджмента качества и их применение (например, статистический контроль процессов, анализ характера и последствий отказов и т. д.).
b) Процессы и продукцию, включая услуги:позволяют аудитору понимать технологическую среду, в которой аудит будет проводиться. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
- терминологию определенной отрасли;
- технические характеристики процессов и продукции, включая услуги;
- процессы и практическую деятельность определенной отрасли.
7.3.4 Специальные знания и навыки аудиторов систем менеджмента окружающей среды
Аудиторы систем менеджмента окружающей средой должны обладать знаниями и навыками в следующих областях:
a) Методы и подходы экологического менеджмента: позволяют аудитору проверять системы менеджмента окружающей среды и получать наблюдения аудита и заключения по результатам аудита. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
- терминологию экологического менеджмента;
- принципы экологического менеджмента и их применение;
- инструменты экологического менеджмента (такие, как оценка экологических аспектов/воздействий, оценка жизненного цикла, и т. д.).
b) Научные знания и технологии в сфере экологии: позволяют аудитору понять фундаментальные основы взаимосвязи человеческой деятельности и окружающей среды. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
- воздействие человеческой деятельности на окружающую среду;
- взаимодействие экосистем;
- экологическую среду (т. е. воздух, воду, землю);
- управление природными ресурсами (т. е. ископаемым топливом, водой, флорой и фауной);
- основные способы защиты окружающей среды.
c) Технические и экологические аспекты производственной деятельности: позволяет аудитору понять взаимосвязь деятельности проверяемой организации, ее продукции, услуг и производственных операций с окружающей средой. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
- терминологию определенной отрасли;
- экологические аспекты и воздействия;
- методы оценки существенности экологических аспектов;
- критические характеристики производственных процессов, продукции и услуг;
- методы мониторинга и измерений;
- технологии предупреждения загрязнения.
7.4 Образование, практический опыт, обучение аудиту и опыт проведения аудитов
Аудиторы должны соответствовать следующим требованиям к образованию, наличию рабочего опыта, прохождению обучения аудиту и опыта проведения аудитов.
a) Аудиторы должны иметь завершенное образование, которое является достаточным для приобретения знаний и навыков, описанных в п. 7.3.
b) Аудиторы должны иметь практический опыт, который способствует развитию знаний и навыков, описанных в п. 7.3.3 и 7.3.4. Такой практический опыт должен быть приобретен на технической, управленческой или производственной должности и включать опыт принятия решений, разрешения проблем, взаимодействия с другим управленческим или производственным персоналом, коллегами по профессии, потребителями и/или другими заинтересованными сторонами.
Часть практического опыта должна быть приобретена на должности, на которой выполняемая деятельность способствовала развитию знаний и навыков:
- в области менеджмента качества для аудиторов систем менеджмента качества;
- в области менеджмента окружающей среды для аудиторов систем менеджмента окружающей среды.
c) Аудиторы должны пройти обучение аудиту, которое способствует развитию знаний и навыков, описанных в п. 7.3.1, а также в п. 7.3.3 и п. 7.3.4. Обучение могут проводить собственная организация обучаемого или сторонние организации.
d) Аудиторы должны иметь опыт проведения аудитов, учитывая деятельность, описанную в разделе 6. Такой опыт должен приобретаться под наблюдением и руководством другого аудитора, который компетентен по той же дисциплине как руководитель группы по аудиту.
Примечание Масштабы руководства и наблюдения (см. настоящий пункт, пункты 7.4.2 и 7.4.3 и таблицу 1), которые необходимы во время аудита, определяются теми, на кого возложена ответственность за управление программой аудита, и руководителем группы по аудиту. Обеспечение руководства и наблюдения не предполагает постоянного надзора и не требует назначения персонально ответственного за эту задачу.
7.4.2 Руководители групп по аудиту
Руководитель группы по аудиту должен иметь дополнительный опыт проведения аудитов, необходимый для развития знаний и навыков, описанных в п. 7.3.2. Такой дополнительный опыт должен быть приобретен в процессе стажировки в роли руководителя группы по аудиту под наблюдением и руководством другого аудитора, который компетентен в области руководства группами по аудиту.
7.4.3 Аудиторы, осуществляющие аудит обеих систем менеджмента: качества и окружающей среды
Аудиторы системы менеджмента качества или системы менеджмента окружающей среды, желающие стать аудиторами второй дисциплины, должны:
a) пройти обучение и иметь практический опыт для приобретения знаний и навыков, которые необходимы для второй дисциплины;
b) провести аудиты системы менеджмента второй дисциплины под наблюдением и руководством аудитора, компетентного как руководитель группы по аудиту второй дисциплины.
Руководитель группы по аудиту одной дисциплины должен выполнить приведенные выше рекомендации, чтобы стать руководителем группы по аудиту второй дисциплины.
7.4.4 Уровни образования, опыта работы, обучения аудиту и опыта проведения аудитов
Организации должны определить требования к образованию, опыту работы, обучению аудиту и опыту проведения аудитов, которые необходимы аудитору для проявления знаний и навыков, достаточных для выполнения программы аудита, применяя при этом шаги 1 и 2 процесса оценки аудиторов, описанного в п. 7.6.2.
Опыт показывает, что приведенный в таблице 1 уровень требований к аудитору приемлем для тех аудиторов, которые выполняют сертификационные или подобные аудиты. В зависимости от программы аудита могут применяться более низкие или более высокие требования.
Таблица 1
Пример требуемого уровня образования, опыта работы, обучения аудиту и опыта проведения аудитов для аудиторов, которые выполняют сертификационные или подобные аудиты
Примечание 1 Среднее образование представляет собой часть национальной системы образования, которое следует после начального, но заканчивается до поступления в университет или аналогичное учебное заведение.
Примечание 2 Рабочий стаж может быть сокращен на 1 год в случае, когда лицо получило соответствующее образование после среднего.
Примечание 3 Опыт работы по второй дисциплине может совпадать с опытом работы по первой дисциплине
Примечание 4 Обучение по второй дисциплине необходимо для приобретения знаний соответствующих стандартов, законов, правил, принципов, методов и подходов.
Примечание 5 Полный аудит - это аудит, который включает все шаги, описанные в п.п. от 6.3 до 6.6. Проведенные аудиты должны охватывать все требования стандарта на систему менеджмента.
7.5. Поддержание и повышение уровня компетентности
7.5.1 Постоянное профессиональное развитие
Постоянное профессиональное развитие связано с поддержанием и повышением уровня знаний, навыков и личных качеств. Оно может быть реализовано посредством дополнительного практического опыта, обучения, стажировок, посещения совещаний, семинаров, конференций или другой соответствующей деятельности. Аудиторы должны демонстрировать постоянное профессиональное развитие.
Осуществляя постоянное профессиональное развитие, необходимо принимать во внимание изменения потребностей лиц и организаций, практики проведения аудитов, стандартов и других требований.
7.5.2 Поддержание способности проводить аудиты
Аудиторы должны поддерживать и демонстрировать способность проводить аудиты посредством постоянного участия в аудитах систем менеджмента качества и/или окружающей среды.
Оценивание аудиторов и руководителей групп по аудиту должно быть спланировано, внедрено и запротоколировано в соответствии с процедурами программы аудита для обеспечения объективных, последовательных, полных и надежных результатов. Процесс оценивания должен определять потребности в обучении и другом развитии навыков.
Оценивание аудиторов проводится в соответствии со следующими стадиями:
- начальное оценивание лиц, желающих стать аудиторами;
- оценивание аудиторов как часть процесса выбора членов группы по аудиту, описанного в п. 6.2.4;
- постоянное оценивание аудиторов для определения потребностей в поддержании и улучшении знаний и навыков.
На рис. 5 показана взаимосвязь между этими стадиями оценивания.
Шаги процесса, описанного в п. 7.6.2, могут быть использованы на каждой из этих стадий оценивания.
Рисунок 5. Взаимосвязь между стадиями оценивания
Процесс оценивания включает четыре основных шага.
Шаг 1. Определение личных качеств, знаний и навыков, необходимых для выполнения программы аудита
При определении соответствующих знаний и навыков необходимо учитывать следующее:
- размер, вид деятельности и сложность организации, которая будет проверяться;
- цели и объем программы аудита;
- требования к сертификации/регистрации и аккредитации;
- роль процесса аудита в управлении организацией, которая будет проверяться;
- уровень доверия, заложенный в программу аудита;
- сложность системы менеджмента, которая будет проверяться.
Шаг 2. Установление критериев оценивания
Критерии могут быть количественные (такие, как годы работы или обучения, количество проведенных аудитов, часы обучения аудиту) или качественные (такие, как проявление личных качеств, знаний и навыков в ходе обучения или работы).
Шаг 3. Выбор соответствующего метода оценивания
Оценивание может осуществлять лицо или комиссия с использованием одного или нескольких методов из таблицы 2. Используя таблицу 2, необходимо учитывать следующее:
- указанные методы представляют широкий диапазон вариантов и могут не подходить в некоторых ситуациях;
- указанные различные методы могут отличаться по своей надежности;
- как правило, для получения объективных, последовательных, четких и надежных результатов следует использовать сочетание методов.
Шаг 4. Проведение оценивания
На этом этапе собранная информация, характеризующая оцениваемого человека, подлежит сопоставлению с критериями, установленными на шаге 2. Когда лицо не соответствует критериям, требуются дополнительное обучение и опыт работы и/или проведения аудитов и последующая переоценка.
Пример выполнения и документирования шагов оценивания для гипотетической программы внутреннего аудита приведен в таблице 3.
Таблица 2
Методы оценки
Применение процесса оценивания аудитора в гипотетической программе внутреннего аудита