| Реквизиты | Пояснения по заполнению |
| Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется |
| Автор (корреспондент) | При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации |
| Дата документа | Дата, присвоенная документу организацией - автором, переносится на РКФ: число, месяц, год - тремя парами арабских цифр |
| Индекс документа | Индекс, присвоенный документу организацией - автором, переносится на РКФ: с поступившего или отправляемого документа |
| Дата поступления | Дата поступления документа в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа тремя парами арабских цифр |
| Индекс поступления | Индекс, присвоенный документу организацией - получателем, переносится при регистрации поступления на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами |
| Заголовок документа или краткое содержание | Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка на документе он формулируется в соответствии с положениями ГСДОУ |
| Резолюция | Переносится на РКФ с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель |
| Срок исполнения | Проставляется число, месяц, год - тремя парами арабских цифр. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа |
| Отметка об исполнении | Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа |
| Дело N | Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел |