ПРИКАЗ Генпрокуратуры РФ от 28.12.98 N 93 "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
2.3.1. Общие правила
2.3.1.1. Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной картотеке.
В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика "Для обращений и заявлений", регистрируется в общем порядке.
Документы, переданные согласно п. 2.2.9, регистрируются в структурных подразделениях в книгах, на карточках или в персональных компьютерах.
2.3.1.2. Входящие документы регистрируются на карточках или компьютерах. В районных прокуратурах, где ежегодный документооборот не превышает 200 единиц, допускается регистрация в книгах (приложение 3) с указанием всех данных, предусмотренных карточками.
2.3.1.3. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания.
Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются. Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения исходящих документов организационно-распорядительного и процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий, представлений и т.д.).
2.3.2. Регистрация, учет обращений и жалоб2.3.2.1. Поступающие обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).
В прокуратурах, где документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию работника, который ее регистрировал, или его личный индекс.
2.3.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.
Алфавитная карточка (приложение 10) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение 11) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.
2.3.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений и жалоб, по которым не заведены надзорные производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение 12), которые вместе с обращением передаются в подразделение.
2.3.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру, управление (отдел), проставляет индекс подразделения и прокурора, номер надзорного производства.
Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными надзорными производствами. На карточке учета движения надзорного производства (приложение 15) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки хранятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.
Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение 15), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного производства или направлении за номером с индексом "р". Для учета передачи первичных обращений могут использоваться журналы или блокноты.
2.3.2.5. Надзорные производства (приложение 16) заводятся по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры или другие органы <*>.
<*> В дальнейшем - обращения или жалобы, принятые к производству.
Надзорные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международно-правовых поручений, специальных донесений о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.
Порядок представления спецдонесений в Генеральную прокуратуру устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а в прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры - соответствующим прокурором.
2.3.2.6. Учет надзорных производств в вышестоящих прокуратурах ведется в каждом подразделении отдельно по книге (приложение 4). Номер надзорного производства состоит из индекса управления, отдела (приложение 2), порядкового номера по книге учета и двух последних цифр года принятия обращения к производству.
При наличии в управлении нескольких отделов нумерация надзорных производств ведется в целом по управлению, при этом после индекса управления проставляется индекс отдела, который присваивается управлением самостоятельно.
Например: 15/1; 16/2; 17/3.
Аналогичным образом присваиваются номера надзорным производствам при поступлении ходатайства о продлении срока следствия и содержания под стражей, если ранее надзорное производство по данному делу не заводилось.
Например: 15-48-98; 7-10-98;
По перепискам о несовершеннолетних после порядкового номера указывается буква "н".
Например: 12/3-145н-98.
2.3.2.7. Управление (отдел) по надзору за законностью судебных постановлений по уголовным делам, принимая к своему производству жалобу на приговор, истребует из управления (отдела) по надзору за расследованием преступлений надзорное производство и присваивает ему свой номер. При этом обложка не уничтожается, прежний номер аккуратно зачеркивается и указывается новый, т.е. очередной порядковый номер по книге учета надзорных производств.
В случае направления дела для производства дополнительного расследования надзорное производство возвращается в управление (отдел) по надзору за расследованием преступлений, где оно ведется под прежним номером этого подразделения. Карточка учета движения надзорного производства в этих случаях передается вместе с ним.
Передача жалоб и надзорных производств осуществляется только через службу делопроизводства с регистрацией на алфавитной картотеке и отметками в книгах учета надзорных производств обоих подразделений.
2.3.2.8. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько надзорных производств, они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других.
При объединении двух и более надзорных производств сохраняются хронологическая последовательность документов каждого производства, а также все карточки учета их движения. Надзорные производства подшиваются вместе с обложками, листы заново нумеруются (обложки не нумеруются). Одновременно вносятся соответствующие изменения в алфавитные карточки и книгу учета надзорных производств.
Объединение надзорных производств по разным вопросам не допускается.
2.3.2.9. По обращениям, направленным для разрешения в подчиненные прокуратуры или другие органы без контроля, надзорные производства не заводятся. Сопроводительные письма направляются за номером, состоящим из индекса структурного подразделения, с добавлением буквы "р" и двух последних цифр текущего года.
Например: 25р-98, 15/3р-98, 7/2р-98.
Копии писем подшиваются в дело в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.
2.3.2.10. В районной прокуратуре нумерация надзорных производств ведется в целом по прокуратуре. Номер надзорного производства состоит из порядкового номера по книге учета с добавлением буквы "ж" и последних двух цифр года заведения надзорного производства.
Например: 58ж-98.
2.3.2.11. Жалобы, не принятые районной прокуратурой к своему производству, направляются в другие органы с сопроводительным письмом за номером "1р" с добавлением к нему двух последних цифр текущего года.
Например: 1р-98.
2.3.2.12. В районных прокуратурах с небольшим объемом документооборота ведение карточек учета движения надзорного производства (приложение 15) не является обязательным. Прохождение обращений и жалоб, переписки по ним, а также результаты рассмотрения отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего переставляются в общую картотеку.
2.3.3. Регистрация и учет уголовных, гражданских и арбитражных дел, истребованных в порядке надзора2.3.3.1. Уголовные, гражданские и арбитражные дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений и жалоб, решением вопроса о принесении протеста в порядке надзора, а также дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения или с представлениями подчиненных прокуратур, учитываются в книгах (приложение 17) и регистрируются:
арбитражные дела - на ведомственной картотеке;
остальные дела и материалы - на алфавитной картотеке.
2.3.3.2. Дела учитываются в книгах отдельно по каждому подразделению; при большом объеме поступления допускается вести учет по зонам заместителей начальника управления (отдела).
2.3.3.3. Должностные лица, которые в пределах своей компетенции вправе истребовать из судов уголовные, гражданские и арбитражные дела в органы прокуратуры для разрешения вопроса о наличии оснований для принесения протеста в порядке надзора, определяются соответствующими процессуальными кодексами Российской Федерации.
2.3.3.4. Поручения подчиненным прокуратурам о направлении уголовных и гражданских дел в Генеральную прокуратуру, о представлении материалов проверок и результатов расследования и иной информации адресуются руководителю прокуратуры и подписываются начальниками (их заместителями) соответствующих управлений (отделов) или отделов в составе управлений.
Аналогичным образом оформляются поручения (запросы), направляемые в подчиненные органы прокуратурами субъектов Российской Федерации и приравненными к ним прокуратурами.
2.3.3.5. Дела и материалы высылаются в вышестоящую прокуратуру за подписью лица, которому адресован запрос, а возвращаются по миновании надобности за подписью оперативного работника после утверждения заключения и дачи ответа заявителю.
2.3.3.6. Запросы по делам, истребованным в порядке надзора, направляются за номером надзорного производства, а для изучения и обобщения - за номером дела по номенклатуре.
2.3.3.7. Дела передаются исполнителям под роспись в книге учета дел соответствующего подразделения или прокуратуры вместе с подобранными надзорными производствами. Если по делу, поступившему в порядке надзора, нет надзорного производства, то оно заводится.
2.3.3.8. Дела, истребованные в связи с проведением плановых проверок или обобщений, а также поступившие по подследственности и направленные для производства предварительного следствия в подчиненные и другие прокуратуры, на алфавитной картотеке не регистрируются. Они учитываются в книгах (приложение 17).
Однако, если по результатам изучения дел, материалов отменяется ранее состоявшееся по делу решение, они регистрируются на алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится надзорное производство.
2.3.4. Регистрация и учет уголовных дел, материалов протокольной формы2.3.4.1. Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в том числе поступившие из других органов и принятые следователями прокуратуры к своему производству, регистрируются на алфавитной картотеке и учитываются в книгах следственных дел (приложение 18).
2.3.4.2. Основанием для учета и регистрации дела является копия постановления о возбуждении уголовного дела, принятии к производству.
2.3.4.3. Дела, возбужденные прокуратурой, органами внутренних дел, федеральными органами налоговой полиции и таможенными органами, учитываются в отдельных книгах. Материалы протокольной формы учитываются вместе с делами, расследуемыми органами внутренних дел, а при большом количестве - в отдельной книге.
2.3.4.4. По каждому делу заводится надзорное производство. Его номер состоит из порядкового номера по книге учета следственных дел, к которому добавляются: буква "П" - если дело расследуется прокуратурой; "М" - если дело расследуется органами внутренних дел; "Т" - если дело возбуждено таможенными органами и они непосредственно производят дознание и направляют его в суд; буквы "ФНП" - если дело расследуется органами Федеральной налоговой полиции, а также две последние цифры года возбуждения дела и через дробь - учетный номер дела.
2.3.4.5. Дело, поступившее из органов внутренних дел в прокуратуру для дальнейшего расследования, учитывается в книге дел, расследуемых прокуратурой, и на обложке надзорного производства меняется буквенное обозначение, а в книге учета дел, расследуемых органами внутренних дел, делается соответствующая отметка. Аналогичные изменения вносятся в книгу учета в случае передачи дела для дальнейшего расследования из прокуратуры в органы внутренних дел.
2.3.4.6. По делам о преступлениях, предусматривающим протокольную форму досудебной подготовки материалов, надзорные производства не заводятся, документы подшиваются в дело в хронологической последовательности.
2.3.4.7. В начале нового года в книге учета дел перечисляются порядковые номера дел, не оконченных расследованием, после чего учитываются дела текущего года. По завершении расследования указанные порядковые номера вычеркиваются, а в книге за прошлый год заполняются соответствующие графы.
2.3.4.8. Вещественные доказательства, изъятые в ходе следствия, учитываются в книге учета вещественных доказательств и ценностей (приложение 19) в соответствии с Инструкцией о порядке изъятия, учета, хранения и передачи органами предварительного следствия, дознания и суда вещественных доказательств, ценностей и иного имущества.
2.3.5. Регистрация заявлений, сообщений и сигналов о преступлениях2.3.5.1. Заявления, сообщения и сигналы о совершенном или подготавливаемом преступлении либо о признаках преступного деяния рассматриваются в соответствии с порядком, устанавливаемым специальной Инструкцией, и регистрируются в книгах N 1 и 2.
В книге N 1 регистрируются сообщения руководителей государственных, общественных учреждений, организаций, предприятий, акционерных обществ, финансовых и коммерческих структур и заявления граждан о совершенных или готовящихся преступлениях, поданные в установленном законом порядке.
В книге N 2 регистрируется иная информация (сигналы) о преступлениях: сообщения по телефону, телеграфу, телетайпу и иным средствам связи, а также информация в виде магнитофонных записей, видеозаписей и др. Если сообщение по телефону, зарегистрированное в книге N 2, заявитель подтвердит при явке в прокуратуру (письменное заявление либо протокол устного заявления), то эта информация переносится в книгу N 1, о чем в книге N 2 делается отметка.
2.3.5.2. Регистрация в книгах N 1 и 2 осуществляется в течение суток после принятия решения руководителем прокуратуры (подразделения) о порядке проверки заявления или сигнала о преступлении.
2.3.5.3. Сообщения о преступлениях, учтенные в книге N 1, регистрируются на алфавитной картотеке. При этом алфавитные карточки заводятся на лиц, которым вменяется в вину совершение преступления, а ссылочные - на лиц, от которых они поступили.
2.3.5.4. Переписка по каждому заявлению и сообщению о преступлении ведется за номером, состоящим из номера книги, порядкового номера регистрации по этой книге с добавлением букв "пр" и двух последних цифр года поступления заявления.
Например: 1-41пр-98, 2-5пр-98.
2.3.5.5. Анонимные заявления, из которых усматривается совершение или приготовление к совершению преступления, учитываются в книге N 2 и направляются в органы МВД и другие правоохранительные органы для оперативного использования.
Остальные анонимные письма и заявления не регистрируются, разрешению не подлежат и списываются в дело.
2.3.6. Регистрация других документов2.3.6.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение 13).
2.3.6.2. В вышестоящей прокуратуре карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр с документом направляется исполнителю, а второй остается в ведомственной картотеке.
При децентрализованной системе регистрации, т.е. при присвоении регистрационных номеров ведомственным документам не в целом по прокуратуре, а непосредственно в структурных подразделениях, карточка заполняется в одном экземпляре с выпиской справки (приложение 12). В канцелярии подразделения номер присваивается согласно п. 2.3.6.7 настоящего раздела.
В районной прокуратуре карточка заполняется в одном экземпляре. При поступлении повторных документов по этому же вопросу они регистрируются на той же карточке.
2.3.6.3. Переписка по одному и тому же вопросу ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения, индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки (в районных прокуратурах - с добавлением к нему буквы "в") и двух последних цифр текущего года.
Например: 7-16-54-98 - для вышестоящих прокуратур;
23-40в-98 - для районных прокуратур.
2.3.6.4. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов указан в приложении 14.
При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.
2.3.6.5. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.
До разрешения документов карточки хранятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.
2.3.6.6. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.
2.3.6.7. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение 5), а указание, распоряжение - за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква "Р" (распоряжение).
Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того управления (отдела), которое являлось ответственным за его подготовку.
2.3.6.8. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей по вопросам основной деятельности регистрируются в организационно-контрольном управлении, по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности - в соответствующих подразделениях Генеральной прокуратуры.
В прокуратурах субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуратурах регистрация указанных документов за подписью руководителей прокуратур осуществляется по усмотрению руководителя.
2.3.7. Особенности регистрации документов с помощью компьютерной техники2.3.7.1. Документы, поступающие в органы прокуратуры, могут регистрироваться с использованием компьютеров.
Решение об этом принимает руководитель прокуратуры при наличии соответствующей аппаратуры, программного обеспечения и обученного персонала. Допускается одновременная регистрация документов в традиционном (ручном) и автоматизированном режимах до обеспечения полной его надежности.
2.3.7.2. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки корреспонденции должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
2.3.7.3. Информация на машинных носителях в обязательном порядке должна быть защищена от несанкционированного доступа.