"ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ" (утв. Главархивом СССР 15.08.88) (извлечение) (ред. от 26.07.96)



ДОКУМЕНТЫ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ


Номер статьи Вид документов Срок хранения документов Примечание
в учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых поступают в госархивы в учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых не поступают в госархивы
1 2 3 4 5
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность
290 Документы единовременных обследований и переписей:
а) первичные (анкеты, бланки, опросные листы) 3 г. <1> 3 г. <1> После очередной переписи. В статистических органах - постоянное хранение (на машинных носителях)
б) итоговые (отчеты, таблицы, сборники) Пост. <2> 3 г. <2> По месту разработки, в других организациях - не менее одного года после подведения итогов
291 Статистические ежегодники, сборники, бюллетени, таблицы динамических рядов о состоянии отраслей и подотраслей народного хозяйства и культуры:
а) по месту разработки Пост.
б) в других организациях До минования надобности До минования надобности
292 Отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов; анализы отчетов: <1> При отсутствии годовых - пост.
а) сводные годовые и с большей периодичностью Пост. <2> При отсутствии годовых - 10 л.
б) годовые и с большей периодичностью Пост. 10 л.
в) полугодовые 5 л. <1> 5 л. <2> <3> При отсутствии годовых, полугодовых - пост.
г) квартальные 3 г. <3> 3 г. <4>
д) месячные 1 г. <5> 1 г. <6>
<4> При отсутствии годовых, полугодовых - 10 л.
<5> При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост.
<6> При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - 10 л.
293 Статистические отчеты и таблицы организаций по всем основным для данных организаций видам деятельности: <1> При отсутствии годовых - пост.
а) сводные годовые и с большей периодичностью Пост. <2> При отсутствии полугодовых - пост.
б) годовые и с большей периодичностью Пост. 10 л.
в) полугодовые 5 л. <1> 5 л. <3> При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост.
г) квартальные 3 г. <2> 3 г.
д) месячные 1 г. <3> 1 г.
294 Статистические отчеты и таблицы организаций по вспомогательным для данных организаций видам деятельности; отчеты структурных подразделений 5 л. 5 л.
295 Оперативные отчеты и сводки о выполнении планов <1>: <1> Для организации системы ЦСУ СССР, Госагропрома СССР, Минхлебопродуктов СССР сроки хранения определяются ведомст. перечнями, номенклатурами дел
а) 15-дневные, декадные 3 мес. 3 мес.
б) 5-дневные, ежемесячные 1 мес. 1 мес.
296 Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных отчетов организаций (кроме статистических) <1> 3 г. 3 г. <1> В статистических органах срок хранения определяется перечнем ЦСУ СССР
297 Документы (доклады, обзоры, аналитические справки) об итогах деятельности организаций Пост. 5 л.
298 Заключения по отчетам: Пост. 10 л. <1> При отсутствии годовых - пост.
а) годовым 3 г. <1> 3 г. <2>
б) квартальным
<2> При отсутствии годовых - 10 л.
299 Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности, книги учета форм отчетности 1 г. 1 г.
300 Переписка об организации и совершенствовании учета и отчетности 3 г. 3 г.
301 Переписка с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статистической отчетности 3 г. 3 г.
302 Заказы на бланки учета и отчетности 1 г. 1 г.
4.2. Бухгалтерский учет и отчетность
303 Бухгалтерские отчеты и балансы организаций и объяснительные записки к ним: <1> При отсутствии годовых - пост.
а) сводные годовые Пост. <2> При отсутствии годовых - 10 л.
б) годовые Пост. 10 л.
в) квартальные 3 г. <1> 3 г. <2>
304 Отчеты по финансированию: <1> При отсутствии годовых - пост.
а) сводные годовые Пост.
б) годовые Пост. 10 л. <2> При отсутствии годовых - 10 л.
в) квартальные 3 г. <1> 3 г. <2>
г) месячные 1 г. <3> 1 г. <4> <3> При отсутствии годовых и квартальных - пост.
<4> При отсутствии годовых и квартальных - 10 л.
305 Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним Пост. 10 л.
306 Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: <1> При отсутствии годовых - пост.
а) годовых Пост. 10 л <2> При отсутствии годовых - 10 л.
б) квартальных 3 г. <1> 3 г. <2>
307 Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов Пост. 5 л.
308 Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов 3 г. 3 г.
309 Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности 1 г. 1 г.
310 Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие) 5 л. <1> 5 л. <1> <1> При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
311 Лицевые счета:
а) рабочих и служащих 75 л. - "В" ЭПК 75 л. - "В" <1> После прекращения выплаты пособий и пенсий; для единовременных пособий - 1 г.
б) получателей пенсий и государственных пособий 5 л. <1> 5 л. <1>
312 Расчетные (расчетно - платежные) ведомости 5 л. <1> 5 л. <1> <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
313 Инвентарные карточки и книги учета основных средств 3 г. <1> 3 г. <1> <1> После ликвидации основных средств
314 Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) 3 г. 3 г.
315 Гарантийные письма 3 г. 3 г.
316 Учетные регистры (главная книга, журналы - ордера, разработочные таблицы и другие) 5 л. <1> 5 л. <1> <1> При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
317 Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости 5 л. <1> 5 л. <1> <1> При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
318 Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов 5 л. 5 л.
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
319 Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др. 5 л. 5 л.
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
320 Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов, алмазов и изделий из них 3 л. 3 л.
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
321 Сведения о расходовании кредитов:
а) годовые 5 л. 5 л.
б) квартальные 3 г. 3 г.
322 Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и другие 5 л. 5 л.
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
323 Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации 3 г. <1> 3 г. <1> <1> При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
324 Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию До минования надобности <1> До минования надобности <1> <1> Не менее 5 лет
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
325 Исполнительные листы До минования надобности <1> До минования надобности <1> <1> Не менее 5 лет
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
326 Поручения - обязательства за товары, полученные в кредит, переписка по оформлению поручений - обязательств До минования надобности <1> До минования надобности <1> <1> Не менее 5 лет
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
327 Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и другие До минования надобности <1> До минования надобности <1> <1> Не менее 3 лет
328 Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях До минования надобности <1> До минования надобности <1> <1> Не менее 5 лет
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
329 Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов Пост. До переоценки
330 Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств Пост. До переоценки
331 Паспорта зданий <1>, сооружений <1> и оборудования 3 г. <2> 3 г. <2> <1> Паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства, - пост.
<2> После ликвидации основных средств
332 Переписка о паспортизации зданий и сооружений 5 л. 5 л.
333 Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы 3 г. 3 г.
334 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы (справки, информации, докладные записки) к ним 5 л. <1> 5 л. <1> <1> При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
335 Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам) 3 г. 3 г.
336 Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и другие 5 л. 5 л.
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
337 Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) 5 л. <1> 5 л. <1> <1> После истечения срока действия договора, соглашения при условии завершения ревизий
(в ред. Письма ПФ РФ от 26.07.96 N 13-12/5214-ИН)
338 Реестры договоров 3 г. 3 г.
339 Договоры о материальной ответственности 5 л. <1> 5 л. <1> <1> После увольнения материально - ответственного лица
340 Образцы подписей (материально - ответственных лиц) До минования надобности До минования надобности