"РУКОВОДЯЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ АУДИТУ. ПРОЦЕДУРЫ АУДИТА. ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДОЙ. ГОСТ Р ИСО 14011-98" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 21.10.98 N 378)
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Предисловие
1. РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) и Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации (ВНИИстандарт) Госстандарта России.
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.
2. ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 21 октября 1998 года N 378.
3. Настоящий стандарт представляет собой аутентичный текст международного стандарта ИСО 14011-96 "Руководящие указания по экологическому аудиту. Процедуры аудита. Проведение аудита систем управления окружающей средой".
4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
ВведениеУ разного рода организаций может возникнуть необходимость продемонстрировать свою ответственность за состояние окружающей среды. В качестве одного из путей удовлетворения этой необходимости были выдвинуты концепция систем управления окружающей средой и связанная с ними практика проведения экологических аудитов. Эти системы предназначены для того, чтобы помочь организации установить и постоянно выполнять требования, касающиеся ее экологической политики и целей, требования стандартов и другие требования.
Настоящий стандарт содержит процедуры проведения аудита систем управления окружающей средой. Он предназначен для организаций любого типа и масштаба, которые используют систему управления окружающей средой.
1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯНастоящий стандарт устанавливает процедуры аудита, обеспечивающие планирование и проведение аудита системы управления окружающей средой, для определения ее соответствия критериям аудита системы управления окружающей средой.
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИСледующие стандарты содержат положения, которые путем ссылки в этом тексте, составляют положения настоящего стандарта. Все стандарты подлежат пересмотру, и сторонами соглашений, основанных на настоящем стандарте, рекомендуется найти возможность применения самых последний изданий стандартов, перечисленных ниже.
ГОСТ Р ИСО 14001-98 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению.
ГОСТ Р ИСО 14010-98 Руководящие указания по экологическому аудиту. Основные принципы.
ГОСТ Р ИСО 14012-98 Руководящие указания по экологическому аудиту. Квалификационные критерии для аудиторов в области экологии
3 ОПРЕДЕЛЕНИЯПрименительно к этому стандарту вместе с перечисленными ниже определениями используются определения, приведенные в ГОСТ Р ИСО 14010 и ГОСТ Р ИСО 14011.
Примечание- Термины и определения в области управления окружающей средой даны в ИСО 14050.
3.1 Система управления окружающей средой (environmental management system) - часть общей системы административного управления, которая включает в себя организационную структуру, планирование, ответственность, методы, процедуры, процессы и ресурсы для разработки, внедрения, выполнения, анализа и поддержания экологической политики (ГОСТ Р ИСО 14001).
3.2 Аудит системы управления окружающей средой (environmental management system audit) - систематический документально оформленный процесс проверки объективно получаемых и оцениваемых аудиторских данных для определения соответствия системы управления окружающей средой, принятой в данной организации, критериям аудита такой системы, а также для сообщения результатов, полученных в ходе этого процесса, клиенту.
3.3 Критерии аудита системы управления окружающей средой (environmental managementsystem audit criteria) - политика, методы, процедуры или требования, например содержащиеся в ГОСТ Р ИСО 14001, и, если уместно, любые дополнительные требования к системе управления окружающей средой, с которыми аудитор сравнивает собранные аудиторские данные о системе управления окружающей средой в данной организации.
4 ЦЕЛЬ, РОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДОЙ4.1 Цели аудита
Аудит системы управления окружающей средой должен преследовать определенные цели; ниже приведены примеры типичных целей аудита:
а) определить соответствие системы управления окружающей средой проверяемой организации критериям аудита системы управления окружающей средой;
б) определить, внедрена ли и поддерживается ли система управления окружающей средой проверяемой организации должным образом;
в) идентифицировать области для потенциального улучшения системы управления окружающей средой проверяемой организации;
г) оценить способность процесса внутреннего анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность и эффективность системы управления окружающей средой;
д) провести оценку системы управления окружающей средой в организации, у которой есть намерения установить контрактные отношения, например, с потенциальным поставщиком или партнером по совместному предприятию.
4.2 Роль, ответственность и деятельность
4.2.1 Ведущий аудитор
Ведущий аудитор отвечает за обеспечение действенного и эффективного проведения и завершения аудита в соответствии с объемом и планами аудита, утвержденными клиентом.
Кроме того, в обязанности и деятельность ведущего аудитора должны входить:
а) консультации с клиентом и проверяемой организацией, если уместно, при определении критериев и объема аудита;
б) получение надлежащей исходной информации, необходимой для достижения целей аудита, например, подробности о деятельности проверяемой организации, ее продукции, услугах, местоположении и непосредственном окружении, а также подробности предыдущих аудитов;
в) определение выполнения требований к экологическому аудиту, приведенных в ГОСТ Р ИСО 14010;
г) формирование аудиторской группы с учетом возможных конфликтов интересов и согласование состава группы с клиентом;
д) руководство работой аудиторской группы согласно указаниям ГОСТ Р ИСО 14010 и настоящего стандарта;
е) разработка плана аудита при соответствующих консультациях с клиентом, проверяемой организацией и членами аудиторской группы;
ж) сообщение окончательного плана аудита аудиторской группе, проверяемой организации и клиенту;
з) координация подготовки рабочих документов и подробных процедур, а также инструктаж аудиторской группы;
и) поиск путей решения любых проблем, возникающих в процессе аудита;
к) признание факта, когда цели аудита становятся недостижимыми, и извещение клиента и проверяемой организации о причинах этого;
л) осуществлять представительство аудиторской группы в дискуссиях с проверяемой организацией до, во время и после аудита;
м) немедленное оповещение проверяемой организации об обнаружении критических несоответствий во время аудита;
н) предоставление клиенту ясного с окончательными выводами заключения по аудиту в течение времени, установленного в плане аудита;
о) выдача рекомендаций по улучшению системы управления окружающей средой, если это предусмотрено в рамках объема аудита.
4.2.2 Аудитор
В обязанности и деятельность аудитора должны входить:
а) выполнение распоряжений ведущего аудитора и его поддержка;
б) объективное, эффективное и действенное планирование и выполнение порученного задания в объеме аудита;
в) сбор и анализ надлежащих и достаточных аудиторских данных для определения результатов аудита и получения выводов по аудиту относительно системы управления окружающей средой;
г) подготовка рабочих документов под руководством ведущего аудитора;
д) документирование отдельных результатов аудита;
е) сохранение документов по аудиту и представление этих документов по требованию;
ж) оказание помощи в написании аудиторского заключения.
4.2.3 Аудиторская группа
Процесс отбора членов аудиторской группы должен гарантировать, что аудиторская группа будет обладать широким опытом и специальными знаниями, необходимыми для проведения аудита.
Следует учитывать:
а) квалификация, например, по ГОСТ Р ИСО 14012;
б) тип организации, процессы, деятельность или функции, подвергаемые аудиту;
в) количество и специализацию отдельных членов аудиторской группы, а также языковые знания;
г) любой возможный конфликт интересов между членами аудиторской группы и проверяемой организацией;
д) требования клиентов и органов по сертификации и аккредитации.
В аудиторскую группу могут быть также включены технические эксперты и помощники аудиторов, приемлемые для клиента, проверяемой организации и ведущего аудитора.
4.2.4 Клиент
В обязанности и деятельность клиента должны входить:
а) определение необходимости аудита;
б) контактирование с проверяемой организацией, чтобы добиться полного сотрудничества с ней и начать процесс;
в) определение целей аудита;
г) выбор ведущего аудитора или аудиторской организации и, если уместно, утверждение состава аудиторской группы;
д) предоставление необходимых полномочий и ресурсов, чтобы сделать возможным проведение аудита;
е) консультации с ведущим аудитором по поводу определения объема аудита;
ж) утверждение критериев аудита системы управления окружающей средой;
з) утверждение плана аудита;
и) получение аудиторского заключения и решение о его рассылке.
4.2.5 Проверяемая организация
В обязанности и деятельность проверяемой организации должны входить:
а) информирование служащих о целях и объеме аудита, если это необходимо;
б) предоставление помещений для аудиторской группы, чтобы обеспечить эффективность и действенность процесса аудита;
в) назначение ответственных и компетентных сотрудников для сопровождения членов аудиторской группы, которые должны действовать в качестве гидов на местах и гарантировать, что аудиторская группа осведомлена о требованиях здравоохранения, безопасности и других соответствующих нормах гигиены труда;
г) обеспечение доступа к помещениям, персоналу, надлежащей информации и зарегистрированным данным для аудиторов по их требованию;
д) сотрудничество с аудиторской группой, чтобы достичь целей аудита;
е) получение экземпляра аудиторского заключения, если только клиент специально не исключает эту организацию из перечня рассылки заключения.
5 ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА5.1 Инициирование аудита
5.1.1 Объем аудита
Объем аудита описывает глубину и границы аудита в терминах таких факторов, как физическое расположение и деятельность организации, а также форма отчетности. Объем аудита определяется клиентом и ведущим аудитором. Обычно при определении объема аудита консультируются с проверяемой организацией. Любые последующие изменения объема аудита требуют согласования с клиентом и ведущим аудитором.
Ресурсы, выделенные для аудита, должны быть достаточны для назначенного объема.
5.1.2 Предварительный анализ документов
В начале процесса аудита ведущий аудитор должен проанализировать документацию организации, такую, как заявления об экологической политике, программы, зарегистрированные данные или руководства, чтобы ознакомится с их требованиями к системе управления окружающей средой. При этом следует использовать всю надлежащую исходную информацию о структуре проверяемой организации. Если документация признается неадекватной для проведения аудита, об этом следует сообщить клиенту. Не следует расходовать дополнительные ресурсы пока не будут получены дальнейшие инструкции от клиента.
5.2 Подготовка аудита
5.2.1 План аудита
План аудита должен быть гибким, чтобы можно было менять акцент в аудите в зависимости от собранной в процессе аудита информации и эффективно использовать ресурсы.
План должен, по возможности, включать:
а) цели и объем аудита;
б) критерии аудита;
в) идентификацию структурных и функциональных единиц проверяемой организации, подлежащих аудиту;
г) идентификацию служб и/или отдельных лиц в структуре проверяемой организации, которые несут основную непосредственную ответственность за систему управления окружающей средой проверяемой организации;
д) идентификацию тех элементов системы управления окружающей средой проверяемой организации, которые имеют высокий приоритет с точки зрения аудита;
е) процедуры по проведению аудита элементов системы управления окружающей средой проверяемой организации, подходящие для структуры проверяемой организации;
ж) рабочий язык и язык аудиторских заключений;
з) идентификацию ссылочных документов;
и) ожидаемое время и продолжительность основных видов деятельности по аудиту;
к) даты и места, где должен проводиться аудит;
л) идентификацию членов аудиторской группы;
м) график совещаний с руководством проверяемой организации;
н) требования конфиденциальности;
о) содержание и форму заключения, ожидаемую дату выпуска и рассылки аудиторского заключения;
п) требования к сохранению документов.
План аудита следует передать клиенту, членам аудиторской группы и проверяемой организации. Клиент должен проанализировать и утвердить этот план.
Если проверяемая организация имеет возражения против каких-либо положения плана, о них следует сообщить ведущему аудитору. Ведущий аудитор, проверяемая организация и клиент должны решить эти вопросы до проведения аудита. Любой пересмотренный план аудита следует согласовать между заинтересованными сторонами до или во время проведения аудита.
5.2.2 Распределение обязанностей в аудиторской группе
Каждому члену аудиторской группы следует поручать проверку конкретных элементов системы управления окружающей средой, функций или видов деятельности. Он должен быть проинструктирован по поводу процедуры аудита, которой он должен следовать. Такое распределение обязанностей должно выполняться ведущим аудитором при консультации с соответствующими членами аудиторской группы. Во время аудита ведущий аудитор в рабочем порядке может производить изменения в распределении обязанностей с тем, чтобы обеспечить оптимальное достижение целей аудита.
5.2.3 Рабочие документы
Рабочие документы, необходимые для обеспечения аудиторских исследований, могут включать:
а) бланки для документального оформления дополнительных аудиторских данных и результатов аудита;
б) процедуры и контрольные перечни, используемые для проведения оценки элементов системы управления окружающей средой;
в) протоколы заседаний.
Рабочие документы должны храниться по меньшей мере до завершения аудита; документы, содержащие конфиденциальную или запатентованную информацию, члены аудиторской группы должны хранить надлежащим образом в безопасном месте.
5.3 Проведение аудита
5.3.1 Первое заседание
Необходимо провести заседание, открывающее аудит. Цель этого заседания заключается в том, чтобы:
а) представить членов аудиторской группы руководству проверяемой организации;
б) изучить объем, цели и план аудита и согласовать сроки аудита;
в) представить краткое изложение методов и процедур, которые должны использоваться при проведении аудита;
г) установить официальные каналы связи между аудиторской группой и проверяемой организацией;
д) подтвердить, что ресурсы и помещения, необходимые аудиторской группе, предоставлены;
е) подтвердить время и дату заключительного заседания;
ж) поощрить активное участие проверяемой организации;
з) рассмотреть надлежащие процедуры, касающиеся обеспечения безопасности на месте и поведения в случае аварийной ситуации, для аудиторской группы.
5.3.2 Сбор аудиторских данных
Следует собрать достаточные аудиторские данные, чтобы появилась возможность определить, соответствует ли система управления окружающей средой проверяемой организации критериям аудита системы управления окружающей средой.
Аудиторские данные должны собираться путем опроса, изучения документов и наблюдения за деятельностью и условиями. Следует фиксировать случаи несоответствия критериям аудита системы управления окружающей средой.
Информация, собранная путем опроса, должна быть подтверждена дополнительной информацией, полученной из независимых источников, таких как наблюдения, протоколы и результаты проведенных измерений. Заявления которые не могут быть проверены, должны быть идентифицированы как таковые.
Аудиторская группа должна изучать основы соответствующих программ выборочного контроля и процедуры обеспечения эффективного управления качеством процессов выборочного контроля и измерения, используемых проверяемой организацией как часть своей деятельности, связанной с системой управления окружающей средой.
5.3.3 Результаты аудита
Аудиторская группа должна изучить все полученные ею аудиторские данные, чтобы определить, где система управления окружающей средой не соответствуют критериям аудита системы управления окружающей средой. Аудиторская группа должна затем обеспечить, чтобы обнаруженные аудиторами несоответствия были четко и кратко документированы и подкреплены аудиторскими данными.
Результаты аудита должны быть изучены ответственным руководителем проверяемой организации с точки зрения получения признания фактического основания всех обнаруженных несоответствий.
Примечание - Если это укладывается в рамки согласованного объема аудита, подробности о результатах выявления аудитором соответствий тоже могут быть документально оформлены, но с должной осторожностью во избежание создания впечатления абсолютной уверенности.
5.3.4 Заключительное заседание
После завершения этапа сбора аудиторских данных и до подготовки аудиторского заключения аудиторская группа должна провести заседание вместе с руководством проверяемой организации и лицами, ответственными за проверяемые функции. Основной целью этого заседания является представление результатов аудита проверяемой организации таким образом, чтобы она четко поняла и признала фактическое основание результатов аудита.
Разногласия следует снять, если это возможно, до того, как ведущий аудитор выпустит заключение. Окончательные решения относительно значимости и описания результатов аудита остаются за ведущим аудитором, хотя проверяемая организация или клиент могут не соглашаться с этими результатами.
5.4 Аудиторское заключение и сохранение документов
5.4.1 Подготовка аудиторского заключения
Аудиторское заключение готовится под руководством ведущего аудитора, который несет ответственность за его правильность и полноту. Рассматриваемые в аудиторском заключении вопросы должны соответствовать указанным в плане аудита. Все изменения, возникающие во время подготовки заключения, должны быть согласованы между заинтересованными сторонами.
5.4.2 Содержание аудиторского заключения
Аудиторское заключение должно быть датировано и подписано ведущим аудитором. В нем должны содержаться результаты аудита и/или их резюме со ссылкой на подтверждающие данные. По соглашению между ведущим аудитором и клиентом аудиторское заключение может также содержать следующую информацию:
а) идентификацию организации, прошедшей аудит, и клиента;
б) согласованные цели, объем и план аудита;
в) согласованные критерии, включая перечень ссылочных документов, по которым проводился аудит;
г) период времени и дата(ы), когда проводился аудит;
д) идентификацию представителей проверяемой организации, участвовавших в аудите;
е) идентификацию членов аудиторской группы;
ж) заявление о конфиденциальном характере содержания заключения;
з) перечень рассылки аудиторского заключения;
и) краткое описание процесса аудита, включая все встретившиеся препятствия;
к) выводы по аудиту, например:
- соответствие системы управления окружающей средой критериям аудита системы управления окружающей средой;
- внедрена ли система и поддерживается ли она в рабочем состоянии;
- способен ли процесс внутреннего анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность и эффективность системы управления окружающей средой.
5.4.3 Рассылка аудиторского заключения
Ведущий аудитор должен послать клиенту аудиторское заключение. Вопрос о рассылке аудиторского заключения должен решаться клиентом согласно плану аудита. Проверяемая организация должна получить копию аудиторского заключения, если только клиент специально не исключил ее из перечня рассылки. Для дополнительной рассылки заключения за пределы проверяемой организации требуется ее разрешение. Аудиторские заключения является собственностью только клиента, поэтому аудиторы и все получатели заключений должны уважать и должным образом сохранять их конфиденциальность.
Аудиторское заключение должно быть выпущено в установленный период времени согласно плану аудита. Если это невозможно, о причинах задержки следует официально сообщить и клиенту, и проверяемой организации, а также следует установить новую дату выпуска заключения.
5.4.4 Сохранение документов
Все рабочие документы, а также проект и окончательный вариант заключения по аудиту должны сохраняться по соглашению между клиентом, ведущим аудитором и проверяемой организацией и в соответствии со всеми применяемыми требованиями.
6 ЗАВЕРШЕНИЕ АУДИТААудит завершается, как только заканчиваются все операции, установленные планом аудита.
ПриложениеПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
[1] ИСО 14050-97 Управление окружающей средой. Термины и определения.