Законодательная база Российской Федерации

"РУКОВОДЯЩИЕ УКАЗАНИЯ ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ АУДИТУ. ПРОЦЕДУРЫ АУДИТА. ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДОЙ. ГОСТ Р ИСО 14011-98" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 21.10.98 N 378)

5.1 Инициирование аудита

5.1.1 Объем аудита

Объем аудита описывает глубину и границы аудита в терминах таких факторов, как физическое расположение и деятельность организации, а также форма отчетности. Объем аудита определяется клиентом и ведущим аудитором. Обычно при определении объема аудита консультируются с проверяемой организацией. Любые последующие изменения объема аудита требуют согласования с клиентом и ведущим аудитором.

Ресурсы, выделенные для аудита, должны быть достаточны для назначенного объема.

5.1.2 Предварительный анализ документов

В начале процесса аудита ведущий аудитор должен проанализировать документацию организации, такую, как заявления об экологической политике, программы, зарегистрированные данные или руководства, чтобы ознакомится с их требованиями к системе управления окружающей средой. При этом следует использовать всю надлежащую исходную информацию о структуре проверяемой организации. Если документация признается неадекватной для проведения аудита, об этом следует сообщить клиенту. Не следует расходовать дополнительные ресурсы пока не будут получены дальнейшие инструкции от клиента.

5.2 Подготовка аудита

5.2.1 План аудита

План аудита должен быть гибким, чтобы можно было менять акцент в аудите в зависимости от собранной в процессе аудита информации и эффективно использовать ресурсы.

План должен, по возможности, включать:

а) цели и объем аудита;

б) критерии аудита;

в) идентификацию структурных и функциональных единиц проверяемой организации, подлежащих аудиту;

г) идентификацию служб и/или отдельных лиц в структуре проверяемой организации, которые несут основную непосредственную ответственность за систему управления окружающей средой проверяемой организации;

д) идентификацию тех элементов системы управления окружающей средой проверяемой организации, которые имеют высокий приоритет с точки зрения аудита;

е) процедуры по проведению аудита элементов системы управления окружающей средой проверяемой организации, подходящие для структуры проверяемой организации;

ж) рабочий язык и язык аудиторских заключений;

з) идентификацию ссылочных документов;

и) ожидаемое время и продолжительность основных видов деятельности по аудиту;

к) даты и места, где должен проводиться аудит;

л) идентификацию членов аудиторской группы;

м) график совещаний с руководством проверяемой организации;

н) требования конфиденциальности;

о) содержание и форму заключения, ожидаемую дату выпуска и рассылки аудиторского заключения;

п) требования к сохранению документов.

План аудита следует передать клиенту, членам аудиторской группы и проверяемой организации. Клиент должен проанализировать и утвердить этот план.

Если проверяемая организация имеет возражения против каких-либо положения плана, о них следует сообщить ведущему аудитору. Ведущий аудитор, проверяемая организация и клиент должны решить эти вопросы до проведения аудита. Любой пересмотренный план аудита следует согласовать между заинтересованными сторонами до или во время проведения аудита.

5.2.2 Распределение обязанностей в аудиторской группе

Каждому члену аудиторской группы следует поручать проверку конкретных элементов системы управления окружающей средой, функций или видов деятельности. Он должен быть проинструктирован по поводу процедуры аудита, которой он должен следовать. Такое распределение обязанностей должно выполняться ведущим аудитором при консультации с соответствующими членами аудиторской группы. Во время аудита ведущий аудитор в рабочем порядке может производить изменения в распределении обязанностей с тем, чтобы обеспечить оптимальное достижение целей аудита.

5.2.3 Рабочие документы

Рабочие документы, необходимые для обеспечения аудиторских исследований, могут включать:

а) бланки для документального оформления дополнительных аудиторских данных и результатов аудита;

б) процедуры и контрольные перечни, используемые для проведения оценки элементов системы управления окружающей средой;

в) протоколы заседаний.

Рабочие документы должны храниться по меньшей мере до завершения аудита; документы, содержащие конфиденциальную или запатентованную информацию, члены аудиторской группы должны хранить надлежащим образом в безопасном месте.

5.3 Проведение аудита

5.3.1 Первое заседание

Необходимо провести заседание, открывающее аудит. Цель этого заседания заключается в том, чтобы:

а) представить членов аудиторской группы руководству проверяемой организации;

б) изучить объем, цели и план аудита и согласовать сроки аудита;

в) представить краткое изложение методов и процедур, которые должны использоваться при проведении аудита;

г) установить официальные каналы связи между аудиторской группой и проверяемой организацией;

д) подтвердить, что ресурсы и помещения, необходимые аудиторской группе, предоставлены;

е) подтвердить время и дату заключительного заседания;

ж) поощрить активное участие проверяемой организации;

з) рассмотреть надлежащие процедуры, касающиеся обеспечения безопасности на месте и поведения в случае аварийной ситуации, для аудиторской группы.

5.3.2 Сбор аудиторских данных

Следует собрать достаточные аудиторские данные, чтобы появилась возможность определить, соответствует ли система управления окружающей средой проверяемой организации критериям аудита системы управления окружающей средой.

Аудиторские данные должны собираться путем опроса, изучения документов и наблюдения за деятельностью и условиями. Следует фиксировать случаи несоответствия критериям аудита системы управления окружающей средой.

Информация, собранная путем опроса, должна быть подтверждена дополнительной информацией, полученной из независимых источников, таких как наблюдения, протоколы и результаты проведенных измерений. Заявления которые не могут быть проверены, должны быть идентифицированы как таковые.

Аудиторская группа должна изучать основы соответствующих программ выборочного контроля и процедуры обеспечения эффективного управления качеством процессов выборочного контроля и измерения, используемых проверяемой организацией как часть своей деятельности, связанной с системой управления окружающей средой.

5.3.3 Результаты аудита

Аудиторская группа должна изучить все полученные ею аудиторские данные, чтобы определить, где система управления окружающей средой не соответствуют критериям аудита системы управления окружающей средой. Аудиторская группа должна затем обеспечить, чтобы обнаруженные аудиторами несоответствия были четко и кратко документированы и подкреплены аудиторскими данными.

Результаты аудита должны быть изучены ответственным руководителем проверяемой организации с точки зрения получения признания фактического основания всех обнаруженных несоответствий.

Примечание - Если это укладывается в рамки согласованного объема аудита, подробности о результатах выявления аудитором соответствий тоже могут быть документально оформлены, но с должной осторожностью во избежание создания впечатления абсолютной уверенности.

5.3.4 Заключительное заседание

После завершения этапа сбора аудиторских данных и до подготовки аудиторского заключения аудиторская группа должна провести заседание вместе с руководством проверяемой организации и лицами, ответственными за проверяемые функции. Основной целью этого заседания является представление результатов аудита проверяемой организации таким образом, чтобы она четко поняла и признала фактическое основание результатов аудита.

Разногласия следует снять, если это возможно, до того, как ведущий аудитор выпустит заключение. Окончательные решения относительно значимости и описания результатов аудита остаются за ведущим аудитором, хотя проверяемая организация или клиент могут не соглашаться с этими результатами.

5.4 Аудиторское заключение и сохранение документов

5.4.1 Подготовка аудиторского заключения

Аудиторское заключение готовится под руководством ведущего аудитора, который несет ответственность за его правильность и полноту. Рассматриваемые в аудиторском заключении вопросы должны соответствовать указанным в плане аудита. Все изменения, возникающие во время подготовки заключения, должны быть согласованы между заинтересованными сторонами.

5.4.2 Содержание аудиторского заключения

Аудиторское заключение должно быть датировано и подписано ведущим аудитором. В нем должны содержаться результаты аудита и/или их резюме со ссылкой на подтверждающие данные. По соглашению между ведущим аудитором и клиентом аудиторское заключение может также содержать следующую информацию:

а) идентификацию организации, прошедшей аудит, и клиента;

б) согласованные цели, объем и план аудита;

в) согласованные критерии, включая перечень ссылочных документов, по которым проводился аудит;

г) период времени и дата(ы), когда проводился аудит;

д) идентификацию представителей проверяемой организации, участвовавших в аудите;

е) идентификацию членов аудиторской группы;

ж) заявление о конфиденциальном характере содержания заключения;

з) перечень рассылки аудиторского заключения;

и) краткое описание процесса аудита, включая все встретившиеся препятствия;

к) выводы по аудиту, например:

- соответствие системы управления окружающей средой критериям аудита системы управления окружающей средой;

- внедрена ли система и поддерживается ли она в рабочем состоянии;

- способен ли процесс внутреннего анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность и эффективность системы управления окружающей средой.

5.4.3 Рассылка аудиторского заключения

Ведущий аудитор должен послать клиенту аудиторское заключение. Вопрос о рассылке аудиторского заключения должен решаться клиентом согласно плану аудита. Проверяемая организация должна получить копию аудиторского заключения, если только клиент специально не исключил ее из перечня рассылки. Для дополнительной рассылки заключения за пределы проверяемой организации требуется ее разрешение. Аудиторские заключения является собственностью только клиента, поэтому аудиторы и все получатели заключений должны уважать и должным образом сохранять их конфиденциальность.

Аудиторское заключение должно быть выпущено в установленный период времени согласно плану аудита. Если это невозможно, о причинах задержки следует официально сообщить и клиенту, и проверяемой организации, а также следует установить новую дату выпуска заключения.

5.4.4 Сохранение документов

Все рабочие документы, а также проект и окончательный вариант заключения по аудиту должны сохраняться по соглашению между клиентом, ведущим аудитором и проверяемой организацией и в соответствии со всеми применяемыми требованиями.