Законодательная база Российской Федерации

ПИСЬМО Рособразования от 22.10.2009 N 17-187 "ОБ ОБЕСПЕЧЕНИИ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ"

Обезличивание ИСПДн позволяет сохранить действующий порядок доступа пользователей, включая удаленный. Единственным отличием является размещение и использование в обезличенных ИСПДн личных кодов вместо ФИО субъектов персональных данных. При этом нельзя ограничиться обезличиванием вновь вводимых персональных данных, а ранее накопленные оставить в той же базе данных без изменения. Неиспользуемые персональные данные за предшествующие годы целесообразно скопировать на съемные оптические носители и удалить из действующих ИСПДн.

Обезличивание является наиболее приемлемым способом приведения в соответствие требованиям законодательства интегрированных многофункциональных ИСПДн и распределенных ИСПДн, использующих для обмена данными сети общего пользования.

Обезличивание небольших по объему баз данных может осуществляться вручную. Для обезличивания больших объемов персональных данных целесообразно формировать специальные SQL-запросы.

Наиболее просто обезличить ИСПДн, в которых ФИО использовались только в качестве логинов или паролей для доступа учащихся к информационным системам обеспечения учебного процесса. В этом случае достаточно изменить способ формирования идентификационных данных. Функциональность и порядок использования таких обезличенных информационных систем полностью сохраняются.

Возможен также универсальный способ обезличивания и последующей эксплуатации недоступных для самостоятельной модернизации ИСПДн, которые позволяют выводить предназначенные для распечатки бухгалтерские и иные документы в файл в формате MS Excel или MS Word для последующего редактирования. Он заключается в разработке несложной программы или макроса для автоматической обратной замены личных кодов на ФИО в выгруженных из ИСПДн для распечатки документах. Файлы кодификатора (таблицы соответствия) ФИО и личных кодов могут быть легко сформированы путем выгрузки нужной формы из действующей ИСПДн и последующей ручной ее обработки, например в Excel, с конвертированием в файлы требуемого формата.

Важными достоинствами указанного способа обезличивания ИСПДн, кроме универсальности, являются:

- сохранение функциональности и сервисного сопровождения обезличиваемых действующих ИСПДн без их программной модернизации;

- использование единого кодификатора ФИО, содержащего персональные данные 3 категории, для распечатки документов, выгружаемых из различных обезличиваемых ИСПДн;

- возможность децентрализованного использования кодификатора ФИО на отдельных АРМ;

- обеспечение надлежащего хранения и использования кодификатора ФИО на защищенном встроенном или отдельном внешнем носителе;

- возможность редактирования и дополнения кодификатора ФИО средствами MS Office.

Если численность учащихся превышает 1000 человек и класс ИСПДн соответствует К2, то кодификатор ФИО также может быть разбит на отдельно хранимые части (файлы), не превышающие 1000 человек (по годам зачисления, курсам, факультетам и др.). При этом база обезличенных данных может оставаться общей.