Законодательная база Российской Федерации

"ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (утв. Минобразованием РФ 06.05.2002)

5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах управления образованием создаются поисковые системы по документам.

5.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

5.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документа и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

5.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

- классификатора вопросов деятельности органа управления образованием;

- классификатора видов документа;

- классификатора корреспондентов;

- классификатора резолюций;

- классификатора исполнителей;

- классификатора результатов исполнения документов;

- номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

5.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащейся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

5.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа управления образованием, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам органа управления образованием, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.

5.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган управления образованием как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.

5.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется органами управления образованием в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.