Законодательная база Российской Федерации

В целях регулирования взаимоотношений между учреждениями Государственной архивной службы России и центральными органами федеральной исполнительной власти, государственными учреждениями, организациями и предприятиями, а также совершенствования ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве Совет Министров - Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Установить, что центральные органы федеральной исполнительной власти, министерства, ведомства республик в составе Российской Федерации, государственные учреждения, организации и предприятия:

осуществляют временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в создаваемых ими ведомственных архивах или других структурных подразделениях, на которые возлагаются соответствующие функции;

обеспечивают учет, сохранность, использование, своевременный отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации к передаче на государственное хранение в соответствии с правилами, установленными Государственной архивной службой России;

передают документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации в учреждениях Государственной архивной службы России по истечении предельных сроков ведомственного хранения в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на государственное хранение, выполняются за счет средств центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы;

разрабатывают по согласованию с Государственной архивной службой России и утверждают в установленном порядке нормативно-методические материалы, определяющие порядок хранения документов,

организацию их в делопроизводстве, работу ведомственных архивных и делопроизводственных служб.

Ведомственный контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела государственными учреждениями, организациями и предприятиями осуществляется центральными органами федеральной исполнительной власти, министерствами и ведомствами республик в составе Российской Федерации, в ведении которых они находятся.

2. Установить предельные сроки ведомственного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации:

для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе Российской Федерации) подчинения - 15 лет;

для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт - Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих органов управления (местной администрации), а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;

для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел - 75 лет;

для научно-технической документации - до утраты практической значимости, но не более 25 лет;

для кинофильмов, киножурналов, звуко- и видеозаписей - до окончания копирования, но не более 3 лет;

для фотодокументов - 3 года;

для машинно-ориентированных документов - 5 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть изменены Государственной архивной службой России по согласованию с соответствующей организацией.

3. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России, после утверждения соответствующим государственным архивом описей на дела постоянного хранения и по личному составу.

4. Сроки и порядок передачи на государственное хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности негосударственных организаций, в том числе общественных объединений, ассоциаций, совместных предприятий и международных объединений, определяются с согласия их собственников на основе договора, заключенного между негосударственной организацией и учреждением Государственной архивной службы России.

5. При реорганизации или ликвидации центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации, государственных учреждений, организаций и предприятий, а также в случае их перехода в иной вид собственности образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам, определяемым соответствующими органами государственной власти и управления, а при отсутствии правопреемников передаются учреждениям Государственной архивной службы России.

Для решения вопроса о дальнейшем хранении документов в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители учреждений Государственной архивной службы России.

6. Государственная архивная служба России и ее учреждения:

определяют виды государственных учреждений, организаций и предприятий, документы которых должны передаваться на государственное хранение, а также состав документов, отнесенных к государственной части Архивного фонда Российской Федерации;

защищают интересы Архивного фонда Российской Федерации при реорганизации и ликвидации центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации, государственных учреждений, организаций и предприятий, а также в случае перехода их в иной вид собственности.

Первый заместитель
Председателя Совета Министров -
Правительства Российской Федерации
В.ШУМЕЙКО