ПРИКАЗ ФМС РФ от 01.06.2012 N 196 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН, ОБЕСПЕЧЕНИЮ СВОЕВРЕМЕННОГО И В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ РАССМОТРЕНИЯ ИХ УСТНЫХ И ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ С УВЕДОМЛЕНИЕМ ГРАЖДАН О ПРИНЯТИИ РЕШЕНИЙ В УСТАНОВЛЕННЫЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СРОК"
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур по предоставлению государственной услуги, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
Перечень административных процедур
62. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги включает:
прием письменных обращений граждан и обращений граждан, поступивших в электронной форме;
регистрация, первичная проверка письменных обращений граждан и обращений граждан, поступивших в электронной форме;
переадресация, подготовка к рассмотрению письменных обращений граждан и обращений граждан, поступивших в электронной форме;
рассмотрение письменных обращений граждан и обращений граждан, поступивших в электронной форме;
подготовка и направление ответов на письменные обращения граждан и обращения граждан, поступившие в электронной форме;
особенности выполнения административных процедур по обращениям, связанным с фактами коррупции в ФМС России и ее территориальных органах;
оформление дел по обращениям граждан;
аналитическая работа ФМС России по обращениям граждан.
63. Блок-схемы последовательности действий при предоставлении государственной услуги в части работы с письменными обращениями граждан, при организации и проведении личного приема граждан в ФМС России и ее территориальных органах представлены в приложениях N 2 - 4 к Административному регламенту.
Прием письменных обращений граждан и обращений граждан, поступивших в электронной форме64. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление письменного обращения гражданина в ФМС России (территориальный орган) или обращения гражданина в электронной форме.
65. Первичная обработка обращений, поступающих по почте, осуществляется сотрудниками структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа), ответственного за прием корреспонденции, и включает в себя проверку правильности адресования корреспонденции, вскрытие конвертов, а также проверку наличия указанных автором вложений и приложений.
Ошибочно присланные письма возвращаются на почту невскрытыми. Если в конверте отсутствует письменное вложение либо обнаружилась недостача упоминаемых автором документов, составляется акт, в учетную форму вносятся соответствующие отметки.
Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения граждан, сохраняются вместе с обращениями.
Конверты с пометкой "лично директору", "лично руководителю", не вскрывая, передаются ответственному должностному лицу для доклада директору ФМС России (руководителю территориального органа).
66. Обращения, прошедшие первичную обработку, передаются сотрудникам уполномоченного подразделения ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений для регистрации.
67. Обращения граждан в форме электронного сообщения, направленного путем заполнения специальной формы на официальном сайте ФМС России или ее территориального органа, а также направленные по адресу электронной почты территориального органа, поступают в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений и переводятся в бумажную форму (распечатываются). Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном Административным регламентом для работы с письменными обращениями граждан.
Регистрация, первичная проверка письменных обращений граждан и обращений граждан, поступивших в электронной форме68. Регистрация письменных обращений граждан производится сотрудниками уполномоченного подразделения ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений в течение трех дней с даты их поступления в ФМС России (территориальный орган).
Регистрация обращений осуществляется в регистрационно-контрольной форме в журнале учета письменных обращений граждан либо в автоматизированной информационной системе <*>.
<*> Далее - "учетная форма".
Автоматизированная информационная система должна обеспечивать проверку обращений на повторность, надежное хранение не менее пяти лет всех сведений об обращениях, перечисленных в пункте 72 Административного регламента, а также подсчет и обобщение статистических данных.
В случае приема обращения непосредственно в приемной ФМС России (территориального органа), по просьбе гражданина, на втором экземпляре обращения проставляется отметка о получении и дата. При этом сотрудником, принявшим обращение, разъясняется гражданину о регистрации обращений в течение трех дней с момента поступления в ФМС России (территориальный орган).
69. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1.
При использовании автоматизированной информационной системы обращения регистрируются в хронологическом порядке.
При журнальном учете журнал учета письменных обращений граждан делится на разделы, каждый из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии автора обращения (алфавитный журнал). Нумерация обращений в каждом разделе начинается с номера 1. Перед регистрационным номером проставляется первая буква фамилии автора обращения. Регистрационный номер может быть дополнен другими буквенными или цифровыми обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск и анализ обращений.
70. Регистрационный номер и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, который проставляется на лицевой стороне первого листа на свободном от текста месте либо на оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу.
Если обращение поступило из организации, то указанные реквизиты проставляются на сопроводительном письме организации.
Обращение гражданина, поступившее с сопроводительным письмом должностного лица государственного органа или органа местного самоуправления, учитывается по фамилии гражданина, с указанием фамилии должностного лица, направившего обращение, в графе "Примечание" учетной формы.
71. Сотрудник, в обязанности которого входит регистрация обращений граждан, определяет вид поступившего обращения (предложение, заявление или жалоба).
Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность ФМС России и (или) ее территориальных органов, по развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
72. В учетную форму вносятся следующие основные реквизиты обращения заявителя:
наименование вида обращения, с отдельным выделением начальной буквы вида обращения (предложение - П, заявление - З, жалоба - Ж);
фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый (электронный) адрес;
дата регистрации обращения, регистрационный номер;
количество листов обращения и наличие приложений;
сведения о повторности или многократности обращения;
краткое содержание обращения;
подразделение-исполнитель;
срок исполнения обращения;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
движение обращения;
дата и результат рассмотрения обращения.
73. Повторному обращению заявителя присваивается очередной регистрационный номер. В учетной форме делается отметка "повторно" и в соответствующей графе учетной формы указывается регистрационный номер предыдущего обращения.
Повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или автор не согласен с принятым по его обращению решением.
Не считаются повторными обращения одного и того же автора по разным вопросам.
74. Повторные и многократные обращения докладываются уполномоченному должностному лицу с приложением материалов по предыдущим обращениям.
75. Анонимное обращение - письменное обращение, в котором не указана фамилия гражданина, его направившего, - регистрируется и учитывается в отдельном разделе журнала учета письменных обращений, а при использовании автоматизированной информационной системы в соответствующем реквизите проставляется слово "анонимное".
Анонимные обращения рассматриваются руководителем уполномоченного подразделения ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений, его заместителем и списываются на основании резолюции директора (заместителя директора) ФМС России, руководителя (заместителя руководителя) территориального органа, должностного лица либо уполномоченного на то лица на служебной записке.
Анонимные обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежат направлению в соответствующее подразделение ФМС России, территориального органа или другой государственный орган в соответствии с их компетенцией, о чем в учетной форме делается соответствующая отметка.
76. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, а также текст которых не поддается прочтению, регистрируются в порядке, предусмотренном Административным регламентом.
По обращению, некорректному по содержанию, автору направляется уведомление о недопустимости злоупотребления правом.
Переадресация, подготовка к рассмотрению письменных обращений граждан и обращений граждан, поступивших в электронной форме77. Письменное обращение с приложенными материалами (в случае их наличия), содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию ФМС России, в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением заявителя о переадресации обращения, за исключением случая, когда текст обращения не поддается прочтению.
78. Руководитель уполномоченного подразделения ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений, его заместители, а также должностное лицо ФМС России (территориального органа) при переадресации письменного обращения на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу могут запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.
79. В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие органы государственной власти, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
80. Обращения граждан, поступившие в ФМС России, уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений, могут направляться для рассмотрения и принятия решения в территориальные органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. О результатах рассмотрения таких обращений территориальные органы ФМС России информируют уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений с приложением копии ответа заявителю.
81. ФМС России, территориальные органы по направленному в установленном порядке запросу органа государственной власти, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение пятнадцати дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления сведений.
82. Поступившие в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений, а также должностному лицу ФМС России обращения после их регистрации в зависимости от содержания докладываются директору (заместителю директора) ФМС России, руководителю (заместителю руководителя) территориального органа либо направляются в соответствующие структурные подразделения центрального аппарата ФМС России, территориальных органов, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
83. Обращения, поступившие на рассмотрение в ФМС России из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного по правам ребенка в Российской Федерации и других органов государственной власти, исполнение которых поставлено на контроль в названных органах или в случае указания на необходимость информирования названных органов о результатах их рассмотрения, а также обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащие указание на нарушение законодательства Российской Федерации заместителями директора ФМС России, начальниками структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, докладываются директору ФМС России в течение одного дня с момента регистрации уполномоченным подразделением ФМС России по рассмотрению обращений.
84. Директор (заместитель директора) ФМС России, руководитель (заместитель руководителя) территориального органа, начальники структурных подразделений центрального аппарата ФМС России (территориального органа), руководитель уполномоченного подразделения ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений, его заместитель принимают решение в трехдневный срок со дня регистрации обращений, поступивших на их имя, в форме резолюции, которая размещается на первом листе обращения на свободном от текста месте. Если резолюция написана на отдельном листе бумаги, то на ней указываются дата и регистрационный номер рассмотренного обращения.
В резолюции по обращению определяются исполнитель и срок его рассмотрения, а также необходимость осуществления контроля.
85. Обращение, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц ФМС России (территориального органа), не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа гражданину. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решения или действия (бездействие) в установленном порядке в суд.
86. Сотрудник, в обязанности которого входит регистрация поступающих обращений, переносит в учетную форму содержание резолюции и направляет обращение на исполнение согласно резолюции.
87. Согласно резолюции директора (заместителя директора) ФМС России, руководителя (заместителя руководителя) территориального органа, начальника структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (в части компетенции) копии обращения направляются в соответствующие структурные подразделения центрального аппарата ФМС России, территориального органа, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, для подготовки ответа в десятидневный срок.
88. Обращение, поступившее на имя начальника структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа), в соответствии с его резолюцией направляется исполнителям для подготовки ответа.
89. В случае если структурное подразделение центрального аппарата ФМС России (территориального органа), ответственное за рассмотрение письменного обращения, считает, что вопросы, содержащиеся в обращении гражданина, не относятся к его компетенции, обращение (в день получения или на следующий рабочий день) должно быть возвращено в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений служебной запиской с соответствующим обоснованием.
Если обращение направлено на рассмотрение в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России, территориального органа в соответствии с резолюцией директора (заместителя директора) ФМС России, руководителя (заместителя руководителя) территориального органа вопрос об изменении структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа), ответственного за рассмотрение письменного обращения, в обязательном порядке повторно докладывается служебной запиской или лично директору ФМС России (руководителю территориального органа), заместителю директора ФМС России (заместителю руководителя территориального органа), давшим поручение.
В случае изменения резолюции директором (заместителем директора) ФМС России, руководителем (заместителем руководителя) территориального органа обращение направляется в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений для внесения изменений в сведения, содержащиеся в учетной форме, и направления обращения гражданина новому исполнителю.
90. Передача обращения согласно резолюции директора ФМС России или его заместителей из одного структурного подразделения центрального аппарата ФМС России в другое осуществляется через уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений. В учетную форму вносится необходимая информация, после чего обращение передается на исполнение в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России по принадлежности.
91. Согласно резолюции директора ФМС России или его заместителей о проведении проверки по фактам, изложенным в обращении, копия обращения (с приложенными к нему материалами и документами, содержащими сведения об обстоятельствах, имеющих значение для подготовки заключения) подлежит направлению уполномоченным подразделением ФМС России по рассмотрению обращений в соответствующие территориальные органы для представления заключения в десятидневный срок. В запросе может содержаться указание на необходимость представления копий документов, необходимых для рассмотрения обращения.
Заключение составляется в произвольной форме, должно содержать объективный анализ собранных материалов, а также выводы по итогам проверки, в том числе решение о списании материалов в дело. Заключение подписывается сотрудником, производившим проверку, и утверждается начальником структурного подразделения центрального аппарата ФМС России, территориального органа.
Если в ходе проверки по обращению выявлены нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности сотрудников ФМС России, территориального органа, злоупотребления должностных лиц служебным положением, а также необоснованность принятых ими решений, явившихся причиной жалобы, в заключении указываются меры, принятые в отношении виновных лиц. Документы о принятии таких мер либо их копии (соответствующие выписки) прилагаются к материалам проверки.
92. Обращения граждан, направленные должностными лицами уполномоченного подразделения ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений на рассмотрение в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России (территориального органа) без доклада директору (заместителю директора) ФМС России, руководителю (заместителю руководителя) территориального органа, но требующие особого внимания, докладываются директору (заместителю директора) ФМС России, руководителю (заместителю руководителя) территориального органа начальником соответствующего структурного подразделения.
Поручение, данное директором (заместителем директора) ФМС России, руководителем (заместителем руководителя) территориального органа по такому обращению, направляется в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений для внесения резолюции в учетную форму и передачи на исполнение в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России (территориального органа) в соответствии с резолюцией.
93. В случаях, когда обращение направляется для рассмотрения двум или нескольким структурным подразделениям центрального аппарата ФМС России (территориального органа), ответственным исполнителем является подразделение ФМС России (территориального органа), указанное в резолюции первым. Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право созыва соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для направления ответа гражданину.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку письменного ответа заявителю, представляют ответственному исполнителю письменные предложения для включения в проект ответа заявителю или письменно сообщают об отсутствии указанных предложений.
94. Обращения граждан, поступившие на рассмотрение в ФМС России из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, иных государственных органов (если после рассмотрения обращения указанным органам требуется дать ответ), сотрудниками Службы делопроизводства ФМС России (территориального органа) ставятся на особый контроль.
95. На обращения, взятые на особый контроль, заводится контрольная карточка, которая вместе с обращением гражданина передается в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России (территориального органа), ответственное за исполнение поручения. После рассмотрения обращения заполненная контрольная карточка с копиями ответов органу, взявшему обращение на контроль, и заявителю возвращается в службу делопроизводства ФМС России (территориального органа) для снятия обращения с контроля.
Рассмотрение письменных обращений граждан и обращений граждан, поступивших в электронной форме96. Обращения, поступившие в структурное подразделение центрального аппарата ФМС России (территориального органа), в этот же день докладываются начальнику структурного подразделения, который принимает решение о порядке его рассмотрения.
97. Резолюция начальника структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа), ответственного за рассмотрение обращения гражданина, содержит указание сотруднику о порядке и сроке подготовки ответа гражданину.
98. Начальник структурного подразделения центрального аппарата ФМС России, ответственного за рассмотрение обращения гражданина, принимает решение о подготовке ответа заявителю непосредственно структурным подразделением или о направлении обращения для рассмотрения по существу и ответа заявителю в территориальный орган с установлением (или без) контрольного срока исполнения поручения.
При этом сопроводительное письмо за подписью начальника структурного подразделения центрального аппарата ФМС России должно содержать уведомление гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в территориальный орган, а также поручение территориальному органу о представлении копии ответа на обращение гражданина в ФМС России.
Запрещается направлять на рассмотрение в территориальный орган обращения граждан, в которых обжалуются действия (бездействие) должностных лиц данного территориального органа.
99. В случае если в сопроводительном письме в территориальный орган установлен срок рассмотрения обращения гражданина менее тридцати дней, сотрудник структурного подразделения центрального аппарата ФМС России, ответственный за исполнение поручения, направляет копию сопроводительного письма с поручением о рассмотрении обращения гражданина в территориальный орган по электронной почте или факсимильной связью, оригинал сопроводительного письма с поручением направляется почтовым отправлением.
100. В случае если для исполнения поручения необходимы проведение выездной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен директором (заместителем директора) ФМС России, руководителем (заместителем руководителя) территориального органа, должностным лицом или уполномоченным на то лицом, но не более чем на тридцать дней.
101. Для целей, указанных в пункте 100 Административного регламента, начальник структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа), ответственного за исполнение поручения, представляет на имя директора (заместителя директора) ФМС России, руководителя (заместителя руководителя) территориального органа, исполнитель - на имя должностного лица или уполномоченного на то лица не позднее трех дней до истечения срока исполнения поручения служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения письменного обращения.
102. О продлении срока письменно уведомляется гражданин и орган, переславший обращение гражданина, если после рассмотрения обращения ему требуется дать ответ. Копии служебной записки с резолюцией о продлении срока рассмотрения обращения, уведомления гражданину и при необходимости органу, переславшему обращение гражданина, направляются исполнителем в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений для внесения изменений срока исполнения поручения в учетную форму.
103. После завершения проверки, проведенной по сведениям, изложенным в обращении, для обобщения результатов готовится мотивированный ответ.
104. В процессе рассмотрения обращения гражданина по существу исполнитель в случае необходимости вправе:
запросить дополнительную информацию в государственных органах, органах местного самоуправления;
пригласить на личную беседу гражданина или запросить по телефону у него дополнительную информацию. В случае отказа гражданина представить дополнительно требуемую информацию ему дается ответ по результатам рассмотрения имеющихся в наличии материалов. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного рассмотрения вопросов, поставленных в обращении;
рассмотреть обращение с выездом на место.
Решение о рассмотрении обращений граждан с выездом на место принимает директор ФМС России (руководитель территориального органа).
105. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ФМС России (территориальным органом) многократно (три и более раза) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что данное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в ФМС России (территориальный орган) или одному и тому же должностному лицу ФМС России (территориального органа), начальник структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа), ответственного за рассмотрение письменного обращения, представляет на имя директора (заместителя директора) ФМС России, руководителя (заместителя руководителя) территориального органа служебную записку о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу. При получении согласия директора (заместителя директора) ФМС России, руководителя (заместителя руководителя) территориального органа уведомление гражданину о прекращении с ним переписки направляется в десятидневный срок за подписью начальника структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа).
В случае если гражданин не согласен с решением о прекращении переписки, но не приводит новых доводов, то обращение остается без рассмотрения, о чем уведомляется гражданин. Обращение списывается в дело.
106. В случае если в обращении содержатся сведения о наличии у сотрудника ФМС России (территориального органа) личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов, директор (заместитель директора) ФМС России, руководитель (заместитель руководителя) территориального органа принимают меры по недопущению или урегулированию конфликта интересов вплоть до отстранения сотрудника ФМС России (территориального органа) от замещаемой должности государственной службы на период урегулирования конфликта интересов и уведомляет о принятых мерах заявителя.
107. В случае если в заявлении содержатся сведения о совершении федеральным государственным гражданским служащим ФМС России (территориального органа) поступков, порочащих его честь и достоинство, иного нарушения федеральным государственным гражданским служащим ФМС России (территориального органа) требований к служебному поведению, о наличии у федерального государственного гражданского служащего ФМС России (территориального органа) личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов, директор ФМС России (руководитель территориального органа) принимает решение о направлении обращения в Комиссию ФМС России по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов (комиссию территориального органа ФМС России по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов) <*>.
<*> Далее - "Комиссия".
108. В случаях, указанных в пункте 107 Административного регламента, ответ заявителю должен содержать решение Комиссии и решение директора ФМС России (руководителя территориального органа) о мерах, принятых в соответствии с решением Комиссии или без учета решения Комиссии.
109. В случае если в заявлении содержатся сведения о возможном совершении сотрудником ФМС России (территориального органа) преступлений против государственной власти, интересов государственной службы, директор ФМС России (руководитель территориального органа) в трехдневный срок со дня регистрации обращения принимает решение о проведении служебной проверки в отношении должностного лица ФМС России или об отсутствии оснований для проведения служебной проверки, о чем заявителю направляется уведомление.
Подготовка и направление ответов на письменные обращения граждан и обращения граждан, поступившие в электронной форме110. Текст ответа составляется в официальном стиле и не должен содержать служебные аббревиатуры. Ссылки на те или иные статьи нормативных правовых актов без дальнейшего разъяснения их требований не допускаются.
111. Решения (ответы) на обращения должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении требований обращения заявителю отказано - содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), в который может быть направлена жалоба.
112. По обращениям, принятым к рассмотрению по существу, окончательный ответ готовится структурным подразделением центрального аппарата ФМС России (территориального органа) и подписывается его начальником или заместителем начальника (если в обращении не обжалуются их действия). На повторное обращение гражданина ответ подписывает начальник структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа), если ранее ответ направлялся за подписью его заместителя.
113. За подписью заместителя директора ФМС России (заместителя руководителя территориального органа) готовятся также ответы на обращения граждан, содержащие жалобу на действия (бездействие) начальников структурных подразделений центрального аппарата ФМС России (территориального органа).
114. За подписью директора ФМС России или его заместителей по курируемым направлениям деятельности готовятся ответы на письменные обращения граждан, поступившие на рассмотрение в ФМС России из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и других органов государственной власти, исполнение которых поставлено на контроль в названных органах или в случае указания на необходимость информирования названных органов о результатах их рассмотрения.
Ответы гражданам по таким обращениям могут быть подписаны начальником (заместителем начальника) структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа).
115. Ответ на обращение передается исполнителем в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений для отправки адресату.
Одновременно в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений для хранения направляется обращение со всеми документами, относящимися к его рассмотрению. На листе для резолюций или заключении по обращению проставляется отметка "в дело", дата и подпись начальника (заместителя начальника) структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа), принявшего такое решение о списании материалов в дело.
Запрещается хранение материалов по обращениям у исполнителей.
116. Ответы на обращения граждан, поступившие в электронной форме по электронной почте территориального органа или на официальный сайт ФМС России (территориального органа) в сети Интернет, которые должны быть направлены в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, печатаются на официальном бланке ответственным исполнителем и направляются в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений для отправки адресату.
Обращение считается своевременно рассмотренным, если по всем поставленным в нем вопросам, относящимся к компетенции ФМС России (территориального органа), приняты решения и направлен ответ заявителю в срок не более тридцати дней со дня регистрации обращения (если не было принято решение о продлении срока рассмотрения), а также по просьбе направившего обращение органа государственной власти - уведомление о принятом решении.
Особенности выполнения административных процедур по обращениям, связанным с фактами коррупции в ФМС России и ее территориальных органах117. Обращения, содержащие сведения о проявлениях коррупции в ФМС России и ее территориальных органах, рассматриваются в порядке, установленном Административным регламентом.
118. Обращения, содержащие сведения о проявлениях коррупции в ФМС России и ее территориальных органах, докладываются директору ФМС России.
119. Анализ обращений, содержащих сведения о проявлениях коррупции в ФМС России, а также принятых по ним решений осуществляет кадровое подразделение ФМС России.
Хранение обращений и материалов, связанных с их рассмотрением120. Каждое письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, исполнителем формируются и сшиваются в отдельный материал в следующей последовательности:
лист резолюций по письменному обращению;
письменное обращение, приложения к нему (если они имеются), конверт;
материалы проверки по письменному обращению (если она проводилась), а также (если имеются) копии промежуточных ответов автору, рапорт о продлении срока рассмотрения;
заключение по результатам рассмотрения обращения;
копия ответа автору обращения.
Оригиналы личных документов (свидетельство о рождении, паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о регистрации, свидетельство о собственности и другие правоустанавливающие документы) к материалам дела по обращению не приобщаются, а возвращаются автору обращения.
121. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в материал по письменному обращению подшивается его копия (без приложения), а также копии сопроводительного документа и ответа автору. В учетную форму вносятся соответствующие сведения.
122. Запрещается расшивать законченный производством и списанный в дело материал по письменному обращению, а также изымать из него какие-либо документы.
123. Материалы по письменным обращениям граждан формируются в отдельных номенклатурных делах, где они не сшиваются между собой.
При автоматизированном учете обращений материалы по обращениям граждан располагаются в хронологическом порядке исходя из даты их списания или по регистрационным номерам.
При журнальном учете обращений материалы по ним располагаются в порядке букв алфавита и в хронологическом порядке, исходя из даты списания.
124. При изъятии из дел материалов по письменным обращениям допускается ведение журнала учета движения материалов по письменным обращениям граждан. Указанный журнал оформляется и ведется по правилам делопроизводства.
125. Сотрудникам уполномоченного подразделения ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, без отметки руководителя "В дело N ________" на заключении или копии ответа, а также материал, не соответствующий требованиям пункта 120 Административного регламента.
126. Запрещается хранение материалов по рассмотренным письменным обращениям у исполнителей. В исключительных случаях в связи с осуществлением дополнительного контроля по распоряжению директора (заместителя директора) ФМС России, руководителя (заместителя руководителя) территориального органа допускается их хранение у уполномоченного на то должностного лица, с обязательной отметкой об этом в журнале учета письменных обращений граждан.
127. Ответственность за сохранность документов по обращениям, законченных делопроизводством, возлагается на уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений, а находящихся на исполнении - на начальников структурных подразделений центрального аппарата ФМС России (территориального органа), а также на сотрудников, работающих с данной категорией документов.
Личный прием граждан128. Личный прием заявителей по вопросам, относящимся к компетенции ФМС России, по общему правилу проводится сотрудниками приемной ФМС России, территориальных органов.
129. Личный прием граждан осуществляют также в ФМС России (территориальном органе) директор ФМС России, заместители директора ФМС России (руководитель территориального органа, его заместители), начальники структурных подразделений центрального аппарата ФМС России (территориального органа) в соответствии с графиком приема граждан. В случае служебной необходимости личный прием граждан могут осуществлять заместители начальников структурных подразделений центрального аппарата ФМС России (территориального органа).
График приема граждан ежемесячно утверждается директором ФМС России (руководителем территориального органа). Личный прием граждан каждым должностным лицом осуществляется не реже одного раза в квартал, время приема составляет не менее 3 часов.
130. Информация о месте и времени приема, фамилии, имени и отчестве специалиста, уполномоченного должностного лица ФМС России, ведущего личный прием заявителей, а также об установленных для личного приема днях и часах доводится до сведения посредством размещения информации на специальных информационных стендах в местах расположения приемных и в холлах зданий, в которых располагаются ФМС России, территориальные органы, а также на официальном сайте ФМС России (территориального органа) в соответствии с пунктами 8 - 9, 16 - 18 Административного регламента.
131. Прием заявителей ведется в порядке очередности. Допускается осуществление приема заявителей по предварительной записи. Запись заявителей проводится при личном обращении, по телефону, электронной почте.
Вне очереди принимаются инвалиды I и II групп <*>, ветераны Великой отечественной войны. Иногородние посетители во всех случаях принимаются в день обращения.
<*> Абзац шестой пункта 1 Указа Президента Российской Федерации от 2 октября 1992 г. N 1157 "О дополнительных мерах государственной поддержки инвалидов" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1992, N 14, ст. 1098).
Сотрудник, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве сотрудника либо уполномоченного должностного лица ФМС России, ведущего личный прием заявителей.
132. Запись граждан на личный прием осуществляет сотрудник приемной ФМС России (территориального органа) в соответствии с графиком приема граждан.
133. При личном приеме заявитель предъявляет сотруднику либо уполномоченному должностному лицу ФМС России (территориального органа), ведущему личный прием заявителей, документ, удостоверяющий его личность.
Продолжительность личного приема одного заявителя не должна превышать, как правило, 15 минут.
134. Во время личного приема гражданин может сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, в том числе в целях принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.
Содержание устного обращения гражданина заносится в учетную форму (РКФ либо электронную карточку).
Карточка личного приема гражданина оформляется должностным лицом, ведущим прием, либо сотрудником приемной ФМС России (территориального органа), ответственным за организацию личного приема граждан директором (заместителем директора) ФМС России, руководителем (заместителем руководителя) территориального органа.
Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими обязательному учету, являются:
дата и время приема;
фамилия, имя, отчество посетителя, его адрес регистрации, адрес фактического проживания;
краткое содержание устного обращения;
фамилия должностного лица, осуществившего прием;
сведения о результатах приема;
графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений, имеющих принципиальное значение.
Сведения о сути устного обращения и результатах приема, внесенные в учетную форму, должны быть конкретными и носить информативный характер.
135. В случае если во время личного приема изложенные заявителем в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема сотрудником, уполномоченным должностным лицом ФМС России (территориального органа), о чем делается запись в учетной форме и указывается принятое решение.
136. В случае если во время личного приема решение по устному обращению не может быть принято, сотрудником либо уполномоченным должностным лицом ФМС России (территориального органа) предлагается заявителю составить письменное обращение, которое регистрируется и рассматривается в соответствии с положениями Административного регламента, предусмотренными для общего порядка рассмотрения обращений. Сотрудником либо уполномоченным должностным лицом ФМС России (территориального органа) делается запись в учетной форме и указывается принятое им решение о предложении заявителю составить письменное обращение.
В случае если устное обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию ФМС России и территориальных органов, заявителю дается подробное разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
Если по существу поставленных в устном обращении вопросов заявителю ранее был дан ответ, то в ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении устного обращения.
137. Учет обращений заявителей, поступивших во время личного приема, а также контроль исполнения принятых по итогам личного приема заявителей решений по обращениям ведется по учетной форме.
138. Граждане, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, на личный прием не допускаются.
В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. В необходимых случаях немедленно вызываются сотрудники полиции, а при необходимости оказания посетителю медицинской помощи - врач. Информация о поведении гражданина отражается в учетной форме.
Аналитическая работа ФМС России по обращениям граждан139. В целях подготовки отчетности о работе с обращениями граждан в ФМС России уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений осуществляет учет обращений граждан, а также анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан.
140. Информация о предоставлении территориальными органами ФМС России государственной услуги направляется ежегодно в установленный срок в уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений граждан по требуемой форме.
Кроме того, направляется информация, которая должна отражать основные вопросы, содержащиеся в обращениях граждан, принятые меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан, а также предложения, направленные на устранение недостатков, порождающих обоснованные жалобы граждан.
141. Уполномоченное подразделение ФМС России по рассмотрению обращений ежегодно обеспечивает сбор, учет и анализ данных по рассмотрению обращений граждан, представленных территориальными органами.
142. Уполномоченным подразделением ФМС России по рассмотрению обращений на основании представленных отчетов подготавливается ежегодный статистический отчет и аналитическая записка о предоставлении ФМС России и ее территориальными органами государственной услуги и докладывается директору ФМС России.
143. Результаты проведенной аналитической работы по итогам года размещаются на официальном сайте ФМС России и направляются информационным письмом в структурные подразделения центрального аппарата ФМС России и территориальные органы.