Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ МНС РФ от 18.06.2003 N БГ-3-28/326 "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ВРЕМЕННОГО ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБМЕНЕ ИНФОРМАЦИЕЙ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ"

6.1. Порядок оформления документов, подписанных ЭЦП, для отправки по электронной почте.

6.1.1. Все документы за исключением документов сторонних организаций, отправляемых с сопроводительным письмом, документов, имеющих приложения только на бумажном носителе, а также документов, указанных в п. 1.4, подлежат отправке только по электронной почте:

в адрес УМНС и МРИ МНС за подписью владельцев сертификатов ключей ЭЦП центрального аппарата МНС России;

в адрес центрального аппарата МНС России за подписью владельцев сертификатов ключей подписи УМНС и МРИ МНС;

между УМНС и МРИ МНС за подписью владельцев сертификатов ключей, входящих в состав соответствующего налогового органа.

Документы, зарегистрированные в Минюсте России, отправляются по ЭП с обязательной отправкой в бумажном виде.

6.1.2. Корреспонденция, предназначенная для отправки по ЭП, готовится исполнителем в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее - Инструкция по делопроизводству) и должна содержать в правом верхнем углу пометку "по электронной почте", например: по электронной почте Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по субъектам Российской Федерации

Указанная пометка не ставится на приказы и распоряжения МНС России.

6.1.3. Подготовленный документ исполнитель представляет на подпись лицу, обладающему правом подписи данной категории документов. В случае если данное лицо является владельцем сертификата ключа ЭЦП (или право ЭЦП делегировано), то документ представляется для подписания на бумажном носителе и в электронном виде (на дискете 3,5 дюйма или пересылаются по системе электронного документооборота). Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронной копии документа, представляемого для подписания ЭЦП, оригиналу на бумажном носителе. Это подтверждается надписью "Электронная копия документа соответствует оригиналу на бумажном носителе" на визовом экземпляре документа и личной подписью исполнителя. Электронная копия документа должна быть выполнена в текстовом редакторе Word (версия 7.0 или совместимая). Тип файла -"документ Word" (расширение doc). В некоторых случаях допускается подготовка документов в формате "Ехсеl" (расширение хls) или в виде текстового файла (расширение txt).

6.1.4. Подписание электронной копии документа ЭЦП может производиться одновременно с подписанием документа на бумажном носителе или после его регистрации. Если подписание электронной копии документа ЭЦП производится после регистрации документа на бумажном носителе, исполнитель обязан внести в электронный документ регистрационный номер и дату.

Формирование на электронной копии документа ЭЦП в структурных подразделениях центрального аппарата МНС России производится только после регистрации документа.

6.1.5. При регистрации документа, предназначенного для отправки по ЭП, присвоенный исходящий номер корреспонденции дополняется в конце символом "@", являющимся с этого момента неотъемлемой частью номера.

6.1.6. При представлении электронной копии документа на дискете, на ней должны содержаться только файлы, подлежащие подписанию ЭЦП. Дискета не должна содержать сбойных секторов и в обязательном порядке проверяется исполнителем антивирусными программами для предотвращения распространения компьютерных вирусов. В имени файла используются только латинские буквы и цифры в количестве не больше восьми символов. После подписания электронного документа ЭЦП внесение изменений в его содержание запрещается.

6.2. Порядок отправки документов

6.2.1. Отправка электронных документов, подписанных ЭЦП Министра Российской Федерации по налогам и сборам и заместителей Министра Российской Федерации по налогам и сборам, осуществляется только с электронного почтового ящика, предназначенного для обмена официальной корреспонденцией Министерства, установленного в Департаменте по управлению делами.

Отправка таких электронных документов адресатам в центральном аппарате МНС России производится Департаментом по управлению делами по системе электронного документооборота центрального аппарата МНС России.

УМНС и МРИ МНС направляют всю корреспонденцию, подписанную ЭЦП, на адрес электронного почтового ящика для обмена официальной корреспонденцией Министерства. Если в запросе указан официальный ЭПЯ структурного подразделения центрального аппарата МНС России - информация направляется на соответствующий ЭПЯ.

6.2.2. Заказ на многоадресную (свыше 4 адресатов) отправку корреспонденции по электронной почте, осуществляемую с электронного почтового ящика для обмена официальной корреспонденцией Министерства, оформляется на специальном бланке, утвержденном распоряжением МНС России от 04.06.2003 N 139, визируется руководством структурного подразделения Министерства и Департамента по управлению делам.

6.2.3. Исполнитель, после получения виз руководителей структурных подразделений, передает бланк заказа вместе с копией документа на бумажном носителе и электронным документом в Департамент по управлению делами. На копии документа исполнителем делается отметка с помощью штампа о соответствии электронного документа оригиналу на бумажном носителе, которая заверяется его личной подписью. Вся исходящая по электронной почте корреспонденция регистрируется в журнале (приложение N 1). Бланки заказов с копиями документов на бумажном носителе, отправленных по электронной почте, хранятся в Департаменте по управлению делами.

6.2.4. Перед отправкой электронного документа, подписанного ЭЦП, оператор с помощью специальных программных средств проверяет дискету антивирусной программой, официально используемой в МНС России, во избежание распространения компьютерных вирусов.

Оператор, обслуживающий почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией, также подтверждает равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи владельца ЭЦП.

В случае неравнозначности ЭЦП и собственноручной подписи владельца ЭЦП или наличия компьютерного вируса отправка электронного документа не производится.

6.2.5. При отправке документов, подписанных ЭЦП, оператор официального почтового ящика создает дополнительный файл с помощью стандартного приложения Word для Windows, содержащий информацию о регистрационном номере и дате подписания отправляемого документа. Имя дополнительного файла должно совпадать с последней цифрой регистрационного номера документа. Например: NUM739. Дополнительный файл является неотъемлемой частью документа, подписывается ЭЦП оператора и отправляется вместе с документом.

Если электронный документ, подписанный ЭЦП, содержит регистрационный номер и дату, то дополнительный файл не создается.

6.2.6. Отправляемые по электронной почте документы подлежат регистрации в СЭД центрального аппарата МНС России в электронной канцелярии соответствующего структурного подразделения.

6.2.7. При отправке по электронной почте документов, подписанных ЭЦП, не разрешается передача документов на бумажном носителе за исключением специально оговоренных случаев и дополнительных запросов.

6.2.8. При создании письма ЭП реквизит "Тема" ("Subject") должен содержать информацию о дате регистрации документа и его номер, например: "31.01.2003 N БГ-3-18/39".

6.2.9. Порядок отправки корреспонденции из УМНС и МРИ МНС в центральный аппарат МНС России аналогичен описанному выше.

6.2.10. Срок хранения отправленной корреспонденции в электронном виде - 2 месяца,

6.3. Прием и регистрация документов

6.3.1. При получении корреспонденции по электронной почте оператор, осуществляющий прием, обязан проверить подлинность ЭЦП, сохранить полученный файл на носителе, позволяющем обеспечить сохранность информации, и зарегистрировать в соответствии с установленным порядком.

6.3.2. Электронный документ, поступивший на электронный почтовый ящик, предназначенный для обмена официальной корреспонденции Министерства, ЭЦП которого не подтверждается, а также не имеющий ЭЦП, при условии, что должностное лицо, подписавшее документ, является владельцем сертификата ключа подписи, регистрации и доведению до адресата не подлежит.

6.3.3. В центральном аппарате МНС России регистрация документов, полученных по электронной почте на электронный почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией Министерства, и доведение их до адресатов производится только в электронном виде с помощью СЭД центрального аппарата МНС России. Информация о подлинности ЭЦП полученного документа отражается в регистрационной карточке.

6.3.4. Регистрация документов, поступивших на электронный почтовый ящик, предназначенный для обмена официальной корреспонденцией структурного подразделения, производится с помощью СЭД центрального аппарата МНС России в электронной канцелярии и в соответствии с номенклатурой дел соответствующего структурного подразделения.

6.3.5. Срок хранения принятой корреспонденции в электронном виде - 7 суток.

Приложение N 1
к Положению, введенному
в действие приказом МНС РФ
от 18 июня 2003 г.
N БГ-3-28/326