Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ МНС РФ от 25.02.2004 N БГ-3-18/143@ "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБМЕНЕ ИНФОРМАЦИЕЙ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ ПРИ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ СО СТОРОННИМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ И ПРАВИЛ ПОЛЬЗОВАНИЯ АВТОНОМНЫМИ СРЕДСТВАМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ И КЛЮЧАМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ"

4.1. Порядок оформления корреспонденции, направляемой по электронной почте.

4.1.1. Документы, адресованные в организации и предприятия центрального подчинения МНС России (УМНС России), подлежат отправке по электронной почте.

Документы, адресованные федеральным организациям государственной власти (территориальным организациям государственной власти), отправляются в соответствии с двухсторонними Соглашениями, либо могут быть продублированы по электронной почте только после обязательной их отправки в бумажном виде.

4.1.2. Исходящая корреспонденция, предназначенная для отправки по электронной почте, готовится исполнителем в соответствии со следующими нормативно-распорядительными документами:

- "Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по налогам и сборам", утвержденной приказом МНС России от 24.06.2003 N БГ-4-18/17дсп (далее - Инструкция по делопроизводству), и должна содержать в правом верхнем углу документа пометку "по электронной почте".

- "Инструкцией по делопроизводству в управлении МНС России по субъекту Российской Федерации", утвержденной приказом МНС России от 25.12.2003 N БГ-3-18/716;

- "Инструкцией пользователя в системе электронного документооборота центрального аппарата Министерства Российской Федерации по налогам и сборам", утвержденной приказом МНС России от 09.04.2003 N БГ-3-18/174;

- "Инструкцией пользователя системы электронного документооборота в управлениях МНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональных инспекциях МНС России", утвержденной приказом МНС России от 01.12.2003 N БГ-3-18/661@.

4.1.3. На подготовленный документ исполнитель заводит регистрационную карточку в системе электронного документооборота (СЭД) в БД "Канцелярия" структурного подразделения, которая должна содержать электронный образ исходящего документа и обязательно направлена в БД "Исходящие".

Исполнитель обязан занести в РК в поле "Документ" информацию о виде отправки документа. В случае направления по электронной почте и в бумажном виде указать "прошу направить в бумажном виде и продублировать по электронной почте Дионис". В случае направления только по электронной почте указать "прошу направить по электронной почте Дионис".

Переключатель "на бумажном носителе" должен быть выключен, тогда к регистрационному номеру автоматически присваивается значок @.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного образа документа, вложенного в регистрационную карточку, оригиналу на бумажном носителе и за заполнение листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

Электронная копия документа должна быть выполнена в текстовом редакторе Word (версия 7.0 или совместимая). Тип файла - "документ Word" (*.doc). В некоторых случаях допускается подготовка документов в формате "Excel" (*.xls) или в виде текстового файла (*.txt).

4.2. Порядок отправки корреспонденции

Отправка электронных документов, подписанных Министром Российской Федерации по налогам и сборам (Руководителем УМНС России) и заместителями Министра Российской Федерации по налогам и сборам (заместителями Руководителя УМНС России), руководителями структурных подразделений ЦА МНС России осуществляется только с электронного почтового ящика, предназначенного для обмена официальной корреспонденцией*.

* В МНС России официальный ЭПЯ установлен в Департаменте по управлению делами. В УМНС России рекомендовано установить официальный ЭПЯ в общем отделе (отдел общего обеспечения).

Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии правильно оформленной регистрационной карточки исходящего документа в СЭД МНС России.

Перед отправкой электронного документа, оператор проверяет файлы в регистрационной карточке в СЭД МНС России антивирусной программой, официально используемой в МНС России (УМНС России), во избежание распространения компьютерных вирусов.

В случае неверно оформленной регистрационной карточки в СЭД МНС России или наличия компьютерного вируса отправка электронного документа не производится.

4.3. Прием и регистрация корреспонденции

Поступившая корреспонденция на электронный почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией по электронной почте от сторонних организаций регистрируется с использованием СЭД.

При получении корреспонденции от налогоплательщика на электронный почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией по электронной почте оператор, осуществляющий прием, обязан проверить наличие в сообщении либо в файле обратного адреса или ИНН адресанта. В случае отсутствия вышеуказанной информации почтовое сообщение регистрации не подлежит, а заявителю направляется ответ о причинах отказа в приеме информации.

В МНС России (УМНС России) регистрация документов, полученных по электронной почте на электронный почтовый ящик для обмена официальной корреспонденцией, и доведение их до адресатов производится только в электронном виде с помощью СЭД.

В случае направления не по назначению РК документа в структурное подразделение МНС России (УМНС России), делопроизводитель структурного подразделения оповещает об этом оператора официального электронного почтового ящика, из БД "Канцелярия" структурного подразделения РК удаляет. Оператор направляет РК документа по назначению.

Приложение N 2.

УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом МНС РФ
от 25 февраля 2004 г.
N БГ-3-18/143@