Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ МИД РФ от 12.02.2004 N 1833 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИГЛАШЕНИЯ НА ВЪЕЗД В РОССИЙСКУЮ ФЕДЕРАЦИЮ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН И ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА"

18. Бланки приглашений относятся к документам строгой отчетности. Хранение бланков организуется в хранилищах, отвечающих требованиям, предъявляемым к режимным помещениям, исключающих возможность проникновения в них посторонних лиц и гарантирующих сохранность документов.

19. Право доступа в хранилища имеют лица, непосредственно отвечающие за сохранность бланков, а также их руководители. Другие сотрудники в эти помещения допускаются только с разрешения руководства и в присутствии сотрудника, ответственного за хранение бланков.

20. По окончании рабочего дня сейфы (шкафы, ящики) и помещение, где хранятся бланки, запираются и опечатываются. Ключи от входных дверей в хранилище и сейфов помещаются в специальный пенал, который опечатывается и сдается. В соответствующем журнале делается запись с указанием времени сдачи и приема под охрану.

21. Ответственными за прием, учет, хранение и расходование бланков приглашений, хранение и выдачу оформленных приглашений, правильность взимания государственной пошлины и стоимости бланка являются начальник соответствующего отдела и лицо, непосредственно осуществляющее эти функции.

22. Для приема, списания и уничтожения бланков приглашений назначается постоянно действующая комиссия.

23. При приеме бланков приглашений комиссией проверяются состояние и целостность упаковки, пломб и контрольных лент предприятий Объединения Гознак, соответствие количества полученных бланков количеству, указанному в сопроводительных документах, соответствие серий бланков, указанных на наклейках Объединения Гознак, сериям, установленным для Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Прием бланков приглашений на учет производится в срок не позднее трех рабочих дней после их получения.

24. О приеме бланков приглашений составляется акт в трех экземплярах.

25. Если при приеме бланков приглашений обнаруживаются нарушения целостности упаковок, контрольных лент и пломб, производится вскрытие поврежденных пачек и проверка каждого в отдельности бланка приглашения. В остальных случаях пачки вскрываются комиссией по мере потребности, при этом производится просмотр и проверка каждого бланка приглашения.

26. При обнаружении недостачи, излишков либо дефектных бланков приглашений в акте указывается количество недостающих (излишних) бланков, а также дефектных бланков в каждой отдельной пачке, их серии и номера.

В этих случаях первый экземпляр акта с обязательным приложением к нему наклеек Объединения Гознак и дефектных бланков приглашений, а в случае недостачи бланков приглашений - внешней и внутренней упаковки и обвязки с пломбой и контрольной лентой - направляются поставщику (фабрике - изготовителю Объединения Гознак). Второй экземпляр акта и копия сопроводительного письма в адрес поставщика направляются в УД МИД России, третий экземпляр акта служит основанием для списания бланков приглашений по журналам учета.

27. Принятые комиссией бланки приглашений приходуются в журнал учета движения бланков приглашений.

28. Журнал движения бланков приглашений подлежит регистрации в подразделении делопроизводства и режима (секретариате, канцелярии). Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны. На последнем листе журнала делается заверительная запись сотрудника (работника) подразделения делопроизводства и режима подразделения (секретариата, канцелярии).

Записи в журнале производятся чернилами или шариковой ручкой. Запрещается делать подчистки, а также исправления с использованием корректирующей жидкости. Допущенные ошибки исправляются путем зачеркивания неправильной записи и внесения новой, которая оговаривается и заверяется подписью лица, ответственного за ведение журнала, с проставлением даты.

Основанием для записи в журнале являются накладные и акты приемки бланков приглашений, остаток выводится после записи каждой операции. Выдача бланков приглашений производится под отчет и строго по порядковым номерам.

29. В случаях утраты или хищения бланков приглашений проводится служебная проверка.

30. При порче бланка приглашения при заполнении или небрежном хранении на бланке проставляется штамп "Аннулировано", который заверяется подписями сотрудника, обнаружившего испорченный бланк и начальником соответствующего отдела или его заместителя.

31. Испорченные бланки списываются комиссией по акту не реже одного раза в квартал.

Комиссия проверяет каждый бланк, подлежащий уничтожению, а также устанавливает причину порчи.

32. Не реже одного раза в квартал организуются проверка состояния учета, хранения и расходования бланков, оплаты государственной пошлины, наличия оснований для выдачи приглашений.

33. Срок хранения сведений учета принятых заявлений составляет десять лет.

34. Заявление и иные документы, представленные организацией, пригласившей иностранного гражданина, подшиваются вместе с контрольным талоном приглашения в дело, регистрируемое по журналу учета архивных дел в соответствии с присвоенным номером (см. пункт 12 настоящих Правил).

35. Срок хранения дел с контрольными талонами выданных приглашений составляет пять лет.

36. Уничтожение дел и учетных документов производится по актам в установленном порядке.