Законодательная база Российской Федерации

"УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ. ГОСТ 6.10.4-84" (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.84 N 3549)

4.1.Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация-создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за произведенные изменения.

Регистрацию изменений осуществляет организация-создатель записи документа.

4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.

4.3. Организация-создатель подлинника документа на машинном носителе или машинограммы обязана известить организации-пользователи документа о всех изменениях направлением сопроводительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов согласно п.2.1 следующие сведения:

содержание изменений;

указание на основание изменений;

время внесения изменений;

подпись должностного лица.

При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.

4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе или машинограммы, находящихся у пользователя, вносят только на основании извещения организации-создателя документа на машинном носителе или машинограммы.

4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований настоящего стандарта.