Законодательная база Российской Федерации

"УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА. ГОСТ 6.10.5-87" (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 30.03.87 N 1056)

2.1. Формуляр-образец устанавливает:

1) форматы бумаги;

2) служебные поля;

3) конструкционную сетку;

4) расположение частей и зон;

5) расположение реквизитов.

2.2. Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа.

2.2.1. Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297Х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148Х210 мм), А6 (105Х148 мм) по ГОСТ 9327-60.

В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных систем документации, допускается применение других форматов бумаги.

2.2.2. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное.

При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L.

2.3. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:

1) для лицевой стороны листа:

поле подшивки (левое или верхнее) - 20 мм

левое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за левое), нижнее и правое - 10 мм;

2) для оборотной стороны листа:

поле подшивки (правое или верхнее) - 20 мм

правое (при подшивке за верхнее), верхнее (при подшивке за правое), нижнее и левое - 10 мм.

2.4. Конструкционная сетка формуляра-образца

2.4.1. Конструкционная сетка формуляра-образца образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.

2.4.2. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно быть:

1) между соседним и вертикальными линиями - 2,6 мм (шаг письма);

2) между соседними (горизонтальными линиями - 4,25 мм (межстрочный интервал).

Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм.

2.4.3. Линии конструкционной сетки имеют порядковые номера в соответствии с черт.1.

Черт.1

Конструктивным элементом проектируемых форм документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями.

Конструктивным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две и более ячеек конструкционной сетки.

2.4.4. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями конструкционной сетки, ограничивающими ячейку или базисный прямоугольник; между номерами ставится точка.

2.4.5. Количество вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки приведено в табл.1.

Таблица 1

2.5. Требования к расположению зон

2.5.1. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки в соответствии с табл.2.

Таблица 2

Примечание. В целях обеспечения рационального использования бумаги допускается изменять диапазон используемых горизонтальных линий конструкционной сетки в заголовочной и содержательной частях формуляра-образца.

2.5.2. Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.

2.5.3. В пределах, заголовочной части формуляра-образца устанавливаются две зоны:

1) зона 1 - для размещения реквизитов в заголовочной части документа;

2) зона 2 - для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа.

Заголовочная часть документа включает реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении.

2.5.4. Рекомендуется размещать реквизиты заголовочной части документа в линейной (анкетной) форме. Кодовые обозначения размещают в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится в соответствии с черт.2.

Черт.2

Допускается размещать кодовые обозначения реквизитов заголовочной части документа по строке таким образом, чтобы порядок следования кодов повторял порядок следования обозначаемых ими реквизитов в соответствии с черт.3.

Черт.3

2.5.5. Реквизиты заголовочной части документа при размещении кодовых обозначений в виде столбца рекомендуется формировать в границах зон 1 и 2 в соответствии с табл.3.

Таблица 3

2.5.6. Реквизиты заголовочной части документа при размещении кодовых обозначений по строке рекомендуется формировать в границах зон 1 и 2 в соответствии с табл.4.

Таблица 4

Примечание. Для формата А6 размещение кодовых обозначений по строке не допускается.

2.5.7. В границах содержательной части формуляра-образца следует выделять специальную зону для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами организационной или вычислительной техники.

Реквизиты, подлежащие дальнейшей обработке, рекомендуется не прерывать другими реквизитами, а границы их расположения следует выделять жирной линией.

2.5.8. В границах оформляющей части формуляра-образца устанавливается одна зона.

2.6. Требования к расположению реквизитов

2.6.1. Унифицированные формы документов должны содержать следующие реквизиты:

1) наименование формы;

2) код формы;

3) наименование организации - составителя документа;

4) код организации - составителя документа;

5) дата документа;

6) постоянные реквизиты документа;

7) подпись.

2.6.2. Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) - разработчиками унифицированных систем документации.

В число дополнительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется включать:

1) адрес организации - составителя документа;

2) наименование получателя (лей) документа;

3) периодичность представления документа и/или срок его представления;

4) гриф утверждения формы документа.

2.6.3. При размещении реквизитов формуляра-образца определяют поля данных, границы расположения реквизитов формуляра-образца, наносимых при проектировании форм документов.

Поля данных характеризуются координатами верхней левой и нижней правой ячеек определенного поля данных или соответствующими координатами базисных прямоугольников, между которыми ставится знак тире.

Пример. Координаты ячеек 1.0-5.57 определяют поле данных реквизита "Наименование формы", координаты ячеек 1.58-3.68 - поле данных реквизита "Код формы" по ОКУД, в соответствии с черт.2.

2.6.4. Ячейка конструкционной сетки является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.

Поля данных реквизитов определяются исходя из максимального количества знаков, необходимых для записи данного реквизита.

2.6.5. В зоне 1 формуляра-образца размещают реквизиты, идентифицирующие конкретный документ, с обязательным включением реквизитов "Наименование формы" и "Наименование организации - составителя документа", и определяют поля данных для размещения переменных реквизитов заголовочной части документа.

2.6.6. В зоне 2 размещают реквизиты "Код формы" и "Код организации - составителя документа" определяют поля данных для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа и размещают обозначения используемых классификаторов. Первым располагают код формы документа. Для обозначения классификаторов используют их сокращенные наименования, например, для обозначения общесоюзных классификаторов используют их аббревиатуру.

2.6.7. В содержательной части формуляра-образца размещают реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и (или) устанавливают поля данных, предназначенные для размещения реквизитов содержательной части документа, с учетом границ установленных зон.

Реквизиты содержательной части документа следует размещать на лицевой и оборотной сторонах листа, при этом установленный для оформляющей части диапазон горизонтальных линий конструкционной сетки используется на последней странице документа.

2.6.8. В оформляющей части формуляра-образца размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам проектируемой совокупности форм, с обязательным включением реквизитов "Дата документа" и "Подпись". Эти реквизиты и требования к их расположению определяют министерства, ведомства - разработчики УСД.