Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минюста РФ от 24.12.2001 N 343 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ КНИГ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ НА НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО И СДЕЛОК С НИМ"

1. Настоящие Правила в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" <*> (далее - Закон), Правилами ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 февраля 1998 г. N 219 "Об утверждении Правил ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним" <**> (далее - Правила ведения Единого государственного реестра прав), устанавливают единый для Российской Федерации порядок ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов учреждениями юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее - учреждения юстиции по регистрации прав).

<*> Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст. 3594; 2001, N 11, ст. 997; 2001, N 16, ст. 1533.

<**> Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 8, ст. 963; 1999, N 52, ст. 6416.

2. Книги учета документов и дела правоустанавливающих документов представляют собой неотъемлемую часть Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее - Единый государственный реестр прав) и являются документами вечного хранения. Уничтожение, а равно изъятие из них каких-либо документов или их частей не допускается (пункт 4 статьи 12 Закона).

3. В случае ведения книг учета документов с использованием компьютерной техники допускаются отступления от предусмотренных настоящими Правилами форм (приложения N 2, 3, 4, 5) при условии сохранения требуемого ими объема сведений.

4. В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона книги учета документов содержат данные о:

принятых на регистрацию документах об объекте недвижимого имущества, правообладателях, регистрируемом праве и заявителях;

выданных свидетельствах о государственной регистрации прав;

выписках и справках из Единого государственного реестра прав;

об иных документах.

5. Учреждения юстиции по регистрации прав ведут следующие книги учета документов:

книгу учета входящих документов;

книгу учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав;

книгу учета выданной информации о зарегистрированных правах;

книгу учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества.

6. На титульном листе книги учета документов (приложение N 1) указывается ее номер, который записывается следующим образом: порядковый номер книги, которая ведется данным учреждением юстиции по регистрации прав или его филиалом, год, в котором осуществляется ведение книги, например: 1/2002, 2/2002 и т.д.

На титульном листе книги учета документов также указываются наименование книги учета документов, наименование учреждения юстиции по регистрации прав и филиала учреждения юстиции по регистрации прав (если книга ведется в филиале), даты начала и окончания работы с книгой.

По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей.

С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг, указанных в пункте 5 настоящих Правил, начинается с единицы.

Книги учета документов, ведение которых осуществляется на бумажных носителях, до внесения в них записей прошиваются, на оборотной стороне последнего листа книги проставляются печать учреждения юстиции по регистрации прав, подпись руководителя структурного подразделения учреждения юстиции, в котором осуществляется ведение книги, или сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в учреждении юстиции по регистрации прав, а также указывается количество пронумерованных и сшитых листов книги. При закрытии книги учета документов на оборотной стороне последнего листа книги дополнительно указываются последний порядковый номер записи в книге и дата ее закрытия. Данные записи также удостоверяются подписью руководителя структурного подразделения учреждения юстиции, в котором осуществляется ведение книги, или сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в учреждении юстиции по регистрации прав.

При ведении книг учета документов с использованием компьютерной техники книги прошиваются после их распечатки. На оборотной стороне последнего листа записи в книге проставляются печать учреждения юстиции по регистрации прав, подпись руководителя структурного подразделения учреждения юстиции, в котором осуществляется ведение книги, или сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в учреждении юстиции по регистрации прав, а также указываются: дата закрытия книги, количество пронумерованных и сшитых листов книги, последний порядковый номер записи в книге.

Если при ведении книги учета документов как на бумажных носителях, так и с использованием компьютерной техники порядковая нумерация записей была нарушена, об этом вносится запись на оборотную сторону последнего листа записи в книге.

Датой закрытия книги учета документов является дата внесения в нее последней записи. В закрытых книгах допускается только дополнение уже существующих записей.

Закрытые книги учета документов хранятся в архиве учреждения юстиции по регистрации прав (его филиала).

7. Записи в книгах учета документов нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.

8. При внесении в книгу учета документов ошибочных сведений их исправление осуществляется таким образом, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочитать в первоначальном виде. После исправленных сведений проставляется знак "*", а на свободном месте на странице, на которой внесены ошибочные сведения, после знака "*" указываются слова "исправленному верить", а также проставляется фамилия, инициалы и подпись сотрудника учреждения юстиции по регистрации прав, внесшего исправление, и дата его внесения.

9. Книга учета входящих документов (приложение N 2) предназначена для внесения записей о документах, представляемых в учреждение юстиции по регистрации прав (или его филиал) для осуществления им государственной регистрации прав на недвижимое имущество, ограничений (обременений) прав, сделок с недвижимым имуществом в соответствии с Законом.

10. В книге учета входящих документов производятся записи по следующим заявлениям и документам:

заявлениям о государственной регистрации прав, ограничений (обременений) прав, сделок с недвижимостью с прилагаемыми документами (статьи 13, 16 Закона);

заявлениям об исправлении технических ошибок в записях, допущенных при государственной регистрации прав (статья 21 Закона);

заявлениям о приостановлении государственной регистрации прав (пункт 3 статьи 19 Закона);

заявлениям о внесении изменений в Единый государственный реестр прав, не влекущих за собой прекращения или перехода прав (раздел VII Правил ведения Единого государственного реестра прав);

заявлениям о повторной выдаче новых свидетельств о государственной регистрации прав;

дополнительным документам, представляемым заявителем, в том числе с целью устранения причин, приведших к приостановлению государственной регистрации прав;

иным документам, касающимся осуществляемой учреждениями юстиции по регистрации прав (филиалами) государственной регистрации прав, например: ответам органов и организаций на обращения учреждений юстиции по регистрации прав (филиалов) или правообладателей о предоставлении сведений, необходимых для государственной регистрации прав на объекты недвижимого имущества (пункт 3 статьи 8 Закона); определениям или решениям судов о приостановлении государственной регистрации прав (пункт 4 статьи 19 Закона), решениям о наложении ареста, запрещения совершения сделок с объектами недвижимого имущества (пункт 3 статьи 28 Закона).

11. Порядковый номер записи в книге учета входящих документов указывается в графе "Входящий номер".

Записи в книгу учета входящих документов вносятся последовательно в порядке поступления документов в учреждение юстиции по регистрации прав (или его филиал). Одна запись в книге учета входящих документов соответствует одному пакету документов, необходимых для совершения учреждением юстиции по регистрации прав одного действия (например, регистрации права, в том числе права общей собственности, возникающего с момента государственной регистрации, регистрации сделки, регистрации ограничения (обременения) права).

12. Номер книги учета входящих документов, составленный в порядке, определенном в абзаце первом пункта 6 настоящих Правил, и порядковый номер записи в книге учета входящих документов, присваиваемый в порядке, указанном в пункте 11 настоящих Правил, используется для формирования номера государственной регистрации при государственной регистрации прав, ограничения (обременения) прав, сделок с недвижимостью в Едином государственном реестре прав (пункт 12 Правил ведения Единого государственного реестра прав).

13. В графе "Дата приема" проставляется дата приема (представления, поступления) заявлений и документов.

14. В графе "Поступившие документы" указывается общее количество поступивших документов и общее число листов в данных документах.

Заявителю выдается расписка в получении документов (пункт 6 статьи 16 Закона), о чем делается отметка в графе "Поступившие документы". Копия расписки, выданной заявителю, приобщается к принятым на государственную регистрацию прав документам.

В расписку, в том числе, включаются: дата представления документов; перечень документов с указанием их наименования, реквизитов; количество экземпляров каждого из представленных документов (подлинных экземпляров и их копий); количество листов в каждом экземпляре документа; номер книги учета входящих документов и порядковый номер записи в книге учета входящих документов; фамилия и инициалы работника учреждения юстиции по регистрации прав (филиала), принявшего документы и сделавшего соответствующую запись в книге учета входящих документов, а также его подпись.

15. В графе "Заявитель" указываются данные о заявителе: для физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность документ и его реквизиты; для юридического лица, в том числе органа государственной власти и органа местного самоуправления, - его полное наименование, наименование и реквизиты документов, подтверждающих полномочия его представителя. При поступлении в учреждение юстиции по регистрации прав в порядке, установленном пунктом 3 статьи 28 Закона, копий вступивших в силу решений судов в отношении прав на недвижимое имущество, а также копий решений о наложении арестов в данной графе указывается полное наименование суда и органа, наложившего арест на недвижимое имущество.

В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество лица, непосредственно представившего документы в учреждение юстиции по регистрации прав (филиал) от имени правообладателя, стороны (сторон) договора в порядке, установленном статьей 16 Закона.

16. В графе "Объект прав" указываются адрес (местоположение) объекта недвижимости, его назначение и / или наименование (когда оно существует), кадастровый (а при его отсутствии - условный) номер, если он известен заявителю.

17. В графе "Регистрируемое право, ограничение (обременение)" указывается цель обращения заявителя в учреждение юстиции по регистрации прав (филиал): вид права, ограничения (обременения) права, сделки с недвижимым имуществом, о проведении государственной регистрации которого (которой) ходатайствует заявитель; исправление технической ошибки; внесение в Единый государственный реестр прав изменений и т.д.

18. В графе "Документы принял" указываются фамилия и инициалы должностного лица учреждения юстиции по регистрации прав (филиала), принявшего документы и выдавшего заявителю расписку в получении документов (пункт 14 настоящих Правил).

19. В графе "Принятое решение" указываются сведения о результате рассмотрения представленных документов. При проведении государственной регистрации права, ограничения (обременения) права, сделки в данной графе указывается слово "зарегистрировано", при отказе в государственной регистрации - "отказано", при внесении изменений в Единый государственный реестр прав - "внесены изменения", при исправлении технической ошибки - "ошибка исправлена" и т.д.

При совершении в Едином государственном реестре прав записей о праве, его ограничении (обременении) и сделке с объектом недвижимости в данной графе также указывается номер регистрации.

Например: 30-01/05-1/2002-111, где:

30 - номер субъекта Российской Федерации;

01/05 - номер регистрационного округа, который состоит из номера учреждения юстиции по регистрации прав или номера регистрационного округа (01) и номера его филиала, или номера территории, на которой филиалом осуществляется государственная регистрация прав (05);

1/2002 - номер книги учета входящих документов;

111 - порядковый номер записи в книге учета входящих документов.

В данной графе также указывается дата государственной регистрации права, ограничения (обременения) права, сделки, дата принятия решения об отказе в государственной регистрации, дата исправления технической ошибки и т.д.

При принятии решения об отказе в государственной регистрации, об исправлении технических ошибок, допущенных при государственной регистрации прав, в данной графе также указываются реквизиты сообщения об отказе в государственной регистрации, письменной информации об исправлении технических ошибок, допущенных при государственной регистрации прав, направленных заявителям (правообладателям, сторонам сделки).

При внесении в книгу учета входящих документов записей о поступивших в учреждение юстиции по регистрации прав (или его филиал) дополнительных документах, относящихся к проводимой государственной регистрации прав, в данной графе делается ссылка на номер книги учета входящих документов и порядковый номер записи в этой книге о ранее принятых документах.

При внесении в книгу учета входящих документов записей о поступивших в учреждение юстиции по регистрации прав (или его филиал) копиях решений (постановлений, определений) о наложении или снятии арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, по которым отсутствуют разделы Единого государственного реестра прав, в данной графе указываются номер книги учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, а также порядковый номер записи, под которым запись о копии решения (постановления, определения) о наложении ареста, запрещения совершения сделок с объектом недвижимого имущества внесена в эту книгу (раздел VI настоящих Правил).

20. В графу "Примечания" вносятся дополнительные сведения, относящиеся к соответствующей записи в книге учета входящих документов, например: о номере книги учета входящих документов и порядковом номере записи в этой книге о дополнительно представленных на регистрацию документах, относящихся к проводимой государственной регистрации прав; реквизиты уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона), реквизиты направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (пункт 2 статьи 13 Закона).

При выдаче закладной в данной графе указываются:

номер книги учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав и закладных и порядковый номер записи в этой книге о выдаче закладной первоначальному залогодержателю (при выдаче новой закладной или дубликата закладной);

слова "новая закладная" (при выдаче новой закладной), слово "дубликат" (при выдаче дубликата закладной);

слово "аннулирована", а также номер дела правоустанавливающих документов, в которое была помещена аннулированная закладная (в случаях, когда в порядке, установленном Федеральным законом от 16 июля 1998 г. N 102-ФЗ "Об ипотеке (залоге недвижимости) <*> (далее - Закон об ипотеке), ранее выданная закладная аннулирована и помещена в дело правоустанавливающих документов);

<*> Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 29, ст. 3400.

дата передачи закладной, фамилия и инициалы физического лица (и наименование юридического лица, когда обязанным по ней лицом являлось юридическое лицо), которому передана аннулированная закладная, а также подпись этого лица (в случаях, когда в порядке, установленном статьей 25 Закона об ипотеке, подлинник аннулированной закладной передается ранее обязанному по ней лицу).

21. Книга учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав предназначена для внесения записей о выданных свидетельствах о государственной регистрации прав, закладных, дубликатах закладных, подлинных экземплярах аннулированных закладных (приложение N 3).

22. В графе "N п/п" указывается порядковый номер записи в книге.

23. В графе "Номер регистрации" указывается номер государственной регистрации, под которым в Едином государственном реестре прав зарегистрировано право, послужившее основанием для выдачи свидетельства о государственной регистрации права.

При выдаче закладной в данной графе указывается номер государственной регистрации ипотеки.

24. В графу "Реквизиты документа" вносятся серия, номер свидетельства о государственной регистрации права, а также дата его заполнения и подписания регистратором прав на недвижимое имущество и сделок с ним, указанная в графе "Дата выдачи" свидетельства о государственной регистрации права.

При выдаче закладной в данной графе указывается внесенная учреждением юстиции по регистрации прав в закладную дата ее выдачи первоначальному залогодержателю (дата выдачи новой закладной, дубликата закладной, дата погашения аннулированной закладной).

25. В графе "Дата выдачи" указывается дата фактической выдачи свидетельства о государственной регистрации права, закладной (дубликата закладной, подлинного экземпляра аннулированной закладной).

26. В графу "Фамилия и подпись получившего" вносятся фамилия и инициалы лица, получившего свидетельство о государственной регистрации права, закладную (дубликат закладной, подлинный экземпляр аннулированной закладной), и его подпись.

При ведении книг учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав с использованием компьютерной техники допускается указание в данной графе только фамилии и инициалов лица, получившего названные документы, при условии, что на копии расписки в получении документов, хранящейся в учреждении юстиции по регистрации прав, содержатся фамилия, инициалы и подпись данного лица.

27. В графу "Примечания" может вноситься дополнительная информация, относящаяся к выдаче свидетельства о государственной регистрации права.

При выдаче закладной в данной графе указываются номер книги учета входящих документов и порядковый номер записи в этой книге, под которым была внесена запись о представленных на государственную регистрацию ипотеки документах, в том числе закладной.

28. Книга учета выданной информации о зарегистрированных правах (приложение N 4) предназначена для учета запросов и заявлений о выдаче информации и фактов выдачи информации учреждениями юстиции по регистрации прав (филиалами) в соответствии со статьями 7 и 8 Закона.

29. В графе "N п/п" указывается порядковый номер поступившего запроса (заявления) о выдаче информации.

30. В графе "Дата поступления" указывается дата фактического поступления запроса (заявления).

31. В графе "Поступившие документы" указываются наименование документа (запроса, заявления) и его реквизиты (дата, номер). В этой же графе делается отметка о представлении документа, подтверждающего внесение платы за предоставление информации. Если информация в соответствии с Законом должна быть предоставлена бесплатно, делается отметка "бесплатно".

32. В графе "Заявитель" указываются: для физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность документ и его реквизиты; для юридического лица - его полное наименование и реквизиты документов, подтверждающих регистрацию данного юридического лица и полномочия его представителя; для органа государственной власти и органа местного самоуправления - его полное наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия его представителя.

В эту же графу вносится адрес лица, обратившегося с запросом (заявлением), указанный в документе (запросе, заявлении) или названный заявителем лично.

33. В графе "Цель запроса" указываются сведения, за которыми на основании Закона обратился заявитель, например, за предоставлением:

выписки о правах на ... (далее наименование и адрес объекта недвижимости);

выписки о переходе прав на ... (далее наименование и адрес объекта недвижимого имущества);

выписки о правах ... (далее фамилия и инициалы, наименование правообладателя) на объекты недвижимого имущества;

справки о содержании ... (далее наименование и реквизиты правоустанавливающего документа);

справки о лицах, получивших сведения о принадлежащем ... (далее фамилия и инициалы, наименование заявителя) объекте недвижимого имущества ... (далее наименование и адрес объекта недвижимого имущества).

34. В графу "Принял документы" вносятся фамилия и инициалы должностного лица учреждения юстиции по регистрации прав (филиала), фактически принявшего заявление (запрос).

35. В графе "Результат рассмотрения" указываются наименование и реквизиты выданного учреждением юстиции по регистрации прав документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдаче таковых.

36. В графе "Фамилия и подпись получившего" указываются фамилия, инициалы и подпись лица, непосредственно получившего выданный документ.

При ведении книг учета выданной информации о зарегистрированных правах с использованием компьютерной техники допускается указание в данной графе только фамилии и инициалов лица, непосредственно получившего документ, при условии, что на заявлении (запросе) о выдаче информации, хранящемся в учреждении юстиции по регистрации прав, данное лицо засвидетельствовало получение документа с указанием фамилии, инициалов и подписи.

В случае если указанное лицо явилось в учреждение юстиции по регистрации прав по истечении предусмотренного пунктом 2 статьи 7 Закона срока, в данной графе также указывается дата фактического получения этим лицом документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдаче таковых.

В иных случаях в названной графе указываются адрес лица, которому данный документ направлен по почте, а также его фамилия и инициалы (для физического лица) или наименование (для юридического лица).

37. Книга учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества (приложение N 5) предназначена для внесения записей о поступивших в учреждение юстиции по регистрации прав (или его филиал) копиях решений (постановлений, определений) о наложении арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, по которым отсутствуют разделы Единого государственного реестра прав, в связи с чем арест (запрещение) не может быть зарегистрирован в Едином государственном реестре прав в порядке, установленном Законом.

38. В графе "N п/п" указывается порядковый номер записи в книге.

39. В графе "Входящий номер и дата поступления" проставляются входящий номер, под которым запись о копии решения (постановления, определения) о наложении ареста, запрещении совершения сделок с объектом недвижимого имущества была внесена в книгу учета входящих документов, а также дата ее поступления в учреждение юстиции по регистрации прав.

40. В графе "Наименование и реквизиты документа" указывается наименование и реквизиты решения о наложении ареста, запрещении совершения сделок с объектом недвижимого имущества.

41. В графе "Наименование органа, наложившего арест" указывается полное наименование органа, принявшего решение (постановление, определение) о наложении ареста, запрещении совершения сделок с объектом недвижимого имущества.

42. В графе "Объект прав" указываются адрес (местоположение) объекта недвижимости, его назначение и / или наименование.

43. В графе "Содержание запрета" указывается содержание ареста, запрещения совершения сделок с объектом недвижимого имущества (пункт 57 Правил ведения Единого государственного реестра прав).

44. В графу "Лицо, права которого ограничиваются" вносятся сведения о правообладателе, указанные в решении о наложении ареста, запрещении совершения сделок с объектом недвижимого имущества.

45. В графу "Примечания" может вноситься дополнительная информация, касающаяся арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества.

При поступлении в учреждение юстиции по регистрации прав решения органа о снятии ранее наложенного им ареста, запрещения совершения сделок с объектами недвижимого имущества в случае, если арест не был зарегистрирован в Едином государственном реестре прав в установленном Законом порядке, в графе "Примечание" указываются слова "арест (запрещение) снят", проставляется входящий номер, под которым запись о копии решения о снятии ареста, запрещения совершения сделок с объектом недвижимого имущества была внесена в книгу учета входящих документов, а также дата ее поступления в учреждение юстиции по регистрации прав.

После проведения государственной регистрации ареста, запрещения совершения сделок с объектом недвижимого имущества в Едином государственном реестре прав в порядке, установленном Законом, в данной графе указываются слова "зарегистрирован", а также дата и номер государственной регистрации ареста (запрещения).

46. Дело правоустанавливающих документов открывается на каждый объект недвижимого имущества. В дело помещаются все документы, необходимые для проведения государственной регистрации прав на объект недвижимости. В дело также помещаются иные документы, указанные в Законе, например: копия сообщения об отказе в государственной регистрации прав (статья 20 Закона), копии уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона), направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (статья 13 Закона), письменного сообщения об исправлении технической ошибки, направленного заявителю (статья 21 Закона).

47. Дело правоустанавливающих документов идентифицируется тем же номером, что и соответствующий раздел Единого государственного реестра прав (кадастровым номером, а при его отсутствии - условным номером). Номер дела правоустанавливающих документов указывается на его титульном листе. На титульном листе дела правоустанавливающих документов также указываются: наименование учреждения юстиции по регистрации прав и его филиала (если дело правоустанавливающих документов ведется филиалом учреждения юстиции по регистрации прав), адрес (местоположение) объекта недвижимости.

48. Документы нумеруются и хранятся в делах в хронологическом порядке их поступления. Дела правоустанавливающих документов прошиваются.

49. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем (приложение N 6), в которой для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, наименование и реквизиты, номера листов в деле.

В случае если вносимые в опись сведения не умещаются на одном листе, открывается дополнительный лист описи. Листы описи нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.

В случае, когда один документ является необходимым для проведения государственной регистрации прав на несколько (два и более) объектов недвижимости и (или) сделок с ними, и копия данного документа помещена в дело правоустанавливающих документов по одному из указанных объектов недвижимости, в описях дел правоустанавливающих документов по остальным объектам недвижимости указывается следующее:

в графе "Наименование и реквизиты документов" - наименование и реквизиты данного документа;

в графе "Номера листов в деле" - номер дела правоустанавливающих документов, в котором хранится этот документ.

При этом в данном случае в описях указанных дел графа "N п/п" не заполняется.

50. Копия расписки, подлинник которой выдан заявителю, помещается в дело. В копии расписки делается отметка о возврате заявителю после завершения государственной регистрации прав подлинников документов с указанием даты выдачи, фамилии и инициалов работника учреждения юстиции по регистрации прав (филиала), выдавшего документы, и лица, получившего документы. Запись о выдаче документов скрепляется подписями работника учреждения юстиции по регистрации прав (филиала) и получателя документов. Копии документов остаются в деле.

51. Копии документов, хранящихся в деле, могут быть удостоверены нотариально. В иных случаях на копиях документов, хранящихся в деле, работник учреждения юстиции по регистрации прав (филиала) должен сделать надпись об их соответствии подлинникам с указанием даты, фамилии, инициалов лица, сделавшего надпись, а также заявителя. Данная надпись заверяется подписями названного работника учреждения юстиции по регистрации прав (филиала) и заявителя.

52. При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листе тома также указывается порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в данном томе документам.

53. Дело правоустанавливающих документов закрывается, когда объект недвижимого имущества прекращает свое существование в результате разделения, слияния, выделения либо ликвидации. На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указанием кадастровых (а при их отсутствии - условных) номеров объектов недвижимости, образованных на основе данного объекта недвижимости. На титульных листах вновь открываемых дел правоустанавливающих документов в отношении объектов недвижимости, образованных путем слияния, разделения, выделения, к номерам вновь заведенного дела добавляются ссылки на кадастровые (а при их отсутствии - условные) номера ранее существовавших объектов недвижимости.

54. Все дела правоустанавливающих документов, в том числе закрытые дела, сдаются на хранение в архив учреждения юстиции по регистрации прав (филиала) и вносятся в каталог архива.

Дела правоустанавливающих документов, в том числе закрытые дела, располагаются в архиве с соблюдением принципа единого объекта недвижимого имущества в соответствии с пунктом 6 статьи 12 Закона.