Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минпроса СССР от 28.01.86 N 45 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЙ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВЕННО - МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ У МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ В УЧРЕЖДЕНИЯХ СИСТЕМЫ МИНПРОСА СССР"

2.1. Все имеющиеся в учреждении основные средства в обязательном порядке должны находиться на ответственном хранении у должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.

Здания и сооружения, классная и канцелярская мебель, хозяйственный инвентарь и оборудование должны находиться на ответственном хранении у заведующего хозяйством, зам. директора по хозяйственной части, коменданта или заведующего общежитием.

Учебное оборудование, приборы, станки, инструменты и приспособления, спортинвентарь, библиотечный фонд и др. должны находиться на ответственном хранении у лиц, на которых возложено заведование учебными кабинетами, учебно - опытными участками, учителей трудового обучения, исполняющих обязанности мастеров учебной мастерской, учителей физвоспитания, военруков, лаборантов, ст. пионервожатых, заведующих школьными интернатами, библиотекарей и др.

2.2. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту (предмету), кроме белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, библиотечных фондов, присваивается инвентарный номер.

Когда инвентарный объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющем их объекте (гарнитур мебельный, сервизы и др.).

Инвентарный номер обозначается на металлическом жетоне или картонной бирке, который прикрепляется к объекту. В отдельных случаях инвентарный номер обозначается краской (например, на обратной стороне ковров и т.д.).

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных за ветхостью, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.

Для белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви инвентарный номер присваивается по каждому наименованию. При этом на предметы одного наименования, близкие по размерам, качеству материала и цене (в пределах установленных интервалов цен), устанавливается один инвентарный номер.

Предметы мягкого инвентаря маркируются специальным штампом. Штамп должен содержать наименование учреждения, а при выдаче в эксплуатацию дополнительно - обозначение года и месяца выдачи. Маркировочный штамп ставится так, чтобы не портить внешнего вида предмета. В случае смывания маркировки ее следует периодически восстанавливать.

2.3. Инвентарным объектом по субсчету "Здания" является каждое отдельно стоящее здание. В состав здания входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации, как-то: система отопления внутри здания, включая и котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании), внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой, внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства общесанитарного значения, подъемники (лифты).

Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здания (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ними один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обслуживают два и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.

Законченные строительные здания и сооружения принимаются специальными комиссиями, назначенными в установленном порядке.

Приемка комиссией зданий и сооружений оформляется актом. В актах указываются основные сведения: вид, назначение зданий, год постройки, краткая характеристика объекта (материал, из которого здание сооружено (кирпичное, блочное и др.), плотность стен, кубатура, характер перекрытий, фундамент и т.п.). Кроме того, на здание составляется паспорт, куда заносятся перечисленные выше сведения, а также в процессе эксплуатации отмечается время и стоимость произведенных капитальных ремонтов, норма износа, а при выбытии - причина выбытия.

2.4. Учет основных средств у материально ответственных лиц ведется в инвентарных списках основных средств (ф. N ОС-13) раздельно по учебному оборудованию и инвентарю, транспортным средствам, хозяйственному инвентарю и т.д.; а по белью, постельным принадлежностям, одежде и обуви - в книге складского учета материалов (ф. N М-17).

2.5. Инвентарный список основных средств (ф. N ОС-13) составляется на предметы основных средств по месту их нахождения (эксплуатации) в разрезе классификационных групп (оборудование, хозяйственный инвентарь и т.п.). В эти списки заносятся данные по каждому предмету основных средств: номер и дата инвентарной карточки, инвентарный N, полное наименование объекта с указанием заводского номера, первоначальная стоимость. Списки содержат также специальные графы для производства записи о выбытии.

В книге складского учета (ф. N М-17) на каждое наименование имущественно - материальных ценностей открывается отдельный счет. Записи в книге производятся по приходу и расходу с выведением остатка и указанием даты записи, номера документа, порядкового номера записи, а также от кого получено или кому отпущено.

Систематически (но не реже 1 раза в квартал) данные оперативного учета сверяются с данными бухгалтерского учета, о чем работник центральной бухгалтерии (бухгалтерии) ставит свою подпись с указанием даты сверки.

2.6. Материальная ответственность за сохранность белья, находящегося на складе, возлагается на заведующего складом (кладовщика), а находящегося в эксплуатации - на кастеляншу, с которой заключается договор о полной материальной ответственности.

2.7. Новое белье, приобретенное или изготовленное в мастерской учреждения, поступает на склад и до передачи его в эксплуатацию хранится под ответственностью заведующего складом (кладовщика). Сдача поступающего нового белья кастелянше, минуя склад, запрещается.

2.8. В учреждениях, где на кухне, в столовой и других подразделениях имеется в пользовании значительное количество белья, оно может закрепляться непосредственно за шеф - поваром (поваром), заведующим производством, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

2.9. При поступлении белья материально ответственным лицом проверяется соответствие полученных ценностей сопроводительной приходной накладной, после чего на приходном документе ставится подпись в получении этих ценностей на ответственное хранение.

2.10. Сразу после поступления на склад производится маркировка (клеймение) несмываемой краской белья заведующим складом (кладовщиком) в присутствии руководителя (заместителя руководителя) учреждения, работника бухгалтерии, представителя группы народного контроля. О произведенной маркировке делается отметка на приходном документе за подписью указанных лиц.

Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя. Хранение маркировочных штампов у заведующего складом (кладовой) запрещается.

2.11. Учет белья заведующим складом (кладовщиком) осуществляется в книге складского учета материалов (форма N М-17). В книге складского учета материалов на каждое наименование белья, близкого по размерам, качеству, сорту и цене, имеющего одинаковый номенклатурный номер, открывается отдельный лицевой счет с выделением следующих групп:

1. Белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.).

2. Постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала и т.п.).

3. Одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т.п.).

4. Обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.).

5. Спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т.п.).

На предметы белья, учитываемые в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов, открываются отдельные лицевые счета на каждое наименование.

Записи в книге делаются в день совершения операций.

2.12. Для получения со склада нового белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви для вновь прибывших воспитанников или для замены изношенных воспитателем составляется список воспитанников, с указанием фамилии и вещей, подлежащих выдаче. Список утверждается руководителем учреждения и передается в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) для проверки соблюдения установленных норм и выписки накладной (требования) по ф. N 434.

Накладная (требование) ф. N 434 выписывается в 2-х экземплярах, из которых первый после записи в книге учета ф. N М-17 передается в бухгалтерию для списания с учета белья с заведующего складом (кладовщика) и оприходование его за кастеляншей; второй экземпляр служит основанием для записи прихода в книге ф. N М-17 у кастелянши.

Накладная (требование) подписывается руководителем учреждения. Заведующий складом (кладовщик) и кастелянша расписывается в нем за выдачу и получение белья.

2.13. При выдаче белья со склада в эксплуатацию на каждом предмете белья рядом со штампом (клеймом) наименования учреждения проставляется несмываемой краской штамп с указанием года и месяца выдачи в эксплуатацию.

Штамп даты выдачи белья в эксплуатацию проставляется кастеляншей в присутствии представителя администрации учреждения (заместителя руководителя, заведующего хозяйством), представителей профсоюзной организации и группы народного контроля. О проставлении штампа делается отметка на первом экземпляре требования за подписями указанных лиц.

Выдача воспитанникам нового белья производится в соответствии с установленными нормами и с учетом сроков носки.

Дети - сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей, воспитывающиеся в общеобразовательных школах - интернатах и детских домах, а также дети дошкольного возраста детских домов и школ - интернатов обеспечиваются одеждой, обувью и мягким инвентарем по нормам согласно приложению 3.

Воспитанники детских домов и школ - интернатов общего типа для детей с недостатками в физическом или умственном развитии, а также учащиеся, находящиеся в интернатах при школах на полном государственном обеспечении, обеспечиваются одеждой, обувью и мягким инвентарем по нормам согласно приложению 4.

Воспитанникам детских домов, а также обучавшимся в школах - интернатах всех типов, детям - сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, при направлении их в учебные заведения и на работу выдаются одежда, обувь и мягкий инвентарь по перечню согласно приложению 5.

Если белье изношено ранее установленных сроков носки или непригодно для дальнейшей носки по другим причинам, оно заменяется в каждом отдельном случае с разрешения руководителя учреждения.

При очередной смене белья, взамен сданного в стирку или ремонт, воспитаннику выдается такое же количество чистого белья.

2.14. Одновременно с выдачей белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится запись в арматурную карточку, заполняемую кастеляншей на каждого воспитанника (приложение 6).

Бланки арматурных карточек хранятся в централизованной бухгалтерии (бухгалтерии). При выдаче кастелянше арматурная карточка заполняется и регистрируется в специальной книге - реестре (приложение 7) и оформляется подписью бухгалтера.

В случае необходимости, в таком же порядке выписывается продолжение арматурной карточки и приобщается к основной карточке.

Арматурные карточки хранятся у кастелянши и служат для учета вещей, находящихся у воспитанников.

При проведении годовой инвентаризации белья закрытые арматурные карточки на выбывших воспитанников сдаются в архив, где хранятся в алфавитном порядке в течение 3-х лет.

В графе 2 арматурной карточки указывается наименование выданных вещей, в графах 3 и 4 - данные о норме и сроках носки вещей, в графе 5 - количество, в графе 6 - дата выдачи, в графе 7 - расписывается воспитательница против каждого наименования в получении вещей, в графах 8 - 13 записываются необходимые данные о сдаче вещей.

Возврат белья кастелянше оформляется двумя подписями.

Целесообразно закреплять белье за воспитанниками индивидуальными метками.

2.15. Белье, выданное в столовую, на кухню, в другие подразделения учреждения, числится кастеляншей за соответствующими должностными лицами (шеф - поваром, зав. производством и т.п.) в описях, с распиской в получении.

Белье и постельные принадлежности, выданные в пользование студентов и учащихся, записываются в арматурные карточки.

2.16. При смене дежурных санитарок фактическое количество предметов белья в комнатах устанавливается путем подсчета. О сдаче или приеме производится запись в месячной приемо - сдаточной ведомости (приложение 8) с обязательной распиской дежурных санитарок.

2.17. При сдаче белья в стирку и приемке из стирки белье пересчитывается, проверяется наличие на нем штампа учреждения. Если после стирки белья штампы на нем станут неясными, это белье в эксплуатацию не выдается до его перештамповки в соответствии с пунктом 2.10 настоящих инструктивных Указаний.

2.18. С целью поддерживания белья в годном состоянии на более длительный срок оно подвергается необходимому ремонту. Мелкий ремонт производится непосредственно в бельевой кладовой.

2.19. Учет белья, находящегося в эксплуатации, ведется кастеляншей в книге складского учета ф. N М-17 в количественном выражении. В этой книге открываются лицевые счета на каждое наименование предметов белья.

На предметы белья, учитываемые в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов, открываются отдельные счета на каждое наименование.

Кастелянша на основании соответствующих документов записывает: по приходу - вновь полученное белье со склада в эксплуатацию или полученное безвозмездно (при переводе воспитанников), а по расходу - списывает белье, аннулированное в результате непригодности к дальнейшей эксплуатации или переданное безвозмездно в другие учреждения, и т.п. Записи в книге делаются в день совершения операции.

Внутренний оборот белья (выдача воспитанникам и подразделениям учреждения, передача в стирку или ремонт и прием из стирки и ремонт) по книге ф. N М-17 не отражается.

При увольнении, перемещении, уходе в отпуск материально ответственных лиц должна производится проверка наличия у них белья, с составлением акта о передаче белья другому ответственному лицу, назначенному приказом по учреждению.

2.20. Работа библиотек строится в соответствии с Положением о библиотечном деле в СССР, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 марта 1984 г. N 10926-X.

Работа школьных библиотек организуется в соответствии с Типовым положением о школьной библиотеке, введенным в действие инструктивным письмом Минпроса СССР от 14.05.75 N 28-М.

Работа библиотек педагогических институтов строится в соответствии с Типовым положением о библиотеке высшего учебного заведения, утвержденным Приказом Минвуза СССР от 20.11.80 N 1271.

2.21. Учет библиотечных фондов организуется в соответствии с Инструкцией об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотеки системы Министерства культуры СССР, утвержденной Минкультуры СССР 22.08.77.

2.22. Библиотечные фонды школьных библиотек хранятся и учитываются раздельно: по школьным учебникам и по художественной литературе.

2.23. Оперативный учет библиотечных фондов включает в себя прием, штемпелевание, регистрацию поступления, распределение по классам, перемещение учебников, выбытие, подведение итогов движения библиотечного фонда и его проверку.

2.24. Учет учебников осуществляется в книге учета библиотечного фонда школьных учебников (приложение 9), а также в Книге учета библиотечного фонда или Книге суммарного учета библиотечного фонда.