действует
Редакция от 25.11.1994
Подробная информация
| Наименование документ | ПОСТАНОВЛЕНИЕ Минтруда РФ от 25.11.94 N 72 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕЖОТРАСЛЕВЫХ УКРУПНЕННЫХ НОРМАТИВОВ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ" |
| Вид документа | постановление |
| Принявший орган | минтруд рф |
| Номер документа | 72 |
| Дата принятия | 01.01.1970 |
| Дата редакции | 25.11.1994 |
| Дата регистрации в Минюсте | 01.01.1970 |
| Статус | действует |
| Публикация | - На момент включения в базу документ опубликован не был
|
| Навигатор | Примечания |
3.1. Затраты времени на работы по документационному обеспечению управления
3.1.1. Составление и ведение номенклатур дел
Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения <*> | Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурных подразделений, контроль за правильностью формирования дел | Количество позиций в номенклатуре дел: | |
| до 10 | 11,00 |
| 11 - 25 | 24,80 |
| 26 - 50 | 46,80 |
| 51 - 75 | 66,00 |
| 76 - 100 | 82,50 |
| 2. Составление и ведение номенклатуры дел организации <*> | Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функции организации, особенностей делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком сокращений), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании Центральной экспертизной комиссии (ЦЭК) (ЭК организации), согласование с архивным учреждением (государственным архивом), оформление и утверждение номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в информационно-поисковую систему и ведомственный архив по установленной форме | Количество позиций в номенклатуре дел: | |
| 101 - 200 | 230,00 |
| 201 - 300 | 270,00 |
| 301 - 400 | 264,00 |
| 401 - 500 | 296,00 |
| 501 - 600 | 398,00 |
| 601 - 700 | 360,00 |
| 701 - 800 | 384,00 |
| 801 - 900 | 416,00 |
| 901 - 1000 | 440,00 |
| 1001 - 1100 | 480,00 |
| 1101 - 1200 | 504,00 |
| 1201 - 1300 | 536,00 |
| 1301 - 1400 | 568,00 |
| 1401 - 1500 | 656,00 |
<*> Работа по контролю за формированием дел в делопроизводстве ведется в течение года.
| 3. Автоматизированное ведение номенклатуры дел организации <*> | Включение компьютера, вызов на дисплей формата в соответствии с программой, ввод данных об изменениях в номенклатуре дел; выключение компьютера | Количество позиций в номенклатуре дел: | |
| до 100 | 28,00 |
| до 200 | 40,00 |
<*> Норматив применим также для определения затрат времени на составление и ведение номенклатуры дел крупного структурного подразделения (главного управления, управления и т.д.).
3.1.2. Обработка, регистрация, учет количества документов
Исполнители - заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, инспектор, секретарь - машинистка, экспедитор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Обработка поступающих документов | Прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационных карточек (РК), простановка, заполнение регистрационных штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю организации для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения, передача документов на исполнение <*> | 10 документов | 0,65 |
| 2.Обработка документов, получаемых по факсу | Прием сигнала. Получение текста, деление на листы формата А4, составление регистрационных карточек (РК), простановка, заполнение регистрационных штампов, передача документов на исполнение | 1 лист | 0,15 |
| 3. Обработка телеграмм | Получение текста от телетайпистки, составление РК, простановка и заполнение регистрационных штампов, передача телеграмм руководству на резолюцию, получение телеграммы, запись текста резолюции в РК, передача телеграммы и РК исполнителю | 1 телеграмма | 0,11 |
| 4. Обработка поступающих телефонограмм | Прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения | 1 телефонограмма | 0,20 |
| 5. Обработка отправляемых документов | Получение исполнительных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов в РКФ (номера дела, в который помещен исполнительный документ), сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту | 10 документов | 0,80 |
| 6. Обработка документов, отправляемых по факсу | Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов; включение факса, установление связи с адресатом, передача текста, отключение аппарата | 1 лист | 0,03 |
| 7. Обработка отправляемых телефонограмм | Передача текста, регистрация в журнале | 1 телефонограмма | 0,18 |
| 8. Оформление командировочных удостоверений | Оформление удостоверения по установленной форме, простановка и заверение отметки о прибытии (убытии) работника | 1 командировочное удостоверение | 0,10 |
| 9. Автоматизированная регистрация поступающих документов | Включение компьютера, вызов на дисплей формата регистрационно-контрольной формы (РКФ), ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоенных документу организацией - автором, о содержании документа (заголовке), приложениях, контрольных реквизитах, количестве листов документа, присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ, присвоение регистрационного номера документу, выключение компьютера | 10 документов | 0,40 |
| 10. Автоматизированная регистрация документов, создаваемых для внутреннего пользования | Включение компьютера, вызов на дисплей формата (РКФ), ввод в РКФ информации о виде документа, его авторе, текста краткого содержания документа (заголовка) и приложений, о количестве листов документа; присвоение даты регистрации документу по дате заполнения РКФ; присвоение регистрационного номера документу; ввод в РКФ информации об авторах и содержании резолюции, выключение компьютера | 10 документов | 0,33 |
| 11. Автоматизированная регистрация отправляемых внутренних документов | Включение компьютера, вызов на дисплей формата РКФ, выбор кодов (наименований) адресатов, ввод информации о количестве экземпляров, отправляемых в каждый адрес, суммирование информации о количестве экземпляров, отправляемых во все адреса; выключение компьютера | 10 документов | 0,38 |
| 12. Автоматизированная регистрация отправляемых инициативных документов | Включение компьютера, вызов на дисплей формата РКФ, ввод в РКФ информации о документе, краткого содержания (заголовка) документа и приложений, вида документа, количества листов; присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ; присвоение регистрационного номера документу; выбор кодов (наименований) организаций - адресатов, ввод информации о количестве экземпляров, отправляемых каждому адресату, суммирование общего количества экземпляров, запись в РКФ, распечатка РК, выключение компьютера | 10 документов | 0,35 |
| 13. Автоматизированный учет количества документов, создаваемых для внутреннего пользования | Включение компьютера, формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения искомой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ, выключение компьютера | 100 документов | 0,04 |
| 14. Автоматизированный учет количества отправляемых документов | Включение компьютера, формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения искомой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества отправляемых экземпляров документов, выключение компьютера | 100 документов | 0,04 |
| 15. Автоматизированный учет количества поступающих документов, документов-ответов на поступающие документы, отправляемых инициативных документов | Включение компьютера, формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения необходимой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ, выключение компьютера | 100 документов | 0,05 |
| 16. Автоматизированный учет объема документооборота учреждения | Включение компьютера, формирование запроса по заданным реквизитам, сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ и отправленных экземпляров документов, распечатка, выключение компьютера | 100 документов | 0,09 |
<*> В случае выполнения работ по подготовке к размножению РК и документов для исполнителей норматив увеличивается на 0,45 чел.-ч. на каждые 10 документов.
3.1.3. Работы по контролю исполнения документов
Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь - машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Контроль исполнения документов | Составление РК, если она не передается из службы регистрации, проставление отметки "К" (контроль) на документе и на РК, расположение первого экземпляра РК в картотеке, направление второго экземпляра РК вместе с документом в структурное подразделение исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в РК, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля. Составление сводки о документах, не исполненных в установленные сроки, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю, обобщение результатов исполнения документов по структурным подразделениям, анализ состояния исполнения документов в организации | 10 документов | 0,80 |
| 2. Контроль исполнения заявлений граждан | То же | 10 документов | 0,70 |
| 3. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов | Включение компьютера, просмотр документа, вызов на дисплей РКФ документа, ввод в базу данных контрольных реквизитов задания (резолюции), распечатка РКФ, помещение РКФ в контрольно - справочную картотеку, передача на исполнение документа и РКФ, получение контролируемого документа и РКФ, контроль за правильностью оформления и сроком исполнения документа, корректировка РКФ; оформление исполнительного документа; заполнение РКФ по результатам исполнения документа; распечатка РКФ, формирование сводки об исполнении контролируемых документов по отдельным заданным реквизитам или их комбинациям; ведение справочно-информационной работы, получение выходных форм по учету и контролю документов, выключение компьютера | 10 документов | 0,75 |
| 4. Автоматизированный контроль исполнения обращений граждан | То же | 10 документов | 0,60 |
| 5. Автоматизированный контроль исполнения документов, создаваемых для внутреннего пользования | То же | 10 документов | 0,70 |
3.1.4. Создание и ведение картотек
Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь - машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Составление и ведение контрольно-справочной картотеки | Систематизация, расстановка РК в картотеке в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки; внесение в карточки изменений (запись сведений об исполнителе, переносе срока исполнения и т.п.); отбор карточек на документы, сроки исполнения которых истекают (для информирования исполнителей); перестановка РК на исполненные документы в соответствующий раздел картотеки; отбор РК на документы с истекающими сроками исполнения (для информирования руководителя) | 10 регистрационных карточек | 0,80 |
| 2. Ведение автоматизированной базы данных по контролю исполнения документов | Включение компьютера, вызов на экран реквизитов документа, вызов формата РКФ, заполнение карточки на вновь поступивший документ или внесение в карточку изменений (дополнений), сведений об исполнителях, сроках исполнения (переносе сроков), выборка карточек внутри системы (карточки на исполненные и неисполненные документы, на документы с истекшими сроками исполнения) и по разделам; распечатка карточек на документы с истекшими сроками исполнения для информирования руководителей; распечатка карточек; выключение компьютера | 10 карточек | 1,10 |
| 3. Составление и ведение картотеки по предложениям и жалобам граждан | Заполнение карточек по установленной форме, систематизация, расстановка РК в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, внесение изменений в карточки | 10 регистрационных карточек | 1,08 |
| 4. Составление и ведение тематических карточек к ведомственным нормативам, приказам, решениям | Заполнение карточек по установленной форме, систематизация, расстановка тематических карточек в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, расстановка новых карточек, внесение изменений в карточки | 10 тематических карточек | 1,05 |
3.1.5. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив
Исполнители - заведующий канцелярией, старший инспектор, делопроизводитель, секретарь - машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Формирование дел постоянного хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация) | Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках | 1 дело | 0,75 |
| 2. Формирование дел по личному составу организации, составление заголовков, оформление дел | То же | 1 дело | 0,73 |
| 3. Формирование дел временного (свыше 10 лет) хранения, составление заголовков оформления дел | То же | 1 дело | 0,56 |
| 4. Формирование дел временного (до 10 лет) хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация) | Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках | 1 дело | 0,43 |
| 5. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению | Изучение состава и содержания документов, определение их научно-исторической и практической значимости, полистный просмотр дел, отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению, составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассмотрение акта на заседании ЦЭК (ЭК), утверждение акта | 1 дело | 1,00 |
| 6. Составление годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации | Составление годового раздела описи на дела, прошедшие экспертизу ценности, рассмотрение подготовленного раздела на заседании ЦЭК (ЭК), доработка по замечаниям, оформление, утверждение в установленном порядке, проверка качества формирования и оформления дел, соответствия количеству дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел; простановка временных шифров (карандашом) на обложках дел | 10 описательных статей описи | 1,12 |
| 7. Автоматизированное составление годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежавших передаче в архив организации | Включение компьютера, вызов на дисплей формата описи, внесение данных на дела, прошедшие экспертизу ценности; считка составленной описи, правка; распечатка; рассмотрение годового раздела описи на заседании ЦЭК (ЭК); внесение изменений в опись в соответствии с высказанными замечаниями; распечатка раздела описи после доработки, выключение компьютера | 10 описательных статей описи | 1,10 |
| 8. Передача дел в архив организации из структурного подразделения | Передача дел поединично по описям и номенклатурам дел, передача экземпляров описей, номенклатур дел, контрольно-справочных и тематических картотек согласно графику, оформление передачи по установленной форме | 10 дел | 3,25 |
3.2. Затраты на работы архива организации
3.2.1. Методическое и организационное обеспечение работы
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений) | Составление библиографии, изучение научно-методической литературы и документов по теме, выявление и сбор материалов, их анализ, составление плана и схемы пособия, систематизация сведений, написание текста, редактирование, обсуждение, доработка по замечаниям | 1 авторский лист | 72,50 |
3.2.2. Создание научно-справочного аппарата к документам архива организации
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения | Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании ЦЭК (ЭК), представление описи на утверждение ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации | 10 описательных статей описи | 1,00 |
| 2. Составление сводных описей дел по личному составу | Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании ЦЭК (ЭК), представление описи на согласование ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации | 10 описательных статей описи | 0,90 |
| 3. Составление предисловий к описям архивных фондов | Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов с целью определения дат образования, реорганизации, переименования, ликвидации фондообразователя, выяснение его подведомственности, функций, структуры, изучение системы делопроизводства, характера и состояния документов, сбор и анализ сведений о наличии и составе научно-справочного аппарата (НСА) к фонду, об особенностях обработки и систематизации документов, написание текста предисловия, обсуждение, доработка по замечаниям | 1 авторский лист | 120,00 |
| 4. Составление исторических справок на архивные фонды организаций, учреждений и предприятий | Сбор данных по истории фондообразователя на основании сведений, выявленных при составлении предисловий к описям дел за этот период, написание текста справки, обсуждение, доработка по замечаниям | 1 авторский лист | 72,00 |
| 5. Составление предметных, географических, именных указателей к законченным описям дел | Просмотр описи, выявление данных, написание карточек (с вынесением на каждую карточку одного понятия), составление указателя | 10 карточек указателя | 1,40 |
3.2.3. Каталогизация документов
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1.Составление карточек и ведение предметной (предметно-тематической) картотеки | Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, аннотирование содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, простановка штампа о каталогизации на обложках дел; группировка карточек по алфавиту предметных понятий, далее по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации | 10 карточек | 3,00 |
| 2. Создание автоматизированной базы данных по документам архива | Изучение описи, отбор дел, полистный просмотр дел, выявление документов, включение компьютера, вызов на дисплей формата карточки, заполнение его, систематизация карточек в соответствии с установленными индексами по принятой схеме, выключение компьютера, простановка штампа о каталогизации на обложке дела | | |
| - с распечаткой карточек | То же | 10 карточек | 2,40 |
| - без распечатки карточек | То же | 10 карточек | 2,00 |
| - на государственных, общественных, творческих деятелей | То же | 10 карточек | 1,80 |
| - по личному составу | То же | 10 карточек | 1,20 |
| 3. Составление карточек и ведение именной картотеки (на государственных, общественных, творческих деятелей) | Изучение описи, отбор дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, изучение содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, группировка карточек по фамилиям, именам и отчествам в алфавитном порядке, далее по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации | 10 карточек | 2,30 |
| 4. Составление карточек и ведение картотеки по личному составу организации | То же | 10 карточек | 1,50 |
3.2.4. Использование документов. Информационное обслуживание учреждений и граждан
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, архивариус
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Исполнение тематических запросов | Ознакомление с запросом, изучение научно-справочного аппарата и документов архива, выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа | 1 запрос | 24,10 |
| 2. Тематическое выявление и подготовка информационного документа | Просмотр дел, выявление сведений по теме, составление текста информационного документа (тематического перечня, информационного письма) | 1 печатный лист | 127,00 |
| 3. Выдача дел во временное пользование | Ознакомление с запросом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт-заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, оформление актов о выдаче дел во временное пользование, выдача дел | 10 дел | 2,90 |
| 4. Прием посетителей с целью консультации | Консультирование по вопросам состава и содержания документов по теме запроса, информирование о наличии в архиве документов для получения справки о работе, службе, учебе | 1 посетитель | 0,86 |
| 5. Исполнение запросов социально-правового характера | Ознакомление с запросом (заявлением), изучение научно-справочного аппарата и документов архива, выявление сведений биографического характера, написание текста архивной справки<*> | 1 запрос | 2,42 |
| 6. Прием и выдача невостребованных трудовых книжек | Прием трудовых книжек на хранение, оформление приема, размещение трудовых книжек в ящике картотеки по алфавиту, выдача трудовых книжек владельцам | 1 трудовая книжка | 0,47 |
<*> Сведения выявляются за период не более 5 лет.
3.2.5. Проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения (участие в проверке совместно с работниками государственного архива) | Изучение условий хранения дел, состояния учета и научно-справочного аппарата, эффективности использования документов, проверка готовности документов к передаче на государственное и ведомственное хранение, правильность проведения экспертизы ценности, оформление дел, информирование руководства организации о результатах проверки, обсуждение итогов проверки в архиве подведомственного учреждения, составление справки по результатам проверки | 1 комплексная (тематическая проверка) | 26,70 |
3.2.6. Контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы
Исполнители - заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, старший инспектор, инспектор, заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Проведение проверки организации работы с документами в структурных подразделениях ведомства и учреждениях его системы | Изучение основных задач и функций учреждения в целом и его структурных подразделений, составление плана проверки, изучение работы с документами на обследуемом объекте (совместно с работниками делопроизводственной службы), информирование руководства учреждения (структурного подразделения) о результатах проверки, обсуждение итогов проверки на объекте, составление справки по итогам проверки | 1 проверка одного структурного подразделения (учреждения), номенклатура дел которого включает до 100 позиций | 19,60 |
| 2. Контроль за организацией работы с документами в делопроизводстве структурных подразделений учреждения | Проверка (совместно с работниками делопроизводственной службы) правильности формирования и описания дел, обеспечения сохранности документов в делопроизводстве составления описей, подготовки дел к передаче в ведомственный архив; подготовка предложений о совершенствовании работы с документами | 1 проверка работы с документами одного структурного подразделения, номенклатура дел которого включает до 100 позиций | 7,10 |
| 3. Устное консультирование работников организации | Консультирование по вопросам формирования дел, составления номенклатур дел, описей, проведения экспертизы ценности, отбора документов на государственное хранение, практического применения методических пособий | 1 консультация | 1,20 |
| 4. Оформление консультаций в письменной форме | Оформление ответа работникам организации по вопросам формирования дел, составления номенклатур дел, описей, проведения экспертизы ценности, отбора документов на государственное хранение, практического применения методических пособий | 1 служебное письмо, объемом в 1 машинописный лист | 2,05 |
3.2.7. Обеспечение сохранности документов
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Прием дел в архив из структурного подразделения | Ознакомление с состоянием дел, проверка правильности оформления дел, прием дел по описи (поединично), прием контрольно-справочной картотеки к документам данного годового раздела описи, запись (в двух экземплярах описи) сведений о количестве фактически принятых дел, номеров отсутствующих дел; размещение дел на места хранения, отметка в топографических указателях о размещении дел, запись в книге учета поступления и выбытия документов | 10 дел | 3,60 |
| 2. Отбор, подготовка и передача документов для дезинфекции, дезинсекции, реставрации и переплета | Подбор дел по актам проверки наличия, картотеке (журналу) учета физического состояния документов, регистрация в книге выдачи дел из архивохранилища, оформление заказа по установленной форме, передача дел в лабораторию | 10 дел | 4,70 |
| 3. Выдача (прием) дел | Выдача дел: ознакомление с заказом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт - заместителей, определение соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка в книге выдачи дел из архивохранилища. Прием дел: визуальный осмотр дел, проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка о возвращении дел в книге выдачи, изъятие карт - заместителей, укладка дел на места хранения | 10 дел, выданных или принятых в архив | 1,55 |
| 4. Картонирование дел | Размещение дел в коробке по порядку номеров, написание ярлыка, наклейка его на коробку | 10 дел | 0,52 |
| 5. Формирование связок дел, подлежащих хранению | Группировка дел по порядку номеров, написание ярлыка, прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел | 10 дел | 0,54 |
| 6. Составление топографических указателей | Заполнение граф карточки указателя по установленной форме, группировка карточек в последовательности расположения стеллажей, номеров фондов | 10 карточек | 2,85 |
| 7. Автоматизированное ведение топографических указателей | Включение компьютера, вызов на дисплей формата; заполнение граф (уточнение данных в графах) карточки указателя, группировка карточек в установленной последовательности расположения; распечатка; выключение компьютера | 10 карточек | 1,25 |
| 8. Проверка наличия и состояния документов | Сверка фактического наличия дел на местах хранения и по описи (номенклатуры дел), описательной статьи описи номенклатуры дел с описанием на обложке дела, проверка физического состояния и технического оформления дел, заполнение листа проверки наличия с указанием в нем физического состояния дел, составление акта проверки наличия и состояния дел в фонде | 10 дел | 0,80 |
| 9. Передача архивом организации документов на государственное хранение | Подготовка и доставка дел, участие в передаче дел, оформление передачи документов по установленной форме, запись о выбытии в книге учета поступления и выбытия документов | 10 дел | 1,00 |
3.2.8. Учет документов
Исполнители - заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Составление и ведение учетных документов архива организации | Изучение источников по истории фондообразователя, составление и ведение списка фондов, количественный и пофондовый учет фондов и коллекций, составление листа фонда, выявление и запись сведений о составе и объеме фонда на основе соответствующих документов, составление карточки архивного фонда по установленной форме, представление карточки в учреждение ГАС России | 1 архивный фонд | 2,50 |
| 2. Составление "Паспорта архива учреждения..." формы N N 5, 6, 7 | Сбор и анализ сведений об архиве, написание отчета по установленной форме на основании данных учетных документов | 1 отчет | 9,70 |
3.2.9. Техническое оформление работ
Исполнители - старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Автоматизированный ввод текста в базу данных с оригинала документа <*> | Включение компьютера, создание файла, ввод текста, распечатка, выключение компьютера | 1 авторский лист | |
| - 1 гр. сложности | То же | | 6,10 |
| - 2 гр. сложности | То же | | 7,93 |
| - 3 гр. сложности | То же | | 9,15 |
| 2. Автоматизированное редактирование текста документа | Включение компьютера, вызов файла на дисплей, редактирование текста с внесением до 30 % изменений, распечатка текста, выключение компьютера | 1 авторский лист | 1,60 |
| 3. Подшивка документов в дело (управленческая документация) вручную | Группировка (вложение) исполненных документов в обложку в соответствии с номенклатурой дел, прошивка на 4 прокола | 1 дело | 0,30 |
| 4. Подшивка документов в дело (управленческая документация) с применением средств малой механизации труда | Группировка (вложение) исполненных документов в обложку в соответствии с номенклатурой дел, прошивка на прошивочной машине | 1 дело | 0,08 |
| 5. Ремонт дел | Просмотр дела, выявление поврежденных листов, подклейка корешков листов (наращивание до необходимого формата), обрезка края, просушивание, прессовка дела | 1 дело | 0,44 |
| 6. Уничтожение документов на бумажной основе с применением малой механизации труда | Доставка документов, включенных в акт о выделении к уничтожению, загрузка, включение машины для измельчения документов; погрузка измельченной бумажной массы в тару | 1000 листов | 1,05 |
| 7. Сдача документов на утилизацию | Выемка дел, включенных в акт о выделении к уничтожению, со стеллажей, формирование, увязка связок, оформление заявки на транспорт, погрузка дел, сдача дел на утилизацию в установленном порядке | 100 дел | 6,00 |
<*> Группы сложности текста и количество знаков на страницу определены "Едиными нормами времени (выработки) на машинописные работы". - М., 1988. Стр. 4.
