Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Ространснадзора от 06.06.2007 N ГК-376ФС "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА"

6.1. Правила организации работы с документами в Службе на основании актов законодательства Российской Федерации определяются настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Службы, утверждаемой в установленном порядке.

6.2. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

6.3. Служба в своей деятельности осуществляет взаимодействие с территориальными органами и Министерством, которое обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, в состав которой, кроме индивидуальных правовых актов, актов распорядительного характера, входят постановления Коллегии, а также служебные письма, протоколы и другие документы.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Службе осуществляется подразделением Службы, ответственным за документооборот.

Организация, ведение Единой информационно-аналитической системы Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Единая информационно-аналитическая система Службы), а также методическое руководство и контроль за соблюдением порядка работы с электронными документами осуществляются подразделением Службы, ответственным за документооборот, совместно с подразделением Службы, ответственным за информационно-аналитическую работу.

6.4. Акты Службы, а также исходящие документы оформляются на бланках утвержденного образца, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в Положении о Федеральной службе по надзору в сфере транспорта, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.2004 N 398 <*>.

<*> "Российская газета", 2004, N 169.

6.5. Над наименованием Службы указывается полное наименование Министерства.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях возлагается на начальников управлений Службы.

6.6. Непосредственная работа по документационному обеспечению в управлениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.

6.7. Руководитель Службы и заместители руководителя Службы в соответствии с распределением обязанностей принимают решения по вопросам в установленной сфере деятельности.

По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки решения Службы, руководитель Службы и заместители руководителя Службы дают письменные поручения (резолюции), поручения, оформляемые протоколами проведенных у них совещаний, а также устные указания структурным подразделениям Службы (начальникам управлений).

Резолюции (поручения) руководителя Службы, заместителей руководителя и начальников управлений оформляются письменно на специальных бланках с указанием должности, инициалов и фамилии.

6.8. Приказами, как правило, оформляются решения нормативного характера, а также по вопросам кадров и прохождения государственной службы.

Распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным и другим вопросам деятельности Службы.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят управления Службы на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет подразделение Службы, ответственное за правовое обеспечение.

6.9. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей, исполнителем и начальником управления, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, и заместителем руководителя структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату.

В случае если при доработке в проект приказа (распоряжения) внесены уточнения, не меняющие его существа, то руководителем подразделения-исполнителя может быть принято решение о согласовании доработанного варианта проекта акта с руководителем подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы с пометкой "Визы прилагаются". В этом случае повторного визирования проекта всеми установленными настоящим Регламентом должностными лицами не требуется.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Службы, а в его отсутствие - заместитель руководителя, исполняющий его обязанности на основании распорядительного документа руководителя Службы.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту и направляется исполнителю в течение 3 рабочих дней.

Подразделение Службы, ответственное за правовое обеспечение, рассматривает проекты приказов в срок до 7 дней, если иной срок не установлен руководителем Службы.

Проекты приказов, требующие последующей регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, рассматриваются подразделением Службы, ответственным за правовое обеспечение, в срок до 15 дней, а значительные по объему проекты других ведомственных документов - в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем Службы.

В случае внесения существенных изменений в проект приказа в процессе согласования он подлежит повторному согласованию.

6.10. Организацию подготовки и оформление проектов индивидуальных актов по вопросам, связанным с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, а также перевода, отпусков сотрудников осуществляет структурное подразделение Службы по вопросам государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов (распоряжений) по вышеперечисленным вопросам визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения Службы по вопросам государственной службы и кадров и заместителем руководителя структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы.

6.11. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Датой вступления приказа (распоряжения) в силу является дата его подписания и регистрации, если иное не предусмотрено самим приказом.

Приказы и распоряжения после подписания руководителем Службы через подразделение Службы, ответственное за документооборот, в прошитом и пронумерованном виде передаются уполномоченному сотруднику подразделения Службы, ответственного за правовое обеспечение.

После этого руководитель структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы ставит на оборотной стороне последнего листа акта подпись, которая скрепляется печатью Службы.

Оформленные таким образом акты Службы вместе с версией на электронном носителе передаются для регистрации и хранения специально уполномоченному сотруднику подразделения Службы, ответственного за правовое обеспечение.

Уполномоченным сотрудником в день подписания приказа (распоряжения) производится его регистрация в реестре на бумажном носителе (в книге регистрации актов Службы) и в Единой информационно-аналитической системе Службы.

Подписанный приказ (распоряжение) (за исключением индивидуальных актов по кадровым вопросам) публикуется на официальном сайте Службы в сети "Интернет". Копии всех приказов (распоряжений) Службы, подписанных и зарегистрированных в установленном порядке, хранятся в Единой информационно-аналитической системе Службы.

Индивидуальные акты по вопросам, перечисленным в абзаце 1 пункта 6.10, нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от правовых актов по основной деятельности Службы, регистрируются и хранятся в структурном подразделении Службы по вопросам государственной службы и кадров.

6.12. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры в соответствии с указателем рассылки направляются адресатам исполнителем. Кроме того, копия приказа (распоряжения) в обязательном порядке направляется исполнителю и в подразделение Службы, ответственное за правовое обеспечение, вместе со сведениями о его рассылке.

6.13. В случаях отмены ранее изданного приказа или издания нового приказа взамен действующего к проекту приказа прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается руководителем подразделения исполнителя.

В справке указываются:

- основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Службе поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Министерства (копия поручения прилагается к справке);

- перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке приказа;

- сведения об актах Службы, в том числе отмененных данным приказом, актах иных федеральных органов исполнительной власти (организаций), изданных по данному вопросу;

- сведения о согласовании приказа со структурными подразделениями Службы и, при необходимости, с федеральными органами исполнительной власти, другими организациями.

6.14. Одновременно с регистрацией приказа (распоряжения), отменяющего, изменяющего или дополняющего другой приказ (распоряжение), на бланке оригинала последнего делается отметка о том, каким актом (с указанием номера, даты и названия) внесены изменения, дополнения или произошла его отмена.

Помимо этого производится соответствующая отметка в электронной базе правовых актов и в Единой информационно-аналитической системе Службы.

6.15. В приказах и распоряжениях по Службе употребляются только официальные наименования органов и организаций, полные наименования управлений центрального аппарата, при этом в приложениях к ним, в исключительных случаях, могут использоваться их сокращенные наименования.

6.16. Подготовка проектов текстов приказов осуществляется исполнителями на персональных компьютерах.

6.17. При наличии в приказах и распоряжениях по Службе приложений ссылка на приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При наличии в приказах в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа, на первом листе утверждаемого приказом документа в правом верхнем углу пишется:

УТВЕРЖДЕНО
приказом Ространснадзора
от ___________ N _______

6.18. Проекты приказов, распоряжений должны представляться на подпись руководителю Службы, лицу, исполняющему его обязанности, через подразделение Службы, ответственное за документооборот, со всеми основаниями, имеющимися для их подготовки.

6.19. Приказы и распоряжения, представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются управлению-исполнителю на доработку.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в первый экземпляр согласованного проекта документа не допускается.

6.20. Приказы по вопросам деятельности Службы регистрируются в пределах календарного года. При этом на документе проставляется дата и порядковый номер. Датой регистрации приказа является дата его подписания, оформляемая словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N", индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя службы, подписавшего приказ, через тире порядкового номера приказа и индекса "фс", например: 25 января 2007 г. N ГК-45фс.

Регистрация совместных приказов Службы с другими федеральными органами исполнительной власти осуществляется аналогично регистрации приказов по вопросам деятельности Службы. При этом дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров каждого органа, проставляемых через косую черту в порядке расположения подписей руководителей.

Копии приказов, требующих регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, заверяются аналогичным образом.

6.21. Распоряжения регистрируются в пределах календарного года. При этом номер распоряжения состоит из знака "N" и индекса, включающего первые буквы имени и фамилии руководителя службы, подписавшего распоряжение, через тире порядкового номера и приставки "р", и индекса "фс". Датой регистрации распоряжения является дата его подписания, оформляемая словесно-цифровым способом. Например: 1 февраля 2007 г. N ГК-21-р(фс).

6.22. Подлинники приказов и распоряжений по Службе хранятся по месту регистрации.

6.23. Положение издается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

6.24. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

6.25. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

6.26. Положения (правила, инструкции) утверждаются руководителем Службы. Утверждение оформляется путем издания соответствующего документа.

6.27. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов актов, утверждаемых руководителем Службы, который определен инструкцией по делопроизводству в Службе.

6.28. Протокол совещания (заседания), проводимого руководителем Службы, заместителем руководителя Службы, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению управлениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, в течение суток после окончания совещания.

6.29. Решения, принятые на заседании Коллегии, оформляются протоколом в сроки, определяемые руководителем Службы в каждом конкретном случае.

6.30. К проекту протокола совещания (заседания Коллегии) прилагается указатель рассылки. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

6.31. В указатель рассылки протокола в обязательном порядке включаются заместители руководителя Службы, начальники управлений, помощники руководителя Службы по вопросам, входящим в их сферу деятельности.

6.32. В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и организации, а также в заинтересованные управления.

6.33. Копии протоколов совещаний у руководителя Службы (заместителя руководителя Службы) (заседания Коллегии) рассылаются исполнителям (в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), как правило, в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения, - незамедлительно.

6.34. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у руководителя Службы (заместителя руководителя Службы), осуществляется подразделением Службы, ответственным за документооборот.

6.35. Осуществление записи во время совещания, сбор материалов и подготовка проекта текста протокола (заседания Коллегии) возлагаются на сотрудников управлений, готовивших вопросы к обсуждению.

6.36. Постановление и протокол заседания Коллегии подписываются руководителем Службы. Подготовка и оформление указанного документа осуществляются в соответствии с положением о Коллегии. Уполномоченным сотрудником в день подписания постановления, протокола заседания Коллегии производится их регистрация в реестре на бумажном носителе (в книге регистрации актов Службы) и в Единой информационно-аналитической системе Службы.

6.37. Проекты государственных контрактов, договоров и соглашений, заключаемых Службой, готовятся управлениями во исполнение поручений руководителя Службы, а также его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты государственных контрактов, договоров и соглашений подлежат обязательному согласованию с заместителем руководителя Службы, курирующим вопросы, являющиеся их предметом, а также с руководителями структурных подразделений Службы, ответственными за финансовое и правовое обеспечение.

При наличии не урегулированных в процессе согласования проекта разногласий правового характера заместитель руководителя структурного подразделения по правовому обеспечению деятельности Службы докладывает о них руководителю Службы (лицу, исполняющему его обязанности) или заместителю руководителя Службы.

6.38. Регистрация государственных контрактов, договоров и соглашений осуществляется подразделением Службы, ответственным за правовое обеспечение, в соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Уполномоченным сотрудником подразделения Службы, ответственного за правовое обеспечение в день подписания государственных контрактов, договоров и соглашений, производится их регистрация в реестре на бумажном носителе и в Единой информационно-аналитической системе Службы.

Государственные контракты, договоры и соглашения хранятся в подразделении Службы, ответственном за правовое обеспечение, а их копии - в подразделениях Службы, ответственных за финансовое обеспечение и документооборот.

6.39. Доверенности на право совершения действий от имени Службы, представления ее интересов в государственных, общественных и судебных органах подписывает руководитель Службы или лицо, исполняющее его обязанности.

Подпись заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации. Доверенности регистрируются в подразделении Службы, ответственном за документооборот, в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

Копии доверенностей хранятся в подразделении Службы, ответственном за документооборот.