Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 (ред. от 16.02.2009) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК"

ПРИЛОЖЕНИЯ
(образцы форм)

Приложение N 1
к пп. 2.11.5, 2.11.7.2, 3.7.2, 4.3.1

_____________________\r\n  (название архива)\r\n \r\n               АКТ                       УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n___________ N _________              Директор ____________________\r\n  (дата)                                       (название архива)\r\n \r\nо неисправимых повреждениях          Подпись         Расшифровка\r\nархивных документов                                  подписи\r\n                                     Дата\r\n \r\n    (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)\r\n \r\n                                     Фонд N ___________\r\n \r\nНазвание фонда ___________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nВ   фонде  обнаружены  единицы  хранения,  признанные  неисправимо\r\nповрежденными\r\n 

 N 
п/п 

Номер
описи

Номер
 ед. 
 хр. 

Заголовок 
поврежденной
ед. хр. 

Крайние
даты 

Количество
листов 
(время 
звучания,
метраж) 

Сущность и
причины 
повреждения

 1 

  2 

  3 

    4 

   5 

    6 

    7 

 \r\nИтого обнаружено неисправимо поврежденных ________________ ед. хр.\r\n                                              (цифрами\r\n                                             и прописью)\r\n \r\nЗаведующий отделом _______________________________________________\r\n                           (подпись, расшифровка подписи)\r\n \r\nЗаведующий архивохранилищем ______________________________________\r\n                                (подпись, расшифровка подписи)\r\n \r\nПеречисленные архивные документы подлежат списанию ввиду _________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nЭксперты: ________________________________________________________\r\n                (наименование должностей экспертов, подписи,\r\n                         расшифровка подписей, дата)\r\n \r\n_____________ __________________________________\r\n(N  и  дата  приказа   руководителя  архива  о  снятии неисправимо\r\nповрежденных архивных документов с учета)\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                    Подпись          Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nФорма акта о неисправимых повреждениях архивных документов\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 2
к пп. 2.11.5, 3.7.2

_____________________\r\n  (название архива)\r\n \r\n           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n___________ N _________              Директор ____________________\r\n  (дата)                                       (название архива)\r\n \r\nо необнаружении архивных             Подпись         Расшифровка\r\nдокументов, пути розыска                             подписи\r\nкоторых исчерпаны                    Дата\r\n \r\n       (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)\r\n \r\n                                     Фонд N ___________\r\n \r\nВ результате _____________________  установлено отсутствие в фонде\r\nперечисленных   ниже  архивных  документов.  Предпринятые  архивом\r\nмеры по  розыску положительных  результатов не дали, в связи с чем\r\nсчитаем возможным снять с учета:\r\n 

 N 
п/п 

Номер 
описи 

Номер
 ед. 
 хр. 

Заголовок
 ед. хр. 

Крайние 
  даты 

 Количество  
листов (время
  звучания,  
   метраж) 

Предполагаемые
  причины 
  отсутствия 

 1 

  2 

  3 

    4 

   5 

       6 

      7 

 \r\nИтого ____________________________________________________ ед. хр.\r\n                     (цифрами и прописью)\r\n \r\n    Содержание утраченных архивных документов может  быть частично\r\nвосполнено следующими ед. хр.:\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nФорма акта о необнаружении архивных документов,\r\nпути розыска которых исчерпаны\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nЗаведующий отделом           Подпись           Расшифровка подписи\r\n \r\nЗаведующий архивохранилищем  Подпись           Расшифровка подписи\r\n \r\nГлавный хранитель            Подпись           Расшифровка подписи\r\n \r\n_____________ __________________________________\r\n(N и дата приказа руководителя архива о снятии с\r\n учета необнаруженных архивных документов, пути\r\n          розыска которых исчерпаны)\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                  Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nФорма акта о необнаружении архивных документов,\r\nпути розыска которых исчерпаны (продолжение)\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 3
к пп. 2.11.8, 2.11.10, 3.4.1,
3.5.6, 3.7.13, 5.5.1

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА\r\n \r\nВ деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов\r\n                                   (цифрами и прописью)\r\nс N ________________ по N ________________\r\n \r\n    в том числе:\r\n     литерные номера листов ______________________________________\r\n  пропущенные номера листов ______________________________________\r\n                            ______________________________________\r\n  + листов внутренней описи ______________________________________\r\n 

Особенности физического состояния и
         формирования дела         

       Номера листов      

                 1

             2

 \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                    Подпись          Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n                   Форма листа-заверителя дела\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 4
к пп. 2.11.10

______________________\r\n  (название архива)\r\n \r\n ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ\r\nАРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ\r\n \r\n        (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)\r\n \r\nФонд N ______________ Опись N ____________ Дело N ________________\r\n \r\nЗаголовок дела ___________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n 

Дата 
использования

Кому 
выдано 
фамилия, 
инициалы 
(разборчиво)

Характер 
использования
(копирование,
выписки, 
просмотр и др.)

Номера 
использованных
листов 

Подпись 
лица, 
использовавшего
дело 

1 

2 

3 

4 

5 

 \r\nФорма листа использования архивных документов\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 5
к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11

(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)

(документов, листов)

Дата

<*> Допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Форма книги учета поступлений документов

Формат A3 (420 x 297)

Приложение N 6
к пп. 3.4.1, 3.5.3,
3.7.1, 3.7.11, 3.7.12

Форма списка фондов

Формат A4 (297 x 210)

Приложение N 7
к пп. 3.4.1, 3.5.6, 3.7.13, 5.5.1

                   УТВЕРЖДЕНО\r\n \r\n                 Протокол ЭПК ____________________________________\r\n                              (наименование уполномоченного органа\r\n                 _________________________________________________\r\n                     исполнительной власти субъекта Российской\r\n                 _________________________________________________\r\n                        Федерации в области архивного дела,\r\n                 _________________________________________________\r\n                        федерального государственного архива)\r\n                 от _________________ N ______________\r\n \r\n        (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)\r\n 

 N 
п/п 

Делопроизводственные
индексы или номера 
по старой описи 

Заголовок
дела 

Крайние
даты 

Количество
листов 

Примечания 

 1 

         2 

    3 

   4 

     5 

     6 

 \r\nВ опись внесено __________________________________________________\r\n                               (цифрами и прописью)\r\n______________________________________________________________ дел\r\nс N _________________________ по N _______________________________\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nсоставителя описи          Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\nЗаведующий отделом\r\n(архивохранилищем)         Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nФорма описи <*> дел постоянного хранения, составленной\r\nв архиве\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n     \r\n
\r\n     <*> К описи составляется титульный лист.\r\n \r\n \r\n

Приложение N 8
к пп. 3.4.1, 3.5.6, 3.7.13, 5.5.1

____________________________\r\n (наименование организации)\r\n \r\n                                     УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n                                     Наименование должности\r\nФонд N ___________________           руководителя организации\r\n \r\nОПИСЬ N __________________           Подпись           Расшифровка\r\n                                                       подписи\r\nдел постоянного хранения\r\n                                     Дата\r\nза ___________________ год\r\n \r\n        (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)\r\n 

 N 
п/п 

Индекс
дела 

Заголовок
дела 

Крайние 
даты 

Количество листов 

Примечания 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

 \r\nВ данный раздел описи внесено ________________________________ дел\r\n                                    (цифрами и прописью)\r\nс N ________________________ по N __________________, в том числе:\r\nлитерные номера: _________________________________________________\r\nпропущенные номера: ______________________________________________\r\n \r\nНаименование должности\r\nсоставителя описи          Подпись        Расшифровка подписи\r\n \r\nЗаведующий архивом\r\nорганизации                Подпись        Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО                        УТВЕРЖДЕНО\r\n \r\nПротокол ЦЭК (ЭК) _____________    Протокол ЭПК __________________\r\n                  (наименование                   (наименование\r\n_______________________________    _______________________________\r\n         организации)                  уполномоченного органа\r\n_______________________________    _______________________________\r\n                                    исполнительной власти субъекта\r\n                                    Российской Федерации в области\r\n                                     архивного дела, федерального\r\n                                       государственного архива)\r\nот _______________ N __________    от ______________ N _________\r\n \r\nФорма годового раздела описи дел постоянного\r\nхранения организации\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 9
к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11, 4.4.1, 4.6, 4.7

УТВЕРЖДАЮ                         УТВЕРЖДАЮ\r\n_____________________________     _____________________________\r\n   (наименование должности           (наименование должности\r\n         руководителя                      руководителя\r\n_____________________________     _____________________________\r\n    организации-сдатчика)             организации-приемщика)\r\n \r\nПодпись   Расшифровка подписи     Подпись   Расшифровка подписи\r\n \r\nДата      Печать                  Дата      Печать\r\n \r\n           АКТ\r\n \r\n___________ N ___________\r\n   (дата)\r\n \r\nприема-передачи архивных\r\nдокументов на хранение\r\n \r\n        (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n                       (основание передачи)\r\n__________________________________________________________________\r\n                  (название передаваемого фонда)\r\n__________________________________________________________________\r\n____________________________________________________________ сдал,\r\n              (название организации-сдатчика)\r\n___________________________________________________________ принял\r\n              (название организации-приемщика)\r\nдокументы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:\r\n 

 N 
п/п 

Название,
номер 
описи 

Количество 
экземпляров описи 

Количество ед. хр. 

Примечания 

 1 

    2 

        3 

         4 

     5 

 \r\n    Итого принято ________________________________________ ед. хр.\r\n \r\nПередачу произвели:                Прием произвели:\r\n \r\nДолжность  Подпись Расшифровка     Должность Подпись Расшифровка\r\n                   подписи                           подписи\r\nДата                               Дата\r\n \r\n    Фонду присвоен N ________________________________________\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nДолжность                     Подпись          Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nФорма акта приема-передачи архивных документов на хранение\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 10
к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n___________ N _________              Директор ____________________\r\n  (дата)                                       (название архива)\r\n \r\nприема на хранение архивных          Подпись         Расшифровка\r\nдокументов личного происхождения                     подписи\r\n                                     Дата            Печать\r\n \r\n        (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)\r\n \r\nНа основании решения ЭПК\r\n(протокол от _________________ N ________)\r\nи договора от ___________________________\r\n_____________________________________________________________ сдал\r\n               (Ф.И.О. собственника/владельца)\r\nприняты документы ________________________________________________\r\n                         (общая характеристика документов)\r\n__________________________________________________________________\r\nв количестве _______ ед. хр. (условных) ______ документов (листов)\r\nпо архивной (сдаточной) описи\r\n \r\nФонду присвоен N ________________\r\n \r\nСобственник/владелец           Подпись         Расшифровка подписи\r\n (нужное подчеркнуть)\r\n \r\nНаименование должности         Подпись         Расшифровка подписи\r\nработника\r\n \r\nИзменения в учетные документы по результатам описания внесены\r\n \r\nНаименование должности         Подпись         Расшифровка подписи\r\nработника\r\n \r\nДата\r\n \r\nФорма акта приема на хранение документов\r\nличного происхождения\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 11
к пп. 3.7.2, 4.3.2

______________________\r\n  (название архива)\r\n \r\n           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n___________ N _________              Директор ____________________\r\n  (дата)                                       (название архива)\r\n \r\nо выделении к уничтожению            Подпись         Расшифровка\r\nархивных документов, не                              подписи\r\nподлежащих хранению                  Дата\r\n \r\n        (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)\r\n \r\nК уничтожению отобраны: документы фонда N ________________________\r\n                                             (название фонда)\r\n__________________________________________________________________\r\nна основании: ____________________________________________________\r\n                 (ссылки на нормативно-методические документы\r\n__________________________________________________________________\r\n                    для проведения экспертизы)\r\n__________________________________________________________________\r\n 

N 
п/п 

Названия 
групп 
документов

Крайние
даты 

Номера
описей

Номера 
ед. хр. 
по описям

Количество
ед. хр. 

Примечания 

 1 

    2 

   3 

   4 

    5 

     6 

     7 

 \r\nИтого __________________________ ед. хр. за _______________ год(ы)\r\n         (цифрами и прописью)\r\n \r\nКоличество   ед.  хр.,   крайние  даты  и  краткая  характеристика\r\nдокументов, остающихся на хранении _______________________________\r\n \r\nЗаведующий отделом\r\n(архивохранилищем)           Подпись           Расшифровка подписи\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                    Подпись           Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nФорма акта о выделении к уничтожению архивных документов,\r\nне подлежащих хранению\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n \r\nДокументы сданы __________________________________________________\r\n                             (название организации)\r\nна переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N ______\r\n                                                (дата)\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                     Подпись          Расшифровка подписи\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                     Подпись          Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nУТВЕРЖДЕНО\r\n \r\nПротокол ЭПК _________________________________\r\n               (наименование уполномоченного\r\n______________________________________________\r\n    органа исполнительной власти субъекта\r\n______________________________________________\r\nРоссийской Федерации в области архивного дела,\r\n______________________________________________\r\n     федерального государственного архива)\r\nот ______________ N _________\r\n \r\nФорма акта о выделении к уничтожению архивных документов,\r\nне подлежащих хранению (продолжение)\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 12
к пп. 3.7.7

_____________________\r\n  (название архива)\r\n \r\n           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n___________ N _________              Директор ____________________\r\n  (дата)                                       (название архива)\r\n \r\nо рассекречивании архивных           Подпись         Расшифровка\r\nдокументов фонда N                                   подписи\r\n                                     Дата\r\n \r\n        (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)\r\n \r\nКомиссия _________________________________________________________\r\n                             (название комиссии)\r\nпротокол N ________ от 00.00.00 рассекретила документы фонда N ___\r\n__________________________________________________________________\r\n                         (название фонда)\r\n 

N 
п/п 

Номер
описи

Количество 
рассекреченных
ед. хр. 

Номера 
ед. хр.,
рассекреченных
полностью <*> 

Номера ед. хр.,
рассекреченных
частично, с 
указанием 
номеров 
листов 
нерассекреченных
документов 

Примечания 

полностью 

частично 

 1 

  2 

    3 

    4 

       5 

        6 

     7 

 \r\nИтого рассекречено ___________________________ ед. хр. (полностью)\r\n                       (цифрами и прописью)\r\nза _______________________________________________________________\r\n                 (хронологические рамки документов)\r\n__________________ ед. хр. (частично) за _________________________\r\n                                          (хронологические рамки\r\n                                                документов)\r\n \r\nНаименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи\r\n \r\nПринято на открытое хранение _____________________________ ед. хр.\r\n                                 (цифрами и прописью)\r\nв ________________________________________________________________\r\n                             (хранилище)\r\n \r\nНаименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n
\r\n     <*> Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.\r\n     \r\nФорма акта о рассекречивании архивных документов\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 13
к пп. 5.9.1

___________________________\r\n     (название архива)\r\n___________________________             Адресат\r\n  (почтовый индекс, адрес,\r\n___________________________\r\n       телефон, факс)\r\n \r\n     Архивная справка\r\n____________ N ____________\r\n   (дата)\r\nНа N __________ от _________\r\n \r\n        (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2009 N 68)\r\n \r\nОснование:\r\n \r\nРуководитель организации         Подпись       Расшифровка подписи\r\n \r\n                                 Печать\r\n \r\nИсполнитель\r\nтелефон\r\n \r\nФорма архивной справки\r\n     \r\nФормат A4 (210 x 297)\r\n