Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минюста РФ от 19.11.2009 N 403 (ред. от 08.04.2010) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА"

57. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

58. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), определенному нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

59. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке; в деле "Переписка" документы-запросы группируются с документами-ответами.

60. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

- раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся (например, распоряжение об отмене завещания присоединяется к отмененному завещанию);

- не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- помещать в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте, и телефонограммы.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

61. Постановления и распоряжения нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

62. Постановления об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенными нотариальными действиями.

Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариальных действий.

63. Постановления и распоряжения нотариуса, не указанные в пунктах 61, 62 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление или распоряжение нотариуса.