Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минпроса СССР от 28.01.86 N 45 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЙ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВЕННО - МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ У МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННЫХ ЛИЦ В УЧРЕЖДЕНИЯХ СИСТЕМЫ МИНПРОСА СССР"

3.1. Учет материальных ценностей на складе (кладовой) ведется материально ответственным лицом в книге (карточке) складского учета материалов ф. N М-17 по наименованиям, сортам и количеству. На основании приходных и расходных документов материально ответственное лицо ежедневно записывает в книгу (карточку) ф. N М-17 количество прибывших или выбывших материалов с выведением после каждой записи остатка.

3.2. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (в кладовой), а также ежеквартально сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимися на складе (кладовой).

3.3. Запасы материальных ценностей на складе (кладовой) необходимо иметь в строгом соответствии с утвержденными нормативами на текущий год.

Снабжение лабораторий, кабинетов, других подразделений должно производиться через склад (кладовую). Выдаваться материалы могут лишь в пределах месячной потребности. Предельные нормы выдачи отдельных хозяйственных материалов прилагаются (приложение 10).

Дефицитные и ценные материалы (спирт, ремонтно - строительные, радиоматериалы, фотопринадлежности и др.) относятся в подотчет получателя, а остальные по мере выдачи списываются в расход.

3.4. Учет материалов заведующим складом (кладовщиком) или другим материально ответственным лицом осуществляется в разрезе отдельных групп:

материалы для учебных и других целей;

материалы для научных исследований;

продукты питания;

хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности;

топливо, горючее и смазочные материалы;

корма и фураж;

тара;

прочие материалы;

запасные части к машинам и оборудованию;

изделия производственных учебных мастерских;

продукция подсобных (учебных) сельских хозяйств;

оборудование к установке;

строительные материалы для капитального строительства;

спец. оборудование для научно - исследовательских работ.

Для каждой группы материалов в книге (карточке) ф. N М-17 отводится определенное количество страниц (число карточек). На каждое наименование материалов открывается отдельный счет.

3.5. Выдача материалов со склада (кладовой) производится по документам, утвержденным руководителем учреждения. Для выдачи материалов применяются следующие документы:

а) накладная (требование) ф. N 434 применяется при выдаче материалов со склада (кладовой) и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная (требование) выписывается в двух экземплярах.

При получении ремонтно - строительных материалов, которые транспортируются на место строительства, разрешается выписывать накладную (требование) в двух экземплярах, первый экземпляр служит основанием для получения материалов со склада, в второй - для учета по месту их использования.

Фактическое использование ремонтно - строительных материалов должно проверяться при приемке ремонтно - строительных работ по актам, при этом устанавливается соответствие израсходованных материалов выполненным работам;

б) меню - требование ф. N 299 или ф. 299-мех применяется для выдачи продуктов питания со склада (кладовой). Меню - требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. Меню - требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не реже трех раз в месяц;

в) ведомость на выдачу кормов и фуража ф. N 397. Корма и фураж отпускаются со склада в пределах установленных норм;

г) ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. N 410 применяются для выдачи хозяйственных материалов, для учебных и других целей в течение месяца;

д) заборная карта ф. N 431 применяется как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени в течение месяца.

Заборная карта выписывается на каждого получателя на несколько наименований материалов для расходования по прямому назначению. Эта карта выписывается в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, второй - у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом - сроком на месяц.

Материалы и топливо выдаются в пределах установленного лимита по предъявлении получателем своего экземпляра заборной карты. Отпуск материалов сверх установленного лимита производится по накладной (требованию) ф. N 434. Лимит устанавливается учреждением (организацией) исходя из фактических потребностей и сложившегося за определенный период среднемесячного расхода.

В тех случаях, когда выдача топлива со склада по накладной (требованию) или заборной карте является невозможной, списание расхода топлива производится по актам обмера остатков. В случае недостачи топлива по акту обмера в сравнении с установленными нормами расходования руководитель учреждения принимает меры к выявлению причин перерасхода и в надлежащих случаях - меры взыскания;

е) путевой лист применяется для списания в расход автомобильного бензина, дизельного топлива. Бензин и дизельное топливо списываются по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей.

Материально ответственные лица представляют в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, документы по приходу и расходу материальных ценностей при реестре сдачи документов ф. N 442, составляемом в двух экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в делах бухгалтерии.

3.6. Учет продуктов питания на складе (кладовой) является составной частью всей системы учета материальных ценностей и должен обеспечивать полностью сохранность продуктов питания и тары во время их приема, хранения и отпуска.

3.7. Доставка продуктов питания на склад (кладовую) осуществляется в соответствии с заключенными договорами и может производиться:

представителями учреждения народного образования (кладовщиком);

экспедитором поставщика - при централизованной доставке.

3.8. Получение продуктов питания оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете - платежном требовании, товарно - транспортной накладной, накладной).

При централизованной доставке продуктов питания приемка их подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) учреждения народного образования. Поставщику сообщается фамилия и образец подписи лица, уполномоченного получать продукты питания, а также образец штампа (печати), скрепляющего эту подпись.

Работники, осуществляющие получение и доставку продуктов питания, назначаются приказом руководителя учреждения и с ними заключается Типовой договор о полной материальной ответственности.

3.9. Продукты питания, поступающие на склад (кладовую) учреждения, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству, весу, качеству указанным в сопроводительном документе.

В учреждении должен быть организован контроль за качеством поступающих продуктов питания. Предварительная проверка качества продуктов питания (по внешним признакам) производится при их приемке на склад (кладовую) заведующим складом (кладовщиком) учреждения.

В случае сомнения в доброкачественности продуктов питания их приемка производится с обязательным участием диетврача (диетсестры), врача (медсестры).

При невозможности определения доброкачественности продуктов питания на месте определенное количество продуктов питания направляется в соответствующую лабораторию санитарно - эпидемиологической станции.

При установлении недоброкачественности какого-либо продукта питания, обнаруженной при приемке, составляется акт.

Недоброкачественные продукты, указанные в акте, возвращаются поставщику, вместе с заключением врача или санэпидемстанции.

3.10. Для осуществления учета продуктов питания на складе (кладовой) заведующий складом (кладовщик) ведет книгу складского учета формы N М-17, в которой учитывается поступление, расход и выводятся остатки продуктов питания по наименованиям, номенклатурным номерам, сортам в количественном выражении. На каждое наименование (вид) продуктов питания и тары открывается отдельная страница книги. Остатки на соответствующих страницах книги выводятся после каждой записи по приходу и расходу продуктов питания.

Основанием для ежедневной записи поступивших на склад (кладовую) продуктов питания служат сопроводительные документы поставщика, а для выданных продуктов питания - меню - требования формы N 299 и 299-мех и накладная (требование) по форме N 434-мех.

3.11. Отпуск продуктов питания со склада (кладовой) на пищеблок производится через шеф - повара (повара) в присутствии диетсестры (сестры) на основании меню - требования формы N 299 (299-мех).

Дополнительная выписка и возврат продуктов питания производится по накладной (требованию) формы N 434.

3.12. После разноски данных приходных и расходных документов в книгу складского учета формы N М-17 материально ответственное лицо в установленные сроки сдает их в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) при реестре сдачи документов формы N 442, составленном в 2-х экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в бухгалтерии.

3.13. Работники централизованной бухгалтерии (бухгалтерии) должны систематически проверять своевременность, полноту и правильность записей прихода и расхода продуктов питания в книгах складского учета формы N М-17, сверять их с записями в бухгалтерском учете и подтверждать правильность этих записей подписью работника бухгалтерии, проводившего проверку.

3.14. Материально ответственные лица, принимающие продукты питания, обязаны одновременно принимать и тару.

Тара, поступающая на склад (кладовую), приходуется на основании тех же документов, что и продукты питания, в которых отдельной строкой должно указываться наименование тары, ее количество, цена и сумма.

3.15. На основании сведений о наличии детей, состоящих на довольствии, и утвержденных норм питания диетсестра (медсестра) составляет для следующего дня в одном экземпляре меню - требование (формы N 299 или 299-мех) и подсчитывает итоги.

3.16. Дневная стоимость питания ребенка должна соответствовать утвержденным нормам питания.

При составлении меню - требования диетсестра (медсестра) должна осуществлять контроль за соблюдением утвержденных норм питания на одного ребенка.

В случае изменения количества детей (свыше трех человек) по сравнению с данными на начало дня, указанными в меню - требовании, диетсестра (медсестра) составляет расчет изменения потребности в продуктах питания. При увеличении потребности в продуктах питания выписывается накладная (требование) на склад (в кладовую) по форме N 434, а при уменьшении потребности в продуктах питания излишки сдаются на склад (кладовую) и оформляются той же накладной (требованием) с указанием на ней "Возврат". Продукты питания, заложенные в котел, возврату на подлежат. Регистрация накладных формы N 434 на возврат продуктов питания производится централизованной бухгалтерией (бухгалтерией), которая контролирует полноту оприходования возврата продуктов питания.

3.17. Закладка продуктов питания в котел производится в присутствии диетсестры (медсестры). Периодические (внезапно) закладка продуктов питания в котел контролируется администрацией и представителями общественных организаций. Перед закладкой в котел продукты питания взвешиваются независимо от того, что они были получены по весу со склада (кладовой).

Вес порций готовых блюд должен соответствовать нормам выхода готовой продукции. Не менее трех раз в месяц представителями общественных организаций выборочно проверяется вес порций готовых блюд и одновременно производится проба пищевых продуктов. В результате проверки составляется акт.

3.18. Меню - требования подекадно сдаются материально ответственным лицом в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию), где данные о расходе продуктов питания из меню - требований заносятся в накопительную ведомость по расходу продуктов питания ф. N 399.

По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги израсходованных за месяц продуктов питания.

3.19. С целью контроля за сохранностью продуктов питания учреждения обязаны не менее одного раза в квартал проводить инвентаризацию. Кроме того, в межинвентаризационный период должны проводиться внезапные инвентаризации продуктов питания (сплошные или выборочные). Выборочной проверке подвергаются прежде всего наиболее ценные продукты питания. Если при выборочной проверке будут обнаружены нарушения и недостача, то должна быть проведена внеочередная сплошная инвентаризация продуктов питания.

Выявление результатов инвентаризации продуктов питания производится по количеству, цене и сумме по каждому наименованию.

В случае обнаружения недостачи продуктов питания работники централизованной бухгалтерии (бухгалтерии) определяют в установленном порядке естественную убыль. Естественная убыль применяется на фактический расход продуктов, произведенный за период после снятия остатков. Списание с материально ответственных лиц недостачи продуктов в пределах естественной убыли производится по нормам и в порядке, установленном Приказом Министерства торговли СССР от 26 марта 1980 г. N 75 (приложение 11).

Недостача продуктов питания (кроме мяса, мясопродуктов, молока и молочных продуктов) сверх норм естественной убыли взыскивается с материально ответственных лиц в установленном порядке по государственным розничным ценам. Излишки приходуются. Недостача мяса и мясопродуктов взыскивается с материально ответственных лиц на основании Постановления Государственного комитета СССР по ценам от 12.04.83 N 303 по государственным розничным ценам с применением коэффициента 3, молока и молочных продуктов - 2,5.

3.20. При учете этилового спирта определению подлежат: объем водно - спиртового раствора, содержание спирта в нем в объемных процентах (крепость) и объем содержащегося в нем безводного спирта.

Единицей измерения этилового спирта является литр безводного спирта при температуре +20 град. C.

3.21. Выписка требования на получение спирта со склада (кладовой) производится на основании норм расхода спирта на учебно - лабораторные, научные, медицинские и производственные нужды.

В случае отпуска спирта на выполнение разовых работ, на которые отсутствуют нормы, составляется обоснованный расчет, применительно к действующим нормам на аналогичные работы.

3.22. Медицинские кабинеты школ, школ - интернатов, дошкольных детских учреждений при получении и расходовании спирта руководствуются Приказом Министерства здравоохранения СССР от 16.09.69 N 675 "О нормативах потребления этилового спирта медицинскими учреждениями, порядке прописывания, отпуска и учета этилового спирта в лечебно - профилактических учреждениях и аптеках", с дополнениями, утвержденными Приказом Минздрава СССР от 15.07.76 N 693 (приложение 12), и инструкцией Минвуза СССР от 08.08.84 N 588.

Кроме того, при проведении профилактических прививок медицинские кабинеты руководствуются Приказом Минздрава СССР от 24.04.72 N 325, которым утверждена единая норма расхода спирта для проведения профилактических прививок - 0,5 г на 1 прививку.

На разовую протирку 16 мм кинопленки с целью удаления жировых пятен на 1000 погонных метров норма расхода этилового спирта высшего сорта ГОСТ 18300-72 - 20 миллилитров.

3.23. Отпуск спирта в зависимости от условий его хранения и наличия тары может производиться на 10, 20, 30 дней потребности.

3.24. Учет поступления и расхода спирта осуществляется в журнале (приложение 13).

По данным этого журнала лицо, на которое возлагается хранение спирта, составляет и представляет в бухгалтерию акт - отчет (приложение 14) за 10, 20 или 30 дней, т.е. в зависимости от установленного порядка отпуска спирта.

Акт - отчет утверждается руководителем учреждения.

3.24. Лицо (зав. складом, кладовщик), ответственное за хранение основных запасов спирта, обязано своевременно отражать в карточках складского учета операции по приходу и расходу спирта и выводить на конец дня его остаток. Карточки ведутся раздельно по наименованиям и крепости спирта.

3.25. Инвентаризация спирта должна производиться ежеквартально по состоянию на 1 число первого месяца квартала комиссией, назначенной руководителем учреждения, в состав которой обязательно включается работник централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).

Кроме того, периодически проводятся внезапные инвентаризации спирта.

2.36. Инвентаризация проводится по всем местам хранения (на складе, в кабинетах, лабораториях и т.д.) в присутствии материально ответственного лица.

Одновременно с проведением инвентаризации производится определение крепости спирта.

3.27. Акт снятия остатков спирта должен быть оформлен в день проверки и не позднее следующего дня передан в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) за подписью членов комиссии и материально ответственного лица.

В случае выявления излишка или недостачи спирта бухгалтерия требует от материально ответственного лица письменное объяснение. При отказе дать объяснение, в акте об этом делается соответствующая запись. После получения объяснения или отказа в его представлении инвентаризационная комиссия дает заключение о недостаче или излишке спирта.

3.28. При недостаче или умышленной порче всех видов и марок спирта: этилового сырца, спирта этилового - технического и спирта этилового ректификованного - в соответствии с Указаниями, утвержденными Постановлением Государственного комитета СССР по ценам от 10.08.85 N 772, возмещение ущерба производится в размере 32 руб. за 1 литр крепостью 95% с надбавками (скидками) в размере 34 коп. за каждый процент повышенной (сниженной) крепости в 1 литре.

3.29. Единые талоны на бензин хранятся в кассе централизованной бухгалтерии (бухгалтерии). Прием в кассу и выдача из кассы единых талонов оформляется кассовыми ордерами, на которых ставится штамп или делается надпись от руки красным карандашом "Фондовый". Регистрация приходных и расходных фондовых ордеров ведется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы N КО-3а на отдельных листах.

3.30. Из кассы единые талоны водителям транспортных средств выдаются по разрешению руководителя и главного бухгалтера.

Повторная выдача талонов может производиться только после сдачи полного отчета за ранее выданные талоны.

3.31. Талоны выдаются на основании путевого листа, на котором в строке "выдать горючее" записывается прописью количество разрешенного к выдаче нефтепродукта по талонам согласно заданию с учетом его остатка в баке.

На выданных водителям талонах должна быть печать с указанием наименования учреждения и его ведомственной принадлежности. При выдаче водителям единых талонов наряду с заполнением в путевом листе раздела о движении горючего следует указывать серии и номера выданных единых талонов. В случае отсутствия таких записей в путевом листе отпуск нефтепродуктов не производится, а талоны подлежат изъятию, о чем составляется соответствующий акт.

3.32. Стоимость нефтепродуктов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, списывается в расход на основании данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период.

3.33. Приобретенные и неиспользованные потребителями единые талоны предприятиями и организациями Госкомнефтепродукта обратно не принимаются и их стоимость не возмещается. В соответствии с письмом Министерства финансов СССР от 17 октября 1974 г. N 249 неиспользованные потребителями единые талоны в течение 10 дней после окончания срока их действия уничтожаются комиссией, назначенной руководителем потребителя.

3.34. Учреждениям запрещается производить самостоятельную реализацию на сторону сверхнормативных и неиспользованных нефтепродуктов и единых талонов на их получение.

3.35. Основными задачами учета тары являются:

- обеспечение сохранности тары, находящейся на складах (порожней и под материальными ценностями);

- правильное и своевременное документальное отражение операций по ее движению;

- организация систематического учета за движением залоговой тары и тары, подлежащей обязательному возврату;

- обеспечение своевременной сдачи тары поставщикам, тарособирающим и тароремонтным предприятиям.

3.36. Учет тары материально ответственными лицами ведется по следующим видам:

а) деревянная тара (ящики дощатые, фанерные, бочки заливные и сухотарные, обрешетки, барабаны и катушки кабельные);

б) картонная и бумажная тара (ящики, коробки из гофрированного и гладкого картона, мешки и пакеты бумажные, барабаны картонные набивные и т.д.);

в) тара из полимерных синтетических материалов (бочки, ящики, пакеты, банки, флаконы и т.д.);

г) мешки тканевые, упаковочные ткани (хлопчатобумажные, льняные и льно - джуто - кенафные), нетканные упаковочные полотна;

д) металлическая внешняя тара (бочки, корзины, барабаны, фляги, бидоны, баллоны и т.д.);

е) стеклянная тара (бутылки, бутыли, банки, склянки, флаконы и т.д.).

Основные понятия, термины и определения по таре даны в приложении 15.

3.37. Тара и упаковка продукции должны соответствовать требованиям государственных стандартов или технических условий.

Порядок и сроки возврата тары, упаковочных и увязочных материалов или сдачи их, а также ответственность за несвоевременный возврат или сдачу и за отказ от приема тары и этих материалов определяются Особыми условиями поставки или договором.

3.38. При организации учета тары следует иметь в виду, что многооборотная тара (бочки, бутылки, бутыли, банки, мешки тканевые и др.), обращающаяся по залоговым ценам, подлежит обязательному возврату.

Стоимость многооборотной тары, оцениваемой по залоговым ценам, оплачивается покупателем сверх стоимости затаренных в нее материальных ценностей.

При отгрузке указанной тары под материальными ценностями ее стоимость показывается в счете - платежном требовании отдельно.

Используемая в народном хозяйстве тара (деревянные и картонные ящики и др.), освобождающаяся из-под импортных товаров, должна учитываться обособленно.