| 2. Совершенствование документационного обеспечения управления <*>, организация и совершенствование работы архивов; упорядочение документов учреждений, организаций и граждан |
| <*> Далее в тексте - ДОУ. |
| 2.1. Разработка нормативно-методических документов для учреждений (ст. научный сотрудник, мл. научный сотрудник, вед. архивист, архивист I категории, машинистка) | Подготовка документов: перечни документов с указанием сроков хранения; перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение; указания по применению перечней документов; номенклатуры дел; методические указания по составлению номенклатур дел, формированию и оформлению дел в системе учреждений; классификаторы документов; указатели видов документов; инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления; инструкции о работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан; рекомендации по организации документов ИВЦ; сборники (альбомы) унифицированных форм документов; регламенты службы ДОУ учреждений; рекомендации по организации рабочих мест службы ДОУ в учреждении; рекомендации по механизации и автоматизации управленческого труда в учреждении; положения об отделах службы ДОУ; положения об архивах учреждений; положения об экспертных комиссиях учреждений; должностные инструкции работников служб ДОУ и архивов учреждений; расчеты штатной численности работников служб ДОУ и архивов учреждений | Машинописные работы | Нормативно-методические документы |
| 2.2. Проектирование автоматизированных информационных систем в учреждениях (ст. научный сотрудник, мл. научный сотрудник, ст. инженер, инженер, программист, машинистка) | Разработка АИС в соответствии с действующими нормативными документами | Согласование документации с заказчиком, машинописные работы | Проектная документация по АИС, программное обеспечение, инструкции и другая эксплуатационная документация |
| 2.3. Комплексное (выборочное) обследование состояния служб ДОУ и архивов учреждений (вед. архивист, архивист I категории, машинистка) | Составление плана обследования, изучение нормативно-методических документов учреждения по вопросам делопроизводства и архивного дела, ознакомление с работой службы ДОУ, архива, экспертной комиссии учреждения. Подготовка справки по результатам обследования и плана мероприятий по улучшению организации документов в делопроизводстве и работы архива учреждения | Машинописные работы | Справка по результатам обследования, план мероприятий по улучшению работы службы ДОУ и архива |
| 2.4. Оказание методической и практической помощи учреждениям по проблемам архивного дела и делопроизводства (ст. научный сотрудник, мл. научный сотрудник, вед. архивист, архивист I категории, машинистка) | Оказание помощи в подготовке нормативно-методических документов, номенклатур и описей дел; проверка готовности документов к передаче на хранение в государственный или ведомственный архив. Подготовка и выдача рекомендаций в устной и письменной форме | Машинописные работы | Рекомендации, практическая помощь |
| 2.5. Упорядочение документов и дел (вед. архивист, архивист I категории, архивист II категории, переплетчик, машинистка) | Подготовка планов упорядочения документов учреждений, разработка схем систематизации дел, сбор документов в структурных подразделениях учреждения, систематизация документов, экспертиза ценности документов, формирование дел, составление заголовков дел, описей, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; представление описей, актов в ЭК учреждения | Простановка архивных шифров на карточках и делах, подшивка и переплет дел, нумерация (перенумерация) листов, оформление обложек дел, картонирование, перемещение, обеспыливание дел, машинописные работы | Дела (единицы хранения), описи дел постоянного и временного хранения; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению |
| 2.6. Составление исторических справок о фондообразователях и фондах (вед. архивист, архивист I категории, машинистка) | Изучение исторической и справочной литературы, законодательных актов, истории и документов фонда, определение дат возникновения, реорганизации, переименования и ликвидации фондообразователя; выяснение его структуры, функции в системе учреждений, характера и состояния документов фондообразователя; составление справки | Машинописные работы | Историческая справка |
| 2.7. Каталогизация документов архивов учреждений (вед. архивист, архивист I категории, архивист II категории, оператор, машинистка) | Выявление документов по делам, составление карточек, объединение карточек именного и тематического каталогов, индексирование, систематизация, включение карточек в каталоги. Ввод информации в ЭВМ | Выемка и подкладка дел, техническое оформление каталогов, машинописные работы | Алфавитные, именные, тематические карточки |
| 2.8. Выявление особо ценных документов в архивах учреждений (вед. архивист, архивист I категории, машинистка) | Изучение НСА архива, просмотр описей, выявление дел для просмотра, полистный просмотр дел. Составление акта на выявленные особо ценные документы и дела | Выемка и подкладка дел, машинописные работы | Особо ценные документы и дела, акт на выявленные ОЦД |
| 2.9. Выявление документов и дел в архивах учреждений для микрофильмирования (вед. архивист, архивист I категории, машинистка) | Просмотр описей, определение целесообразности микрофильмирования дел. Полистный просмотр дел с закладкой листов (документов), подлежащих микрофильмированию. Составление перечня выявленных документов и дел | Выемка и подкладка дел, машинописные работы | Перечень документов и дел, подлежащих микрофильмированию |
| 2.10. Подготовка дел к микрофильмированию (архивист I категории, архивист II категории) | Визуальный осмотр дел, проверка правильности нумерации (перенумерация), описание особенностей оригинала, выявление дублетных экземпляров документов в делах, составление листов-заверителей по установленной форме, оформление заказа, передача дел в лабораторию | Подбор дел по архивным шифрам, формирование связок дел, доставка дел в лабораторию | Подготовленные к микрофильмированию дела, оформленный в лаборатории заказ на микрофильмирование |
| 2.11. Отбор и подготовка документов (печатных изданий) для переплета, реставрации, дезинфекции и дезинсекции (архивист I категории, архивист II категории, дезинфектор) | Подбор дел по актам проверки наличия и карточкам учета физического состояния дел, проверка правильности нумерации (перенумерация) листов, написание карт-заместителей, визуальный осмотр состояния подобранных дел, оформление заказа, передача дел в лабораторию | Выемка дел и подбор по архивным шифрам, формирование связок дел, доставка дел в лабораторию | Подготовленные дела, офомленный в лаборатории заказ |
| 2.12. Проверка наличия и состояния дел в архиве учреждения (архивист I категории, архивист II категории, машинистка) | Выверка учетных документов, установление их полноты, выверка показателей. Проверка наличия и физического состояния дел на местах хранения, сверка описательных статей описи с описанием дел на обложках, сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях. Заполнение листа проверки наличия и состояния дел. Составление акта по результатам проверки | Выемка и подкладка дел, машинописные работы | Оформленный акт проверки наличия и состояния дел в архиве |
| 2.13. Усовершенствование описей дел (вед. архивист, архивист I категории, архивист II категории, машинистка) | Редактирование заголовков с частичным или полистным просмотром дел, составление недостающих элементов справочного аппарата, дополнение его новыми сведениями. Оформление результатов усовершенствования актом по установленной форме | Выемка и подкладка дел, машинописные работы | Усовершенствованный НСА, акт о результатах усовершенствования |
| 2.14. Подготовка перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит передаче на государственное хранение (вед. архивист, архивист I категории, машинистка) | Составление полных списков проектов, проблем (тем), разработанных организацией, разработка схем систематизации перечней, определение ценности проектов, проблем (тем), выверка комплектности документов по отобранным проектам, составление заголовков на проекты на карточках, систематизация карточек, составление аннотаций (обоснований) проектов, установление места хранения (организаций-держателей) подлинников проектов, индексирование перечней, составление предисловий, оформление предисловий, оформление перечней | Выемка и подкладка дел, машинописные работы | Перечень проектов, проблем (тем) |
| 2.15. Составление паспорта архива учреждения (вед. архивист, архивист I категории, машинистка) | Заполнение формы паспорта по данным основных и вспомогательных учетных документов | Машинописные работы | Составленный паспорт архива |
| 2.16. Проведение совещаний по итогам работ по упорядочению документов учреждений с работниками, ответственными за архивы и делопроизводство (вед. архивист, архивист I категории, машинистка) | Составление текста выступления с рекомендациями по совершенствованию работы архива и организации документов в делопроизводстве | Машинописные работы | Проведенное совещание |
Расширенный поиск
Популярные запросы
