Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минздрава СССР от 30.05.74 N 493 "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ "ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР, ОРГАНОВ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ СИСТЕМЫ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ"

Перечень составлен на основании Положении о Государственном архивном фонде Союза ССР, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. N 914 и в соответствии с перечнями документальных материалов, изданными Главным Архивным Управлением при Совете Министров СССР.

В перечне нашла отражение общая и специальная (медицинская) документация, образующаяся в деятельности учреждений и организаций системы здравоохранения.

Перечень служит целям обеспечения сохранности документов и улучшения организации делопроизводства в системе здравоохранения, является руководством при определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения СССР и учреждений, организаций и предприятий системы здравоохранения.

Перечень может служить пособием для классификации материалов текущего делопроизводства, формирования дел и составления номенклатур дел. Действие перечня распространяется как на документацию открытого делопроизводства, так и на документацию с ограничительными грифами.

Перечень не содержит конкретных заголовков дел, а дает только перечисление категорий и видов документальных материалов, поэтому в номенклатуры дел из перечня берутся соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка. Например, в перечне статья 36 именуется "Утвержденные положения о структурных частях и подразделениях учреждений, организаций и предприятий системы здравоохранения", в номенклатурах дел необходимо заголовок дела конкретизировать так: "Утвержденные положения о главных управлениях, управлениях, отделах Министерств здравоохранения СССР" или "Утвержденное положение о Главном Управлении лечебно - профилактической помощи Минздрава СССР".

Из перечня переносятся в номенклатуру дел сроки хранения и статьи по перечню. Снижение сроков хранения, установленных данным перечнем, и снятие стоящей при сроках хранения отметки ЭПК <*> воспрещается.

<*> Экспертно - проверочная комиссия.

Увеличение срока хранения может иметь место в случае специфических особенностей работы конкретного учреждения.

Сроки хранения по вновь выявленным документам устанавливает Центральная экспертная проверочная комиссия Главархива СССР по представлению Министерства здравоохранения СССР.

Перечень построен по производственно - отраслевому принципу и состоит из разделов и подразделов, которые содержат систематическое перечисление вопросов и видов документов применительно к вопросам деятельности Министерства здравоохранения СССР, Академии медицинских наук СССР, Министерства здравоохранения союзных и автономных республик, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения.

Статьи в разделах и подразделах расположены по степени значимости вопросов и видов документов в их логической связи и последовательности. Все акты органов государственной власти и государственного управления (законы, указы, постановления, распоряжения и др.), а также документы руководящего и инструктивного характера (приказы, протоколы, инструкции и др.) даны в I и II разделах перечня.

Документы по планированию, отчетности (в том числе и по специальным формам медицинской отчетности) даны в III; IV; V разделах перечня.

Документы по организации лечебно - профилактической и лекарственной помощи населению; санитарно - эпидемиологической службе; о внедрении в практику здравоохранения передового опыта и достижений медицинской науки и техники; установление международных связей и др. вопросы здравоохранения даны в VI-XVIII разделах перечня.

Сроки хранения документальных материалов в настоящем перечне дифференцированы в зависимости от значимости и масштабов деятельности учреждений системы здравоохранения и распределены по пяти звеньям (графы 3, 4, 5, 6, 7).

По этой графе определяются сроки хранения соответствующих документальных материалов Академии медицинских наук, Всесоюзного объединения по продаже, монтажу и ремонту медицинской техники "Союзмедтехника".

По этой графе определяются также сроки хранения соответствующих документальных материалов Управлений "Медтехника" (АССР, краевых, областных) и лечебно - профилактических учреждений, на которые возложены функции органов здравоохранения (центральные городские больницы, центральные районные больницы).

Документальные материалы организаций и учреждений, отнесенных настоящим перечнем к 1-4 звену (графы 3-6), подлежат приему на хранение в государственные архивы.

Документальные материалы учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к 5-му звену (графа 7), в государственные архивы не передаются. Учитывая, что в учреждениях, организациях и на предприятиях, отнесенных к этому звену, в основном образуются документы практического значения, то в настоящем перечне для них установлены временные сроки хранения. Однако, если в этой группе учреждений, организаций образуются некоторые материалы постоянного хранения, то учреждение обязано об этом поставить в известность соответствующий государственный архив. Государственный архив осуществляет прием этих документов или от руководящего органа или непосредственно от этого учреждения.

Следует иметь в виду также, что по решению местных архивных органов и отдельных учреждений, организаций, отнесенных к 4 звену (из числа однотипных) по выбору архивных учреждений может осуществляться прием на государственное хранение выборочно.

Списки с указанием конкретных наименований учреждений, организаций, предприятий, документальные материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы, или подлежат выборочному приему (от отдельных однотипных учреждений) устанавливаются местными архивными учреждениями. К перечню дается оглавление разделов и подразделов, а также алфавитно - предметный указатель видов документов со ссылками на номера соответствующих статей перечня.

Определение сроков хранения документальных материалов производится путем сверки соответствия содержания документов, подлежащих экспертизе, с соответствующими статьями перечня. Отыскание необходимой статьи следует производить по оглавлению разделов перечня или по алфавитно - предметному указателю видов документов.

Установление научной и практической ценности документальных материалов учреждений и организаций, отнесенных к 1-4 звену, должно осуществляться путем полистного просмотра каждого дела.

Не допускается отбор материалов к уничтожению только по заголовкам на обложках единиц хранения или записям в описях, без проверки содержащихся в делах конкретных документов.

Предусмотренная перечнем отметка "ЭПК" (экспертно - проверочная комиссия), поставленная к сроку хранения документальных материалов общего делопроизводства, означает, что в отличие от других материалов временного срока хранения, отдельные документы из этой группы материалов по своему содержанию могут иметь не только практическое значение, но и научно - историческую ценность, поэтому последние отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности этих материалов после окончания делопроизводственного года.

Для документальных материалов по личному составу, которым установлены сроки хранения "75 л ЭПК-В", исчисление срока хранения следует производить с учетом возраста человека (обозначенного в перечне буквой "в") к моменту окончания дела.

Продолжительность хранения такого дела после окончания его делопроизводством должна равняться разности "75-в", где "в" есть возраст данного лица к моменту окончания дела.

Например, личное дело служащего учреждения здравоохранения, если оно окончилось делопроизводством, когда ему было 50 лет в справочных целях должно храниться в течение 25 лет л (75 л. - 50 л. = 25 л.).

Отметка "ЭПК", поставленная к материалам по личному составу раскрывается при отборе дел на государственное хранение.

Условная отметка "до минования надобности" означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например, правила, инструкции, отчеты, бюллетени, справочники, полученные от других ведомств для сведения) и по мере их использования или отмены отбираются к уничтожению.

Исчисление сроков хранения документальных материалов начинается с 1-го января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводством. Так, например, исчисление сроков хранения материалов, законченных делопроизводством в 1971 году, начинается с 1-го января 1972 года.

С целью организации и проведения отбора документов на хранение и уничтожение проводится экспертиза научной и практической ценности их.

Под экспертизой ценности документов понимается всестороннее их изучение для определения политического, научного и практического значения в целях отбора на хранение и установления сроков хранения.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документальных материалов для хранения и уничтожения во всех организациях системы здравоохранения создаются постоянно действующие экспертные комиссии (не менее трех человек), состав которых утверждается приказом руководителя организации. В состав экспертной комиссии должны входить лица, ответственные за архив учреждения, и квалифицированные специалисты данного учреждения.

В состав экспертной комиссии министерств здравоохранения СССР, союзных и автономных республик, Академии медицинских наук СССР, научно - исследовательских институтов и др. больших организаций здравоохранения включается также представитель соответствующего архивного органа или государственного архива.

Экспертные комиссии в своей работе руководствуются положением о Государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями, методическими указаниями и типовыми перечнями, издаваемыми Главным Архивным Управлением при Совете Министров СССР и местными архивными органами, а также приказами и инструкциями Министерства здравоохранения СССР, номенклатурами дел и настоящим перечнем.

В задачи экспертной комиссии входит:

1. Организация отбора документов на хранение и уничтожение:

а) отбор документов на постоянное хранение, имеющих научно - историческое значение;

б) отбор на долговременное хранение документов, не утративших оперативно - справочного значения для дальнейшей практической деятельности учреждений;

в) отбор к уничтожению документальных материалов временного срока хранения, утративших практическое значение;

г) участие в разработке номенклатуры дел, описей и методических указаний по делопроизводству.

Документальные материалы, отобранные на постоянное и длительное хранение, оформляются и вносятся в описи в соответствии с требованиями "Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР".

Годовые разделы описей на документальные материалы постоянного хранения составляются отдельно на общую документацию, по личному составу и медицинскую документацию.

Медицинская документация включает установленные учетные и отчетные формы оперативного и статистического характера, утвержденные для учреждений здравоохранения (карты стационарного больного, истории болезни, операционные журналы и др.).

Описи на дела, подлежащие сдаче на государственное хранение из учреждений здравоохранения, отнесенных данным перечнем к 1-4 звену (графы 3-6), составляются в 4-х экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии, согласовываются с руководством учреждения. Два экземпляра этих описей направляются на утверждение экспертно - проверочной комиссии архивного органа или государственного архива по всем структурным подразделениям учреждения.

Допускается представление описей постоянного хранения на ЭПК архивного органа один раз в три года от учреждений, в деятельности которых ежедневно образуется не более 20 дел постоянного хранения.

Описи материалов по учету личного состава так же, как и описи постоянного и долговременного хранения, рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий учреждений и представляются на согласование ЭПК архивного органа одновременно с представлением на утверждение описей для постоянного хранения. После утверждения описей архивным органом учреждению, организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документальных материалов оформляется актами, которые подписываются председателем, членами экспертной комиссии и утверждаются руководством учреждения (организации, предприятия).

Акты на уничтожение документальных материалов составляются в одном экземпляре.

Уничтожение документов, для которых в перечне вместе со сроками хранения поставлены отметки "ЭПК" (экспертно - проверочная комиссия) необходимо также согласовывать с архивным органом.

Учреждения, организации, предприятия системы здравоохранения, отнесенные перечнем к пятой группе (графа 7-ая - не передающие документальные материалы на государственное хранение), уничтожают документы с истекшими сроками хранения по актам, утвержденным руководством учреждения по минованию практической надобности без согласования с архивными органами. Описи, составляемые в этих учреждениях на документы по личному составу и долговременного хранения, утверждаются руководством учреждения или вышестоящей организации. Особенно тщательно должна проводиться экспертиза научной и практической ценности основной медицинской документации (карт стационарных и амбулаторных больных, историй болезни и т.д.). Эта документация в учреждениях здравоохранения хранится обособленно, составляя большую часть документов медицинского архива.

Экспертная комиссия учреждения, с участием ведущих специалистов, по истечении сроков хранения, предусмотренных настоящим перечнем, принимает решение об отборе на государственное хранение или выделении к уничтожению после всестороннего изучения этой медицинской документации.

В процессе изучения должны учитываться как общие критерии отбора, так и специфические критерии экспертизы ценности медицинской документации. Только лишь комплексная оценка с позиций общих и специфических критериев позволит провести научно - обоснованный отбор медицинской документации. При отборе на государственное хранение карт стационарных и амбулаторных больных, историй болезни и др. документов, прежде всего ставится задача сохранить те документы, которые имеют существенное значение для изучения новых эффективных методов диагностики, профилактики, лечения и для изучения истории медицины.

В качестве критериев отбора указанной документации необходимо рекомендовать оставлять на государственное хранение те истории болезни и карты стационарных и амбулаторных больных, которые содержат:

а) описание неизвестного науке заболевания или заболевания с особо резкими патологическими отклонениями;

б) наиболее полное описание течения отдельных нозологических форм болезней;

в) описание новых эффективных методов лечения;

г) сведения о лечении больных особо опасными инфекциями;

д) медицинские записи о лечении выдающихся государственных и общественно - политических деятелей, защитников Родины, героев труда, деятелей науки и культуры;

е) медицинские записи, произведенные выдающимися деятелями медицины.

Уничтожение документальных материалов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных настоящим перечнем сроков хранения является незаконным и лица, виновные в этом, согласно Положению о Государственном архивном фонде СССР, несут ответственность в установленном законом порядке.

Документальные материалы, отобранные к уничтожению, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование таких материалов для хозяйственных нужд не разрешается.

Контроль за правильностью применения настоящего перечня осуществляют Министерство здравоохранения СССР и органы его системы, Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР, соответствующие республиканские и местные архивные органы.