Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минздрава СССР от 30.05.74 N 493 "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ "ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР, ОРГАНОВ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ СИСТЕМЫ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ"

Определение сроков хранения документальных материалов производится путем сверки соответствия содержания документов, подлежащих экспертизе, с соответствующими статьями перечня. Отыскание необходимой статьи следует производить по оглавлению разделов перечня или по алфавитно - предметному указателю видов документов.

Установление научной и практической ценности документальных материалов учреждений и организаций, отнесенных к 1-4 звену, должно осуществляться путем полистного просмотра каждого дела.

Не допускается отбор материалов к уничтожению только по заголовкам на обложках единиц хранения или записям в описях, без проверки содержащихся в делах конкретных документов.

Предусмотренная перечнем отметка "ЭПК" (экспертно - проверочная комиссия), поставленная к сроку хранения документальных материалов общего делопроизводства, означает, что в отличие от других материалов временного срока хранения, отдельные документы из этой группы материалов по своему содержанию могут иметь не только практическое значение, но и научно - историческую ценность, поэтому последние отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности этих материалов после окончания делопроизводственного года.

Для документальных материалов по личному составу, которым установлены сроки хранения "75 л ЭПК-В", исчисление срока хранения следует производить с учетом возраста человека (обозначенного в перечне буквой "в") к моменту окончания дела.

Продолжительность хранения такого дела после окончания его делопроизводством должна равняться разности "75-в", где "в" есть возраст данного лица к моменту окончания дела.

Например, личное дело служащего учреждения здравоохранения, если оно окончилось делопроизводством, когда ему было 50 лет в справочных целях должно храниться в течение 25 лет л (75 л. - 50 л. = 25 л.).

Отметка "ЭПК", поставленная к материалам по личному составу раскрывается при отборе дел на государственное хранение.

Условная отметка "до минования надобности" означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например, правила, инструкции, отчеты, бюллетени, справочники, полученные от других ведомств для сведения) и по мере их использования или отмены отбираются к уничтожению.

Исчисление сроков хранения документальных материалов начинается с 1-го января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводством. Так, например, исчисление сроков хранения материалов, законченных делопроизводством в 1971 году, начинается с 1-го января 1972 года.