Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ФНС РФ от 13.06.2013 N ММВ-7-6/196@ "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА МЕЖДУ НАЛОГОВЫМИ ОРГАНАМИ И НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМИ ПРИ ИНФОРМАЦИОННОМ ОБСЛУЖИВАНИИ И ИНФОРМИРОВАНИИ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ"

6.1. Отправленные и принятые электронные документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.

6.2. Хранилище электронных документов налоговых органов должно хранить по каждому электронному документу сведения, предусмотренные "Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти", утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477.

Для видов электронных документов, перечисленных в пункте 2.4 Методических рекомендаций, ежегодно в рамках сводной номенклатуры дел формируется одно или несколько дел в электронном виде, срок хранения которых должен соответствовать "Перечню документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения", утвержденному приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@. Срок хранения документов должен соответствовать сроку хранения соответствующего дела в сводной номенклатуре.

Уничтожение видов документов, перечисленных в пункте 2.4 Методических рекомендаций, должно осуществляться в ходе уничтожения соответствующего дела в сводной номенклатуре в порядке, предусмотренном Основными правилами работы архивов организаций, одобренном решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, а именно:

ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем налогового органа только после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

6.3. Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев по завершению процедуры документооборота.

6.4. Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов.

6.5. Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов.