Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 N 161 (ред. от 18.03.2013 с изменениями, вступившими в силу с 18.03.2013) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВЕРХОВНЫХ СУДАХ РЕСПУБЛИК, КРАЕВЫХ И ОБЛАСТНЫХ СУДАХ, СУДАХ ГОРОДОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗНАЧЕНИЯ, СУДАХ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ И АВТОНОМНЫХ ОКРУГОВ"

3.1. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства суда, приемной суда.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, от 18.03.2103 N 60)

Уполномоченный на то работник аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Он вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, от 18.03.2103 N 60)

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений об этом немедленно докладывается работнику аппарата суда, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, от 18.03.2103 N 60)

Об отсутствии документа или приложения к нему, их повреждении, наличии ошибочных вложений составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, от 18.03.2103 N 60)

3.2. Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к этим документам.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, от 18.03.2103 N 60)

Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к этим документам.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, от 18.03.2103 N 60)

Номенклатура основных нарядов, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 9 июня 2011 г. N 112.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, от 18.03.2103 N 60)

3.3. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела), входящий номер и условное обозначение (индекс) того подразделения суда, в которое документ должен быть передан.

Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела в правом нижнем углу. Кроме того, на судебных делах на лицевой стороне обложки проставляется регистрационный штамп для дел, в котором указываются номер дела, дата его поступления.

На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других журналах, штамп не ставится. На сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, за какими номерами они учтены по соответствующим журналам.

Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации и передаются непосредственно по назначению с отметкой о времени получения следующие документы:

а) судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений.

в) рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма, пригласительные билеты и т.п.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, от 18.03.2103 N 60)

3.4. Вся подлежащая регистрации корреспонденция регистрируется в журналах учета входящей почты (форма N 1) и базе данных автоматизированного судебного делопроизводства. Журналы ведутся отдельно на судебные дела и корреспонденцию и заводятся заново в начале каждого года.

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.05.2010 N 96, от 19.12.2011 N 233)

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, от 18.03.2103 N 60)

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

3.5. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в судах устанавливается следующий примерный перечень индексов:

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ, от 18.03.2103 N 60)

"1" - отдел делопроизводства суда;

"2" - отдел обеспечения судопроизводства по уголовным делам;

"3" - отдел обеспечения судопроизводства по гражданским делам;

"4" - отдел обеспечения деятельности президиума суда;

"5" - финансово-бухгалтерский отдел;

"6" - администратор суда;

"7" - делопроизводство по делам об административных правонарушениях.

3.6. Всю поступившую корреспонденцию работник отдела делопроизводства не позднее следующего дня передает по принадлежности работникам аппарата суда соответствующих отделов и подразделений под расписку в журнале.

До регистрации служебные документы и судебные дела для доклада и исполнения передавать запрещается.