Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ФСЗ РФ от 13.07.94 N 98 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН, ОБРАЩАЮЩИХСЯ В ЦЕНТРЫ ЗАНЯТОСТИ ПО ВОПРОСАМ ТРУДОУСТРОЙСТВА"

3.1. Карточки учета граждан и личные дела безработных <*>, снятых с учета, по истечении календарного квартала года сдаются в архив центра занятости.

<*> Личные дела безработных граждан, которые были сняты с учета в связи с профессиональной подготовкой, повышением квалификации, переподготовкой по направлению службы занятости, передаются в архив по окончании обучения граждан.

Передача документов в архив производится по Журналу (Приложение 1).

3.2. Личные дела безработных вносятся в журнал передачи дел в архив центра по алфавиту фамилий.

Отбор личных дел безработных граждан, подлежащих хранению 75 лет - "В", осуществляет специалист по трудоустройству.

3.3. Карточки учета граждан, ищущих работу, и граждан, обратившихся за консультацией, обозначенные в пункте 2.3 Инструкции, должны быть сформированы в раздельные картотеки и передаваться в архив центров занятости с указанием в журнале общего количества карточек в каждой картотеке (при этом карточки учета граждан в картотеках должны располагаться в хронологическом порядке по дате снятия лица с учета), а внутри хронологического периода - по алфавиту фамилий.

3.4. Архив центра занятости после окончания календарного года проводит оформление и описание личных дел безработных, имеющих срок хранения 75 лет - "В", и поступивших в него за предыдущий год.

Оформление и описание дел включает следующие виды работ:

- подшивку дела,

- нумерацию листов в деле,

- составление заверительной надписи дела,

- оформление обложки дела,

- составление годовых разделов описей личных дел (Приложение 2).

Одновременно архив центра занятости проводит работу по выделению к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, оформляя ее результаты соответствующими актами (Приложение 3).

3.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

3.6. Размещение документов в архиве центра занятости.

Все поступающие в архив центра занятости документы размещаются на стеллажах и располагаются в порядке ежегодных поступлений.

Личные дела безработных граждан, обозначенные в п. 2.2.1 (со сроком хранения 75 лет - "В"), размещаются отдельно от дел, подлежащих хранению 3 года и 1 год.