Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ФСЗ РФ от 13.07.94 N 98 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН, ОБРАЩАЮЩИХСЯ В ЦЕНТРЫ ЗАНЯТОСТИ ПО ВОПРОСАМ ТРУДОУСТРОЙСТВА"

5.1. Архивные справки выдаются на основании запросов граждан или организаций.

5.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников или заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

5.3. Архивные справки составляются на бланке центра занятости с обозначением названия документа: "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах.

При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).

5.4. Архивная справка подписывается директором центра занятости и лицом, ответственным за архив.

Справка заверяется гербовой печатью центра занятости. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

5.5. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

5.6. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма центра занятости с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

5.7. Архивные копии (выписки) заверяются подписью лица, ответственного за архив, и гербовой печатью центра занятости.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.