Законодательная база Российской Федерации

ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 04.04.2000) "ПО ПРИМЕНЕНИЮ ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ "О ПОДОХОДНОМ НАЛОГЕ С ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ"

Информация на магнитных носителях создается в виде текстовых файлов в текстовом формате DOS (модифицированная альтернативная кодировка ГОСТ) с именем

Сформированный файл упаковывается архиватором ARJ в файл с именем, соответствующим txt - файлу, но имеющим расширение ARJ.

В случае отсутствия архиватора ARJ возможна передача неупакованного txt - файла.

Информация представляется в налоговую инспекцию на дискетах 3,5". Использование других типов магнитных носителей возможно только по согласованию с принимающей данные налоговой инспекцией.

Количество информации в файле ограничивается требованиями размещения данных на одном магнитном носителе.

Для нумерации файлов используются арабские цифры и символы латинского алфавита.

Представляемая в налоговую инспекцию дискета предварительно должна быть проверена на отсутствие вируса.

2. Формы представления информации на магнитных носителях

Формы представления информации на магнитных носителях, получаемые государственными налоговыми инспекциями от источников выплаты дохода - юридических и физических лиц, идентичны.

Структура формы представления информации на магнитных носителях приведена в таблице 1.

В графе НАИМЕНОВАНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯ указывается полное наименование реквизита.

Символы в графе ТИП имеют следующие значения:

О - обязательный реквизит;

Н - необязательный реквизит;

У - условно - обязательный реквизит;

С - реквизит (элементы реквизита) выбирается из соответствующих справочников.

Текстовое (символьное) значение может состоять из заглавных букв (только!), цифр и других символов, за исключением символов "возврат каретки" и "перевод строки" (коды 13 и 10).

Запись числового значения может содержать как только цифры (целое число, представляющее суммы исчисленного и удержанного налога), так и включать десятичную точку, отделяющую рубли от копеек (при представлении сумм доходов, скидок, вычетов). При отсутствии копеек формат представления данных не нарушается, то есть после десятичной точки проставляются две цифры "0", например: "289.00".

Значение типа ДАТА имеет специальный формат для представления дат в виде ДД.НН.ГГГГ, где ДД - число, НН - номер месяца, ГГГГ - цифры года.

обозначает выбор одного из указанных значений.

Символы "[" и "]" определяют группу повторяющихся элементов в реквизите и форму ее записи.

Обязательный реквизит - реквизит, отсутствие которого приводит к нарушению корректности документа.

Необязательный реквизит - реквизит, отсутствие которого не приводит к нарушению корректности документа.

Условно - обязательный реквизит - реквизит, наличие или отсутствие которого определяется значением другого (других) реквизита.

В графе ДЛИНА указывается максимальная длина реквизита. Для числовых значений с дробной частью длина реквизита представлена в виде К.Д, где К - общее число символов в числе, включая десятичную точку; Д - количество символов в дробной части числа.

В графе АББРЕВИАТУРА указывается сокращенное наименование реквизита, используемое при представлении информации.

Каждый реквизит записывается в отдельной строке. Признак окончания строки - пара символов с кодами 13 и 10. Сокращенное наименование реквизита отделяется от значения знаком ":" (двоеточие).

Необязательные реквизиты, не имеющие значений, при формировании файла не указываются. Обязательные числовые реквизиты, не имеющие значения, заполняются нулями в установленном данными требованиями формате. При представлении условно - обязательных реквизитов должны соблюдаться требования, предъявляемые к представлению обязательных реквизитов.

Ведущие нули в кодах из справочников приложения 9 являются обязательными.

2.1. Состав файла и структура информации документа "Справка о доходах физического лица за 2000 год"

Таблица 1

2.2. Описание реквизитов

2.2.1. Реквизит "Идентификатор файла"

Реквизит "Идентификатор файла" является обязательным реквизитом и позволяет каждому файлу присвоить уникальный код и идентифицировать отправителя сообщения. Отправителем может быть как юридическое лицо (организация, предприятие, учреждение), так и иной работодатель, представляющие в налоговую инспекцию сведения о доходах, выплаченных ими физическим лицам, на магнитных носителях.

Идентификатор файла имеет следующую структуру:

Идентификатор отправителя представляется 21-разрядным кодом.

Для отправителя - физического лица идентификатор отправителя состоит из 12-разрядного идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) - физического лица и 9-ти символов *:

<идентификатор отправителя> = XXXXXXXXXXXX*********

Для отправителя - юридического лица (как российского, так и иностранного) идентификатор отправителя состоит из 10-разрядного ИНН юридического лица, дополненного двумя символами **, и 9-разрядного кода причины постановки на учет:

<идентификатор отправителя> = XXXXXXXXXX**ХХХХХХХХХ

2.2.2. Реквизит "Тип информации"

Реквизит обязательный. Для данного типа информации всегда постоянное значение ДОХОД2000.

2.2.3. Реквизит "Код ГНИ, в которую представляется информация"

Реквизит обязательный. Равен четырехзначному коду налогового органа, в который представляется данная информация о доходах физических лиц источником выплаты дохода.

2.2.4. Реквизит "Наименование отправителя"

Реквизит обязательный. Для отправителя (источника выплаты дохода) - юридического лица указывается наименование в соответствии с его написанием в Государственном реестре юридических лиц, который ведется в налоговой инспекции. Записывается НаимОтпр: <наименование>. Для отправителя (источника выплаты дохода) - физического лица (предпринимателя, нотариуса) записывается НаимОтпр: <фамилия>, <имя>, <отчество>, разделяемые знаком "," (запятая). Значения элементов представляются только русскими буквами. Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> - не является обязательным. Двойные фамилии пишутся через дефис.

2.2.5. Реквизит "Телефон отправителя"

Реквизит необязательный. Заполняется произвольным способом.

2.2.6. Реквизит "Фамилия, Имя, Отчество отправителя"

Определяет ответственное лицо, подготовившее информацию на магнитном носителе. Реквизит обязательный. Заполняется произвольным способом. Значения элементов представляются только русскими буквами.

В случае, если отправитель информации - физическое лицо, значение данного реквизита может совпадать со значением реквизита Наименование отправителя.

2.2.7. Реквизит "Количество документов"

Обязательный реквизит. Фиксирует количество документов в передаваемом файле.

2.2.8. Реквизит "Служебная информация"

Реквизит необязательный. Содержит имя и версию программы, которой подготовлен файл. Заполняется произвольным образом.

2.2.9. Реквизит "Идентификатор документа"

Реквизит "Идентификатор документа" позволяет каждому документу присвоить уникальный код и идентифицировать его источник. Обязательный реквизит.

Структура идентификатора документа:

N справки о доходах не должен повторяться в течение отчетного года.

Структура идентификатора отправителя описана в разделе 2.2.1.

2.2.10. Реквизит "Дата документа"

Значение данного реквизита равно дате составления документа. Представляется в формате ДАТА, описанном в п. 2 данного приложения.

Реквизит обязательный.

2.2.11. Реквизит "ИНН физического лица"

Реквизит необязательный. Заполняется только для граждан, получивших ИНН и имеющих документ (Свидетельство), подтверждающий постановку на учет в налоговом органе.

2.2.12. Реквизит "Код ГНИ места жительства"

Реквизит условно - обязательный. Заполняется только при условии заполнения реквизита "ИНН физического лица". Значение реквизита равно четырехзначному коду налоговой инспекции, к которой относится адрес постоянного места жительства физического лица, указанному в Свидетельстве о постановке ФЛ на учет в налоговой инспекции.

2.2.13. Реквизит "Фамилия, Имя, Отчество"

Реквизит обязательный. Состоит из элементов <фамилия>, <имя> и <отчество>, разделяемых знаком "," (запятая), и определяет получателя дохода.

Значения элементов представляются только русскими буквами и могут содержать пробелы и дефис.

Элементы <фамилия> и <имя> обязательные, <отчество> - не является обязательным.

2.2.14. Реквизит "Документ, удостоверяющий личность"

Реквизит условно - обязательный. Может не заполняться для лиц, у которых заполнен реквизит "ИННФЛ". Для лиц, не имеющих ИНН, заполнение данного реквизита обязательно.

Реквизит представляет собой группу из 2-х элементов, разделенных запятой: <код вида документа> и <серия и номер>. Все элементы являются обязательными.

Код вида документа, соответствующий виду удостоверяющего личность документа, выбирается из справочника N 1, приведенного в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

В элементе <серия и номер> указываются реквизиты удостоверяющего личность документа в соответствии с шаблоном для данного вида документа согласно п. 4 данного приложения. Слово серия и знак N не указываются.

В случае использования в значении серии документа римских цифр они задаются символами "I", "V", "X", "L", "C", набранными на верхнем регистре латинской клавиатуры.

2.2.15. Реквизит "Дата рождения"

Данный реквизит является условно - обязательным. Может не заполняться для лиц, у которых заполнен реквизит "ИННФЛ". Представляется в формате ДАТА, описанном в п. 2 данного приложения.

2.2.16. Реквизит "Адрес постоянного места жительства"

Адрес постоянного места жительства является условно - обязательным реквизитом. Может не заполняться для лиц, у которых заполнен реквизит "ИННФЛ".

Формат представления адреса состоит из элементов адреса, разделенных запятыми:

<код страны>, <индекс>, <код региона>, <район>, <город>, <населенный пункт>, <улица>, <дом>, <корпус>, <квартира>.

При отсутствии в адресе любого (любых) из перечисленных выше адресных элементов соответствующее отсутствующему элементу поле в реквизите не заполняется, но при этом общее количество запятых (девять) в реквизите сохраняется для обеспечения контроля.

Элементы адреса <код страны> и <код региона> представляются кодами из Общероссийского Классификатора Стран Мира (ОКСМ), введенного в действие Постановлением Госстандарта от 27.12.95 N 641, и из справочника N 5, приведенного в приложении N 9 к настоящей Инструкции, соответственно.

Код страны указывается только для физических лиц, не имеющих постоянного места жительства в Российской Федерации (иностранных граждан). При этом остальные элементы адреса указываются произвольным образом (могут не указываться) и контроль на соблюдение формата "9 запятых" не производится.

Состав элементов в адресе должен соответствовать их составу, принятому при написании почтового адреса. При этом для региональных центров коды регионов могут не указываться. Для районных центров могут не указываться наименования районов. Для городов Москва и Санкт - Петербург, являющихся регионами Российской Федерации, обязательно заполняется элемент <код региона> ("77" или "78" соответственно); в поле <город> наименования МОСКВА Г или САНКТ - ПЕТЕРБУРГ Г не указываются.

Элементы адреса <район>, <город>, <населенный пункт> и <улица> представляются в текстовом виде.

Заполнение указанных полей производится только заглавными русскими буквами и начинается со смысловой части элемента, а затем записывается сокращенное наименование типа элемента, например: город Подольск записывается как ПОДОЛЬСК Г; поселок Победа - ПОБЕДА П; улица Строителей - СТРОИТЕЛЕЙ УЛ; бульвар Мира - МИРА Б-Р и т.п. Перечень сокращенных наименований типов элементов адреса приведен в п. 3. Точки в конце сокращений не допускаются.

При заполнении элементов адреса <дом> и <корпус> могут использоваться не только числовые, но и буквенные значения, а также символы "-" и "/" (для обозначения углового дома). Возможные модификации дома (например: "строение", "владение") заполняются в элементе адреса <корпус>.

Примеры возможного представления элемента адреса "дом": 10; 10А; 10-20; 10А/11А; 15-25/11А.

Примеры возможного представления элемента адреса "корпус": 11; 11А; СТР1; ВЛД1; ВЛД11-15; 4СТР1; СТР1К4.

Для автоматизированного заполнения элементов адреса <район>, <город>, <населенный пункт>, <улица>, <дом>, <корпус> рекомендуется использовать Классификатор Адресов России (КЛАДР), который можно получить в инспекциях МНС России бесплатно. Использование КЛАДР при формировании файла позволит свести к минимуму количество ошибок в адресной части и облегчит сдачу информации на дискете в инспекцию, поскольку тестирующая программа при приеме данных на МН в инспекции также использует этот классификатор при контроле адресов.

2.2.17. Реквизит "Статус"

Данный реквизит принимает значение, равное "1", для резидента, и значение, равное "2", для нерезидента. Реквизит является обязательным.

2.2.18. Реквизит "Место работы"

Данный реквизит является обязательным. Если доходы получены по основному месту работы, реквизит равен "1"; если не по основному - реквизит равен "2".

2.2.19. Реквизит "Налогооблагаемый период"

Данный реквизит является обязательным. Состоит из 12 символов "0" или "1". Все месяцы, за которые производилось начисление доходов, отмечаются символом "1"; остальные - символом "0".

2.2.20. Реквизит "Виды доходов в налогооблагаемом периоде"

При занесении информации о доходах каждому виду дохода (деятельности) ставится в соответствие группа из 4-х элементов, разделенных запятыми:

<код дохода>, <сумма дохода>, <код скидки>, <сумма скидки>.

Код дохода выбирается из справочника N 2, код скидки (расхода) - из справочника N 3, приведенных в приложении N 9 к настоящей Инструкции. Элементы <сумма дохода> и <сумма скидки> представляются в формате, включающем десятичную точку.

Все элементы являются обязательными. При отсутствии для данного вида дохода скидки (скидка на предусмотрена законодательством или не предоставлена в силу каких-либо причин) элементы <код скидки>, <сумма скидки> представляются в виде "...,0,0.00".

Таблица соответствия кодов применяемых скидок (расходов) кодам доходов приведена в Приложении N 3 к данной инструкции.

Реквизит может содержать несколько групп, разделенных знаком ";" (точка с запятой).

Не допускается повторение одинакового значения элемента <код дохода> в нескольких группах.

В данном реквизите отражаются данные только по тем видам доходов, для которых значение элемента <сумма дохода> отлично от нуля.

2.2.21. Реквизит "Совокупный доход по месяцам"

Данный реквизит содержит 12 элементов, разделенных знаком "," (запятая).

Все элементы являются обязательными и представляются в формате, включающем десятичную точку. При отсутствии доходов в каком-либо месяце соответствующий элемент должен иметь значение, равное нулю (0.00).

2.2.22. Реквизит "Вычеты"

Реквизит является необязательным.

При представлении информации о вычетах каждому виду вычета ставится в соответствие группа из 2-х элементов, разделенных запятыми:

<код вычета>, <сумма вычета>.

Код вычета выбирается из справочника N 4, приведенного в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

Сумма вычета представляется в формате, включающем десятичную точку.

Данный реквизит может содержать несколько групп, разделенных знаком ";" (точка с запятой).

Не допускается повторение одинакового значения элемента <код вычета> в нескольких группах.

В данном реквизите отражаются данные только по тем видам вычетов, для которых значение элемента <сумма вычета> отлично от нуля.

2.2.23. Реквизит "Наименование и адрес нового строительства или приобретения жилья"

Реквизит является условно - обязательным. Заполняется текстовым значением в случае предоставления физическому лицу вычета по строительству или приобретению жилья.

2.2.24. Реквизиты "Общая сумма совокупного годового дохода", "Общая сумма коэффициентов и надбавок", "Общая сумма материальной выгоды" являются условно - обязательными. Обязательно заполняются при условии представления соответствующих данных в реквизите "Виды доходов в налогооблагаемом периоде".

2.2.25. Реквизиты "Облагаемая сумма совокупного годового дохода", "Облагаемая сумма коэффициентов и надбавок", "Облагаемая сумма материальной выгоды" являются условно - обязательными. Обязательно заполняются (даже нулевыми значениями) при наличии данных, отличных от нуля, в соответствующих реквизитах из п. 2.2.24.

2.2.26. Реквизиты "Исчисленный налог с совокупного годового дохода", "Удержанный налог с совокупного годового дохода", "Исчисленный налог с суммы коэффициентов и надбавок", "Удержанный налог с суммы коэффициентов и надбавок", "Исчисленный налог с суммы материальной выгоды", "Удержанный налог с суммы материальной выгоды" являются условно - обязательными. Обязательно заполняются для тех реквизитов, описанных в п. 2.2.25, значения которых отличны от нуля.

2.2.27. Реквизиты "Сумма налога, переданная на взыскание в ГНИ", "Сумма возврата налога по перерасчету с доходов отчетного года" являются необязательными. При наличии заполняются числовыми данными в соответствии с данными требованиями.

3. Перечень сокращенных наименований типов элементов адреса

4. Шаблоны для ввода реквизита "СЕРИЯ И НОМЕР" документа, удостоверяющего личность

Примечания к таблице

В графе "Шаблон серии, номера" приведены данные для контроля значения серии, номера документа.

Шаблон состоит из символов "R", "Б", "9", "0", "S", "-" (тире) и " " (пробел).

Используются следующие обозначения:

R - на месте одного символа R располагается целиком римское число, заданное символами "I", "V", "X", "L", "C", набранными на верхнем регистре латинской клавиатуры; возможно представление римских чисел с помощью символов "1", "У", "Х", "Л", "С" соответственно, набранных на верхнем регистре русской клавиатуры;

9 - любая десятичная цифра (обязательная);

0 - любая десятичная цифра (необязательная, может отсутствовать);

Б - любая русская заглавная буква;

S - символ не контролируется (может содержать любую букву, цифру или вообще отсутствовать);

"-" (тире) - указывает на обязательное присутствие данного символа в контролируемом значении.

Пробелы используются для разделения групп символов, а также вместо знаков "No" или "N" для разделения серии и номера документа.

Число пробелов между значащими символами в контролируемом значении не должно превышать пяти.

5. Пример представления информации о доходах на магнитном носителе

Приложение N 15
к Инструкции
Государственной налоговой службы
Российской Федерации
от 29 июня 1995 г. N 35