Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ГТК РФ от 08.05.2002 N 464 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОГО ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

4.1. Журнал учета заводится с начала календарного года. Обложка журнала оформляется по форме, приведенной в Приложении 2 к настоящему Временному положению.

4.2. Листы журнала учета должны быть пронумерованы в валовом порядке и прошнурованы. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати таможенного органа. При этом на последней странице журнала сверху должна быть сделана заверительная надпись по форме, приведенной в Приложении 3 к настоящему Временному положению.

4.3. Все записи в журнале учета делаются разборчиво, чернилами (пастой) синего или фиолетового цвета.

4.4. В Журнале учета не допускаются подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.

В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новую запись делают в той же графе журнала учета. В графе "Примечание" должностное лицо, ответственное за ведение журнала учета, делает соответствующую запись, например:

"Исправлено в гр. 3 и гр. 10.

12.07.2002 (подпись) (инициалы, фамилия)".

4.5. Если для регистрации заведенных в течение календарного года дел одного журнала окажется недостаточно, заводится новый журнал, который является продолжением первого.

По окончании года в журнале учета после представления и регистрации всех возбужденных дел об административных правонарушениях за этот год начальником указанного в п. 2.3 настоящего Временного положения подразделения делается итоговая запись об общем количестве зарегистрированных дел об административных правонарушениях. На обложку журнала учета выносятся порядковые номера возбужденных дел об административных правонарушениях, например: "с N 1 по N 385".

4.6. Срок хранения журналов учета - 5 лет. Журналы учета хранятся в одном из указанных в п. 2.3 настоящего Временного положения подразделений в течение двух лет, следующих за годом их заведения. По истечении указанного срока они сдаются по описи в архив таможенного органа, где хранятся три года.

4.7. На документы, находящиеся в делах об административных правонарушениях, по которым приняты решения, составляются внутренние описи, материалы дел систематизируются, пронумеровываются, подшиваются, после чего не позднее трех месяцев после окончания календарного года, в котором они были возбуждены, сдаются по описи в соответствии с установленным порядком в архив таможенного органа. Срок хранения дел об административных правонарушениях - 5 лет.

Перед сдачей в архив дело (каждый том дела) об административном правонарушении должно быть прошнуровано, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати таможенного органа. При необходимости дело формируется в нескольких томах, в каждом томе должно быть не более 250 листов. На отдельном последнем листе дела (томе дела) сверху должна быть сделана заверительная надпись. В заверительной надписи указывают количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов описи, а также оговариваются особенности нумерации документов дела (пропущенных номеров и др.). Заверительную надпись подписывает ее составитель с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

В каждом случае обязательно оформление обложки дела (тома дела). На обложке дела (тома дела) об административном правонарушении указывают: наименование таможенного органа, регистрационный номер дела, наименование правонарушителя, номер тома, количество томов дела, дату заведения дела, дату вынесения постановления по делу, квалификацию правонарушения по постановлению, количество листов в деле (томе), срок хранения.

4.8. Постановления - квитанции и постановления - предупреждения пронумеровываются, подшиваются и формируются в дела, которые сдаются по описи в соответствии с установленным порядком в архив таможенного органа не позднее трех месяцев после окончания календарного года, в котором постановления были вынесены (оформлены). Срок хранения дел - 5 лет.

В деле должно быть не более 250 листов. Внутренняя опись документов, находящихся в деле, не составляется. Дело должно быть прошнуровано, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати таможенного органа. На отдельном последнем листе дела сверху должна быть сделана заверительная надпись. В заверительной надписи указывают количество пронумерованных листов дела, а также оговариваются особенности нумерации документов дела (пропущенных номеров и др.). Заверительную надпись подписывает ее составитель с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

На обложке дела указывают: наименование таможенного органа, вид документов, находящихся в деле, регистрационные номера и даты вынесения (оформления) постановлений, количество листов в деле, срок хранения.

4.9. Условия хранения журнала учета и дел об административных правонарушениях должны обеспечивать их сохранность. Для хранения журнала учета и дел в помещениях подразделений, указанных в п. 2.3 настоящего Временного положения, должны быть установлены несгораемые шкафы, оборудованные запорными устройствами, исключающими доступ посторонних лиц к хранящимся документам.

Ознакомление должностных лиц таможенного органа, за исключением указанных в п. п. 1.5, 2.6 настоящего Временного положения, с журналом учета и делами должно производиться в присутствии лиц, ответственных за их ведение и хранение, с разрешения начальника таможенного органа.

4.10. Журналы учета дел являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам без разрешения начальника таможенного органа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.