Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.08.2001 N 125 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

2.1. Обработка и регистрация входящих документов

2.1.1. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Судебный департамент, производятся централизованно в отделе делопроизводства Управления делами экспедицией (далее по тексту - экспедиция).

Передача входящей документации, предназначенной для Главного управления обеспечения деятельности военных судов (ГУВС), осуществляется через работника общего отдела ГУВС. Часть корреспонденции поступает, регистрируется и передается исполнителям непосредственно в общем отделе ГУВС.

2.1.2. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Судебный департамент, получает сотрудник экспедиции в почтовом отделении по доверенности и передает их по назначению под расписку. Посылки, адресованные непосредственно в структурные подразделения, получают сотрудники этих подразделений.

2.1.3. Подлежат обязательной передаче в экспедицию все официальные служебные документы, полученные сотрудниками Судебного департамента от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в командировку и т.п.).

2.1.4. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в почтовом реестре.

2.1.5. В экспедиции вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции. Конверты с пометками "Лично", "Конфиденциально" передаются непосредственно адресатам.

2.1.6. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй экземпляр остается в экспедиции. Конверты поступивших документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

2.1.7. Документы, поступившие в Судебный департамент с нарочным, принимаются экспедицией с проставлением даты, времени поступления и подписи должностного лица, принявшего документ.

2.1.8. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.), поступающие, внутренние, отправляемые.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Судебном департаменте, приведен в приложении N 1.

2.1.9. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, внутренние и отправляемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

2.1.10. Работники экспедиции регистрируют поступивший в Судебный департамент документ путем проставления на нем штампа с указанием порядкового номера, даты регистрации и количества листов.

2.1.11. Основные сведения о поступившем документе вводятся в автоматизированную систему "Делопроизводство": индекс поступления (входящий номер и дата поступления переносятся из регистрационного штампа), наименование организации (автора или корреспондента), наименование вида документа, регистрационный номер документа (присвоенный организацией - автором документа), заголовок к тексту (краткое содержание документа). На поступивший документ заполняется электронная карточка. Маршрут движения документа указан в приложении N 2.

2.1.12. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы распределяются, в зависимости от их важности и назначения, на требующие обязательного рассмотрения руководством Судебного департамента (Генеральным директором, заместителями Генерального директора) и на передаваемые непосредственно в структурные подразделения.

Документы передаются по назначению в течение рабочего дня в соответствии с реестром передачи входящих документов (приложение N 3).

2.1.13. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором, докладывается Генеральному директору управляющим делами.

Корреспонденция, предназначенная для заместителей Генерального директора, передается им через секретарей. После рассмотрения секретари возвращают всю корреспонденцию в отдел делопроизводства Управления делами.

2.1.14. На рассмотрение руководства Судебного департамента передаются документы, полученные из высших органов государственной власти Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Совета судей Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, документы, содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях в судах или покушениях на жизнь судей, а также материалы по вопросам, требующим решения руководства.

2.1.15. На основании рассмотрения Генеральный директор и его заместители дают поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции (приложение N 4). Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Генеральный директор и его заместители делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.1.16. Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства Управления делами для продолжения заполнения электронной карточки. В нее вносится резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка о постановке документа на контроль. Карточка распечатывается в необходимом количестве экземпляров и вместе с документами передается на исполнение. Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.

Лист с резолюцией прилагается к документу.

2.1.17. Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения и прошедшие учет в экспедиции, в обязательном порядке регистрируются (учитываются в журнале учета поступивших (входящих) документов, приложение N 5) в структурных подразделениях работниками, ответственными за делопроизводство, в порядке, предусмотренном пунктами 2.1.15, 2.1.16. Вся информация о ходе исполнения документа должна быть отражена в регистрационно - контрольных формах (приложение N 3) как структурного подразделения, так и отдела делопроизводства Управления делами.

2.1.18. Поступившие телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на рассмотрение руководству и на исполнение.

2.1.19. Документы, поступившие в Судебный департамент по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, учитываются в журнале учета факсограмм.

2.1.20. Телефонограммы, адресованные руководству Судебного департамента, принимаются их секретарями, экспедицией Управления делами, а также дежурными по Судебному департаменту в выходные и праздничные дни. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

2.2. Порядок работы со служебными документами

2.2.1. Документы, поступившие в Судебный департамент с грифами ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", "Для служебного пользования"), принимаются, регистрируются и докладываются руководству Судебного департамента работниками первого отдела Главного управления организационно - правового обеспечения деятельности судов.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения руководства, контроль исполнения, хранение и наличие несет начальник первого отдела.

2.2.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступивших в экспедицию, докладываются Генеральному директору Судебного департамента и передаются экспедицией в отдел систематизации законодательства Главного управления организационно - правового обеспечения деятельности судов.

Документы с пометкой "Весьма срочно" докладываются немедленно.

Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей инструкцией и Инструкцией о порядке ведения фонда правовой информации несет начальник отдела систематизации законодательства Главного управления организационно - правового обеспечения деятельности судов.

Поступившие копии приказов и распоряжений федеральных министерств и ведомств, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, копии постановлений и решений Совета судей Российской Федерации регистрируются и хранятся в Управлении делами.

Контроль за исполнением поручений Генерального директора по этим документам возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

2.2.3. Приказы и распоряжения Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, решения (протоколы) оперативных совещаний регистрируются в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по административно - хозяйственной деятельности и распоряжения регистрируются отдельно в журналах, нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения должностных лиц аппарата Судебного департамента и контроль исполнения возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами; ответственность за их доведение до управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и судов возлагается на исполнителей. Перед размножением копия рассылаемого распорядительного документа заверяется печатью Управления делами. Размноженные экземпляры приказов, распоряжений рассылаются исполнителем в соответствии с указателем рассылки.

Копии приказов и распоряжений Генерального директора Судебного департамента и его заместителей по основной деятельности передаются также в единый ведомственный фонд правовых актов отдела систематизации законодательства Главного управления организационно - правового обеспечения деятельности судов.

2.2.4. Решения и материалы коллегии Судебного департамента, планы работы Судебного департамента на конкретный период и перспективу, отчеты о работе Судебного департамента, материалы Научно - экспертного совета учитываются в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Ответственность за их учет, доведение до сведения должностных лиц аппарата и системы Судебного департамента, контроль исполнения, обеспечение сохранности возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

2.2.5. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан в Судебный департамент и ответы на них получаются и отправляются через экспедицию работниками отдела обращений и приема граждан Управления делами.

Ответственность за регистрацию обращений граждан и ответов на них, организацию их разрешения, обеспечение сохранности возлагается на начальника отдела обращений и приема граждан Управления делами.

Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан и ведения делопроизводства по ним определяется положением о соответствующем структурном подразделении, должностными инструкциями работников, ответственных за ведение делопроизводства, Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по ним в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента от 23 декабря 1998 г. N 112), с изменениями.

2.2.6. Обращения и запросы международных организаций и граждан зарубежных государств, поступившие в Судебный департамент, а также корреспонденция, отправляемая в их адрес, в том числе на иностранных языках, получаются и отправляются через экспедицию в установленном порядке.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения должностных лиц аппарата и системы Судебного департамента, контроль исполнения по поручениям руководства, обеспечение сохранности возлагается на начальника Отдела международно - правового сотрудничества.

2.2.7. Договоры, заключенные Судебным департаментом с другими организациями, учитываются в юридическом отделе Управления делами и передаются (подлинники) подразделениями - исполнителями в отдел бухгалтерского учета и отчетности аппарата Судебного департамента Главного финансово - экономического управления.

Ответственность за учет указанных договоров, хранение их копий возлагается на начальника юридического отдела Управления делами.

2.2.8. Корреспонденция, адресованная в структурные подразделения Судебного департамента или их руководителям непосредственно, а также направляемая за их подписью адресатам, получается и отправляется через экспедицию, регистрируется, доводится до сведения соответствующих руководителей и хранится работниками, ответственными за ведение делопроизводства в этих подразделениях.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, обеспечение сохранности служебных документов, контроль их исполнения возлагается на начальников соответствующих подразделений.

2.2.9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства.

В их обязанности входят:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в установленные сроки в Управлении делами, регистрация ее и передача исполнителям;

проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя, еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;

передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения резолюции - исполнителю, как правило, в день поступления документа;

передача исполненных документов для подписания Генеральным директором Судебного департамента в Управление делами;

регистрация документов, исходящих из структурного подразделения, проверка правильности их оформления и передача в экспедицию на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении и сроками исполнения;

ежегодная проверка наличия (для ГУОПО) документов и дел с грифом "Для служебного пользования" и оформление соответствующих актов по ее результатам;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

информирование отдела делопроизводства Управления делами об исполнении и подшивке в дело документов со штампом регистрации отдела;

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений руководителей отделов структурного подразделения, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в структурном подразделении;

организация использования установленных в структурном подразделении средств копировальной техники.

2.2.10. На время болезни, отпуска, командировки работника, ответственного за ведение делопроизводства, его функции возлагаются на другого работника. При увольнении, перемещении работник, ответственный за ведение делопроизводства, передает дела по акту работнику, которого утверждает руководитель структурного подразделения Судебного департамента.

2.2.11. Управление делами периодически (один раз в два года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору.

2.3. Обработка и регистрация отправляемых документов

2.3.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.

Регистрация отправляемых документов ведется централизованно в отделе делопроизводства Управления делами. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без докладных и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями в процессе подготовки документа.

Документы, подлежащие отправке, за подписью руководителей структурных подразделений сначала регистрируются в журнале учета поступивших (отправленных) документов (приложение N 5) структурного подразделения и вносятся в электронную регистрационно - контрольную форму.

Документы, подлежащие отправке, за подписью Генерального директора, заместителей Генерального директора регистрируются в журнале и в электронной регистрационно - контрольной карточке с оформлением реестра (приложение N 6).

2.3.2. Документ, подлежащий отправке, регистрируется:

2.3.3. Поступившие в экспедицию на отправку копии распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Управления делами.

2.3.4. Документы на отправку принимаются экспедицией под расписку в журнале учета. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. Полученные документы отправляются экспедицией ежедневно, срочные - немедленно. Документы, адресованные постоянным адресатам, отсылаются фельдъегерской и специальной связью не реже 1 раза в неделю, как правило, по четвергам.

Документы для отправки от Главного управления обеспечения деятельности военных судов передаются через работника общего отдела ГУВС.

2.3.5. Документы на отправку упаковываются в конверты экспедицией, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст. 4602) и сдаются в отделение связи. Перед упаковкой в конверты проверяется правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направляемые по расчету рассылки, принимаются экспедицией только в готовом виде (размножены и скреплены по экземплярам).

2.3.6. Телеграммы, составленные в структурных подразделениях, передаются на отправку в экспедицию завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

2.3.7. Машиночитаемые документы отправляются в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

2.3.8. Документы, отправляемые фельдъегерской и специальной связью или с нарочным, принимаются экспедицией под расписку в реестре или на копии документа.

2.4. Передача текстов служебных документов по каналам факсимильной связи

2.4.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов организациям (от организаций), размещенным вне здания Судебного департамента.

2.4.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

2.4.3. Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

- запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;

- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;

- объем передаваемого документа (факсограммы) не должен превышать 5 листов;

- факсограммы на иностранных языках, принятые экспедицией Управления делами, передаются в Отдел международно - правового сотрудничества без перевода, факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

2.4.4. Прием и передача документов, подписанных Генеральным директором Судебного департамента и его заместителями, осуществляется экспедицией Управления делами. Принятый и подлежащий отправке по телефаксу документ учитывается в журнале учета факсограмм без проставления регистрационного штампа.

Поступившие факсограммы передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Подлинник документа после передачи возвращается исполнителю с отметкой о времени отправки для оформления его на отправку, если это необходимо, по почте. Отметка об отправке документа по телефаксу делается также на втором экземпляре подлинника документа.

2.4.5. Прием и передача документов главных управлений, управлений, самостоятельных отделов Судебного департамента осуществляется непосредственно в структурных подразделениях.

2.5. Передача документов между структурными подразделениями

2.5.1. Передача поступивших в Судебный департамент документов осуществляется через работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, или через секретарей руководителей подразделений, секретарей Генерального директора и его заместителей под расписку в журналах учета или по разносной книге (приложение N 7), по электронной почте (копии).

2.5.2. Передача между структурными подразделениями поступивших документов, зарегистрированных в отделе делопроизводства Управления делами, осуществляется через отдел делопроизводства.

2.5.3. Документы, которые исполняются работниками нескольких структурных подразделений, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым или ответственным.

2.6. Работа исполнителей со служебными документами

2.6.1. Руководители структурных подразделений Судебного департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

2.6.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) руководителя структурного подразделения.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

2.6.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Судебного департамента или руководителем подразделения, подготовку к пересылке адресату.

2.6.4. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На исходящем письме (подлинника и копийного экземпляра) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.

На копийном экземпляре исходящего документа (отпуск) текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется исполнителем документа или его руководителем по форме:

2.6.5. Исполненные документы представляются на подпись:

- Генеральному директору Судебного департамента - через Управление делами или руководителями структурных подразделений - исполнителей с визой управляющего делами (в соответствии с требованиями настоящей Инструкции);

- заместителям Генерального директора - руководителями структурных подразделений - исполнителей;

- руководителям структурных подразделений - исполнителями документа.

2.6.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет его исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список - расчет рассылки. Расчет рассылки утверждается руководителем структурного подразделения - исполнителя документа и согласовывается с Управлением делами. Документ вместе с заказом (приложение N 8) на тиражирование (ксерокопирование) передается в копировально - множительное бюро службы эксплуатации зданий Судебного департамента Управления капитального строительства, эксплуатации зданий и сооружений.

2.6.7. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, руководителем (или заместителем) структурного подразделения с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.

2.6.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя Генерального директора докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

2.6.9. Контроль исполнения инициативных документов (запросов в федеральные органы исполнительной власти, проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, запросов о предоставлении сведений от органов Судебного департамента и судов в субъектах Российской Федерации и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

2.6.10. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя подразделения другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение N 9).

2.6.11. В случае утраты служебного документа работник Судебного департамента обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному начальнику.

Руководитель структурного подразделения информирует по факту утраты управляющего делами и проводит служебное расследование. Справка о результатах служебного расследования представляется в Управление делами для рассмотрения и подготовки соответствующих предложений Генеральному директору.

2.7. Порядок прохождения внутренних документов

2.7.1. К внутренним документам относятся докладные, служебные записки, справки, информации, заявки, представляемые Генеральному директору, его заместителям, а также руководителям структурных подразделений.

2.7.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

2.7.3. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги без бланка.

2.7.4. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется через ответственных за делопроизводство, для заместителей Генерального директора - через секретарей. Документы передаются (принимаются) с соответствующей отметкой в регистрационно - контрольной форме (журнале, электронной карточке).

2.8. Учет объема документооборота

2.8.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество поступающих, отправляемых и внутренних (приказы и распоряжения учитываются отдельно) документов в каждом структурном подразделении и в целом по Судебному департаменту за период (месяц, квартал, полугодие, год).

2.8.2. Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан учитываются отдельно.

2.8.3. При определении реального объема документооборота подсчитывается раздельно количество подлинников документов (оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопий) по месту регистрации документов по регистрационно - контрольным формам (электронным карточкам, журналам учета).

2.8.4. Документы, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Судебного департамента, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем, справка соисполнителя учитывается в графе "Внутренние" (приложение N 10).

2.8.5. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

2.8.6. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 5-го числа следующего месяца представляются в отдел делопроизводства Управления делами, где они сводятся в единую таблицу, отражающую объем документооборота в целом по Судебному департаменту.