Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.08.2001 N 125 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

7.1. Оперативное хранение документов и дел

7.1.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Судебного департамента.

Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в центральный архив Судебного департамента.

7.1.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение N 30). На выданное дело может заводиться карта - заместитель дела (приложение N 31). Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов, с разрешения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.2. Передача документов в архив

7.2.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Судебного департамента, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение осуществляет центральный архив Судебного департамента.

7.2.2. Центральный архив Судебного департамента хранит документы аппарата Судебного департамента.

7.2.3. В своей практической деятельности центральный архив Судебного департамента руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России (Росархива), Положением о центральном архиве Судебного департамента, которое согласовывается с Федеральной архивной службой России и утверждается в установленном порядке.

7.2.4. В центральный архив Судебного департамента передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача производится по сдаточным описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.5. Передача дел в центральный архив Судебного департамента осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному управляющим делами.

7.2.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в центральный архив ответственный за центральный архив предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.7. Каждое дело принимает ответственный за центральный архив Судебного департамента в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи ответственного за центральный архив Судебного департамента и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в центральный архив Судебного департамента передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

7.2.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения ответственный за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в центральный архив Судебного департамента независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

7.2.9. Дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам аппарата Судебного департамента для работы во временное пользование по их письменному запросу с визой руководителя структурного подразделения на срок не более 1 месяца.

7.2.10. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок или пометок. О фактах недостачи или порчи выданных архивных дел ставится в известность руководитель соответствующего структурного подразделения Судебного департамента, заместитель Генерального директора Судебного департамента - куратор соответствующего структурного подразделения для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности.

СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель
руководителя Федеральной
архивной службы России
А.Н.АРТИЗОВ
10 июля 2001 года

ОДОБРЕНО
Протоколом
ЦЭК Судебного департамента
от 27 июня 2001 г. N 1