Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минобороны РФ от 23.05.99 N 170 (ред. от 27.05.2004) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

1. Настоящая Инструкция определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях (далее именуются воинские части) Вооруженных Сил Российской Федерации (далее именуются Вооруженные Силы).

2. Особенности ведения делопроизводства определяются:

при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, а также при подготовке проектов приказов и директив Министра обороны Российской Федерации - соответствующими инструкциями <*>;

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 г. N 450.

при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем - главой 5 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации и инструкцией по этому вопросу <*>;

<*> Приказ Министра обороны 1988 г. N 160.

по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства - Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах <*>.

<*> Приказ Министра обороны 1990 г. N 010.

3. Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств.

Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа.

4. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательством Российской Федерации, приказами Министра обороны Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

5. Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями по подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с гражданскими организациями и гражданами.

Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами в армии, на флотилии и ниже, а также внутри управлений, направлений, отделов и служб запрещается.

6. Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке.

7. Служебная переписка с учреждениями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами Российской Федерации за границей ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны Российской Федерации и Управление внешних сношений Министерства обороны Российской Федерации.

8. Служебная переписка с должностными лицами министерств обороны (вооруженных сил) иностранных государств ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны Российской Федерации, главные управления Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации и Управление внешних сношений Министерства обороны Российской Федерации.

9. Служебная переписка с учреждениями и организациями иностранных государств, международными организациями, ведающими обеспечением безопасности мореплавания и изучением морей и океанов, по вопросам безопасности судоходства и организационно-техническим вопросам, касающимся гидрографии, океанографии, морской картографии и навигационного оборудования морей, ведется Главным управлением навигации и океанографии Министерства обороны Российской Федерации непосредственно.

10. Служебную переписку с организациями и гражданами государств - участников Содружества Независимых Государств по вопросам трудовых отношений может вести непосредственно Управление труда и заработной платы гражданского персонала Вооруженных Сил.

11. Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:

а) определять порядок работы со служебными документами в воинской части;

б) знать фактическое состояние делопроизводства и принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если действующим законодательством не предусмотрено составление письменного документа;

в) правильно организовать ведение делопроизводства, постоянно содержать его в готовности к выполнению поставленных задач, контролировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;

г) своевременно доводить до личного состава поступающие служебные документы, контролировать их учет и исполнение;

д) обеспечивать готовность к спасению служебных документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

е) организовывать и систематически проводить с личным составом воинских частей занятия по изучению требований настоящей Инструкции, обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований;

ж) требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

з) принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору личного состава для работы со служебными документами, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными настоящей Инструкцией, внедрению оргтехники и автоматизированных технологий обработки служебной информации;

и) обеспечивать правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских частей при изготовлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ведения переписки с гражданскими учреждениями и организациями;

к) своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения <*>, не нужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, и освобождать от этих документов делопроизводства воинских частей;

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 г. N 033.

л) принимать практические меры по наведению должного порядка в делопроизводстве;

м) обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и длительными (10 лет и более) сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архивы.

12. Запрещается требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений, приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации и директивами Генерального штаба Вооруженных Сил.

13. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами, обязаны:

а) знать и строго выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущих привести к таким последствиям;

в) знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного начальника;

г) передавать служебные документы из одного отдела (службы) в другой только через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в соответствующих журналах учета. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала для временного пользования под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;

д) давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

е) немедленно сообщать своему непосредственному начальнику об утрате или недостаче служебных документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних и неучтенных служебных документов;

ж) при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнение с военной службы или работы, перевод к новому месту службы или работы), при убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдать все числящиеся за ним служебные документы и издания лицу, ведущему делопроизводство;

з) своевременно сдавать в делопроизводство документы, надобность в которых миновала;

и) предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания представителям делопроизводства по их требованию.

14. Лицам, работающим со служебными документами, запрещается:

а) сообщать устно или письменно служебные сведения о характере выполняемой работы, проводимых воинской частью мероприятиях, действительные наименования и пункты дислокации воинских частей лицам, не имеющим по роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;

б) обращаться куда-либо с личными просьбами, изложенными на бланках с наименованием воинской части;

в) самовольно провозить и пересылать за границу Российской Федерации служебные документы, не подлежащие продаже в торговой сети и опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти документы могут быть высланы через соответствующие воинские части в установленном порядке;

г) изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, визитные карточки, не предусмотренные настоящей Инструкцией, с наименованием воинской части или воинской должности командира (начальника);

д) вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц.

15. Изготовление бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, и обеспечение ими воинских частей возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны Российской Федерации, Главное техническое управление Военно-Морского Флота и соответствующие органы в округах, группах войск и на флотах. Заявки на обеспечение бланками, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.

В исключительных случаях (при отсутствии централизованного снабжения) изготовление и закупку указанного имущества осуществляют воинские части.

16. Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на одного из заместителей командира (начальника) воинской части.

17. Общее руководство по организации и ведению служебной переписки и делопроизводства в Вооруженных Силах осуществляется Управлением делами Министерства обороны Российской Федерации.

18. Работа со служебными документами в воинских частях в нерабочее время допускается только с разрешения командира (начальника) воинский части или начальника штаба воинской части.

19. Работа со служебными документами и хранение их за пределами служебных помещений воинских частей, как правило, запрещаются. Такую работу вправе разрешить командир (начальник) воинской части или начальник штаба воинской части. Несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой "Для служебного пользования") военнослужащие и лица гражданского персонала могут брать с разрешения непосредственного начальника для работы в домашних условиях на срок не более 10 суток.

20. Несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой "Для служебного пользования") могут выдаваться для самостоятельной работы офицерам запаса и в отставке с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части через делопроизводство под расписку в карточке выдачи.

21. Офицеры запаса и в отставке могут знакомиться с несекретными служебными документами и изданиями с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.

22. При регистрации в гостиницах, санаториях, домах отдыха, на туристских базах и т.п. военнослужащие указывают фамилию, имя, отчество, год и место рождения, серию, номер, дату выдачи паспорта гражданина Российской Федерации или служебного паспорта и орган, выдавший этот паспорт, а при отсутствии паспорта - серию, номер, дату выдачи удостоверения личности (военного билета) и воинскую часть, выдавшую его.

23. Военнослужащие при переписке с гражданскими учреждениями и организациями, при записях в книгах жалоб и предложений предприятий бытового обслуживания, в книгах отзывов указывают почтовые адреса по месту жительства или пребывания без указания принадлежности к Вооруженным Силам. При этом военнослужащие, проходящие военную службу по призыву, указывают почтовые (телеграфные) адреса, устанавливаемые командирами (начальниками) воинских частей по согласованию с объектами почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации.

24. Военнослужащие, лица гражданского персонала воинских частей, дислоцированных за пределами Российской Федерации, указывают условные наименования воинских частей без пунктов дислокации.