Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК"

ПРИЛОЖЕНИЯ
(образцы форм)

Приложение N 1
к пп. 2.11.5, 2.11.7.2

______________________\r\n  (название архива)\r\n \r\n           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ\r\n___________ N _________              Директор ____________________\r\n  (дата)                                       (название архива)\r\n \r\nо неисправимых повреждениях          Подпись         Расшифровка\r\nдокументов                                           подписи\r\n                                     Дата\r\n \r\n                                     Фонд N ___________\r\n \r\nНазвание фонда ___________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\nВ фонде обнаружены ___________________ единиц хранения, признанные\r\nнеисправимо поврежденными\r\n 

Номер
описи

Номер
 ед. 
 хр. 

 Заголовок  
поврежденной
   ед. хр.  

Крайние
 даты 

  Количество 
    листов
    (время 
   звучания,
    метраж)

 Сущность и
  причины  
повреждения

  1

  2

      3

    4

       5

     6

 \r\nИтого обнаружено неисправимо поврежденных ________________ ед. хр.\r\n                                              (цифрами\r\n                                             и прописью)\r\n \r\nЗаведующий отделом _______________________________________________\r\n                            (подпись, расшифровка подписи)\r\n \r\nХранитель фондов _________________________________________________\r\n                            (подпись, расшифровка подписи)\r\n \r\nПеречисленные документы подлежат списанию ввиду __________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nЭксперты: ________________________________________________________\r\n                (наименование должностей экспертов, подписи,\r\n                         расшифровка подписей, дата)\r\n \r\n_____________ __________________________________\r\n(N  и  дата  приказа   руководителя  архива  о  снятии неисправимо\r\nповрежденных архивных документов с учета)\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                    Подпись          Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n        Форма акта о неисправимых повреждениях документов\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 2
к пп. 2.11.5, 3.7.2

______________________\r\n  (название архива)\r\n \r\n           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ\r\n___________ N _________              Директор ____________________\r\n  (дата)                                       (название архива)\r\n \r\nо необнаружении документов,          Подпись         Расшифровка\r\nпути розыска которых                                  подписи\r\nисчерпаны                            Дата\r\n \r\n                                     Фонд N ___________\r\n \r\nВ результате _____________________  установлено отсутствие в фонде\r\nперечисленных   ниже  документов.  Предпринятые  архивом  меры  по\r\nрозыску  положительных  результатов не дали, в связи с чем считаем\r\nвозможным снять с учета:\r\n 

N
п
/
п

Номер
описи

Номер
 ед. 
 хр. 

Заголовок
 ед. хр. 

Крайние
  даты 

Количество
  листов
  (время 
 звучания,
  метраж)

Предполагаемые
   причины    
  отсутствия  

1

  2

  3

    4

    5

     6

       7

 \r\nИтого ____________________________________________________ ед. хр.\r\n                       (цифрами и прописью)\r\n \r\n    Содержание   утраченных   материалов   может   быть   частично\r\nвосполнено следующими делами:\r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\n              Форма акта о необнаружении документов,\r\n                  пути розыска которых исчерпаны\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n \r\nЗаведующий отделом         Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\nЗаведующий хранилищем      Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\nГлавный хранитель          Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\n_____________ __________________________________\r\n(N  и  дата  приказа   руководителя  архива  о  снятии с     учета\r\nнеобнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны)\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                  Подпись             Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n              Форма акта о необнаружении документов,\r\n           пути розыска которых исчерпаны (продолжение)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 3
к пп. 2.11.8, 2.11.10, 3.4.1,
3.5.6, 3.7.13, 5.5.1

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА\r\n \r\nВ деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов\r\n                                   (цифрами и прописью)\r\nс N ________________ по N ________________\r\n \r\n    в том числе:\r\n     литерные номера листов ______________________________________\r\n  пропущенные номера листов ______________________________________\r\n                            ______________________________________\r\n  + листов внутренней описи ______________________________________\r\n 

Особенности физического состояния и
         формирования дела         

       Номера листов      

                 1

             2

 \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                    Подпись          Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n                   Форма листа-заверителя дела\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 4
к п. 2.11.10

Форма листа использования документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 5
к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11

<*> В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Форма книги учета поступлений документов

Формат A3 (420 x 297)

Приложение N 6
к пп. 3.4.1, 3.5.3,
3.7.1, 3.7.11, 3.7.12

Форма списка фондов

Формат A4 (297 x 210)

Приложение N 7
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1

Форма описи <*> дел постоянного хранения, составленной в архиве

Формат A4 (210 x 297)

Форма описи <*> дел постоянного хранения, составленной в архиве (продолжение)

Формат A4 (210 x 297)

<*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке.

Приложение N 8
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1

____________________________\r\n (наименование организации)\r\n \r\n                                     УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n                                     Наименование должности\r\nФонд N ___________________           руководителя организации\r\n \r\nОПИСЬ N __________________           Подпись           Расшифровка\r\n                                                       подписи\r\nдел постоянного хранения\r\nза ___________________ год           Дата\r\n

Название раздела (структурного подразделения организации) 

   N
  п/п

Индекс
 дела 

Заголовок
  дела 

Крайние
 даты 

Количество
  листов 

Примечания

   1 

  2 

   3 

   4 

     5 

    6 

 \r\nВ данный раздел описи внесено ________________________________ дел\r\n                                    (цифрами и прописью)\r\nс N ________________________ по N __________________, в том числе:\r\nлитерные номера: _________________________________________________\r\nпропущенные номера: ______________________________________________\r\n \r\nНаименование должности          Подпись        Расшифровка подписи\r\nсоставителя описи\r\n \r\nЗаведующий архивом              Подпись        Расшифровка подписи\r\nорганизации\r\n \r\nДата\r\n \r\nСОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНО\r\n \r\nПротокол ЦЭК (ЭК) _______________    Протокол ЭПК ________________\r\n                   (наименование                   (наименование\r\n_________________________________    _____________________________\r\n          организации)                  уполномоченного органа\r\n                                         исполнительной власти\r\n                                       в области архивного дела,\r\n                                          федерального архива)\r\nот _______________ N ____________    от ______________ N _________\r\n \r\n                 Форма годового раздела описи дел\r\n                 постоянного хранения организации\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 9
к пп. 3.7.1, 3.7.2,
3.7.11, 4.4.1, 4.6, 4.7

УТВЕРЖДАЮ                         УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n_____________________________     _____________________________\r\n    (наименование должности          (наименование должности\r\n         руководителя                      руководителя\r\n_____________________________     _____________________________\r\n    организации-сдатчика)             организации-приемщика)\r\n \r\nПодпись   Расшифровка подписи     Подпись   Расшифровка подписи\r\n \r\nДата      Печать                  Дата      Печать\r\n \r\n           АКТ\r\n___________ N ___________\r\n   (дата)\r\n \r\nприема-передачи документов\r\nна хранение\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n                       (основание передачи)\r\n__________________________________________________________________\r\n                  (название передаваемого фонда)\r\n__________________________________________________________________\r\n____________________________________________________________ сдал,\r\n             (название организации-сдатчика)\r\nа _________________________________________________________ принял\r\n                 (название организации-приемщика)\r\nдокументы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:\r\n 

 N 
п/п

 Название, номер 
      описи      

 Количество 
экземпляров 
   описи    

 Количество 
   ед. хр.  

 Примечания 

 1 

        2 

     3 

     4 

     5 

 \r\n    Итого принято ________________________________________ ед. хр.\r\n \r\nПередачу произвели:                Прием произвели:\r\n \r\nДолжность  Подпись Расшифровка     Должность Подпись Расшифровка\r\n                   подписи                           подписи\r\nДата                               Дата\r\n \r\n    Фонду присвоен N _____________________________________________\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nДолжность                     Подпись          Расшифровка подписи\r\n \r\nДата\r\n \r\n        Форма акта приема-передачи документов на хранение\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 10
к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2

______________________\r\n  (название архива)\r\n \r\n           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n___________ N _________              Директор ____________________\r\n  (дата)                                       (название архива)\r\n \r\nприема на хранение документов        Подпись         Расшифровка\r\nличного происхождения                                 подписи\r\n                                     Дата\r\n \r\nНа основании решения ЭПК (ЭПМК, ЭФЗК, ЭК)\r\n(протокол от _________________ N ________)\r\nи договора от ___________________________\r\n_____________________________________________________________ сдал\r\n              (Ф.И.О. собственника/владельца)\r\nприняты документы ________________________________________________\r\n                        (общая характеристика документов)\r\nв количестве _______ ед. хр. (условных) ______ документов (листов)\r\nпо архивной сдаточной описи\r\n \r\nФонду присвоен N ________________\r\n \r\nСобственник/владелец           Подпись         Расшифровка подписи\r\n (нужное подчеркнуть)\r\n \r\nНаименование должности         Подпись         Расшифровка подписи\r\nработника\r\n \r\nИзменения в учетные документы по результатам описания внесены\r\n \r\nНаименование должности         Подпись         Расшифровка подписи\r\nработника\r\n \r\n             Форма акта приема на хранение документов\r\n                      личного происхождения\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 11
к пп. 3.7.2, 4.3.2

______________________\r\n  (название архива)\r\n \r\n           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ\r\n \r\n___________ N _________              Директор ____________________\r\n  (дата)                                       (название архива)\r\n \r\nо выделении к уничтожению            Подпись         Расшифровка\r\nдокументов, не подлежащих                             подписи\r\nхранению                             Дата\r\n \r\nК уничтожению отобраны: документы фонда N ________________________\r\n                                             (название фонда)\r\n__________________________________________________________________\r\nна основании: ____________________________________________________\r\n                  (ссылки на нормативно-методические документы\r\n__________________________________________________________________\r\n                    для проведения экспертизы)\r\n__________________________________________________________________\r\n 

 N
п/п

 Названия
  групп 
документов

Крайние
 даты 

Номера
описей

 Номера 
 ед. хр.
по описям

Количество
  ед. хр. 

Примечания

 1 

    2 

   3 

   4 

    5 

    6 

    7 

 \r\nИтого _________________________  ед. хр. за _______________ год(ы)\r\n        (цифрами и прописью)\r\n \r\nКоличество   ед.  хр.,   крайние  даты  и  краткая  характеристика\r\nдокументов, остающихся на хранении _______________________________\r\n \r\nЗаведующий отделом\r\n(архивохранилищем)           Подпись           Расшифровка подписи\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                    Подпись           Расшифровка подписи\r\n \r\n         Форма акта о выделении к уничтожению документов,\r\n                      не подлежащих хранению\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n \r\nДокументы сданы __________________________________________________\r\n                             (название организации)\r\nна переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N ______\r\n                                                (дата)\r\n \r\n_____________________________\r\n  (подпись хранителя фондов)\r\n \r\nИзменения в учетные документы внесены\r\n \r\nНаименование\r\nдолжности\r\nработника                     Подпись          Расшифровка подписи\r\n \r\nУТВЕРЖДЕНО                         СОГЛАСОВАНО\r\n \r\nПротокол ЭПК (ЭФЗК, ЭК) _________  Протокол ЭМК __________________\r\n_________________________________  _______________________________\r\n    (наименование архивного               (название архива)\r\n         органа, архива)\r\nот _____________ N ______________  от ________________ N _________\r\n \r\n         Форма акта о выделении к уничтожению документов,\r\n               не подлежащих хранению (продолжение)\r\n \r\n \r\n 

Приложение N 12
к п. 3.7.7

<*> Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.

Форма акта о рассекречивании документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 13
к пп. 5.10, 5.11

___________________________\r\n     (название архива)\r\n___________________________             Адресат\r\n  (почтовый индекс, адрес,\r\n___________________________\r\n       телефон, факс)\r\n \r\n     Архивная справка\r\n____________ N ____________\r\n   (дата)\r\nНа N __________от _________\r\n \r\n \r\n \r\nРуководитель организации         Подпись       Расшифровка подписи\r\n \r\nОснование:\r\n \r\nИсполнитель                      Подпись       Расшифровка подписи\r\n                                 Печать\r\n \r\n                      Форма архивной справки\r\n \r\n                                             Формат A4 (210 x 297)\r\n