Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Госкомрыболовства РФ от 28.06.2002 N 261 "О РАССМОТРЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН" (вместе с "ИНСТРУКЦИЕЙ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В ГОСУДАРСТВЕННОМ КОМИТЕТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РЫБОЛОВСТВУ")

2.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на назначенных должностных лиц.

Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан несут руководители управлений и самостоятельных отделов.

2.2. Все поступающие в Комитет обращения граждан должны быть приняты и централизованно зарегистрированы в Контрольном отделе Управления делами (далее - Отдел Управления делами) в день поступления.

Конверты к письмам граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно устанавливать адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля необходима для отправителя, или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращений, а также в других необходимых случаях.

Письменное обращение гражданина, не подписанное им и не имеющее обратного адреса, рассмотрению не подлежит.

2.3. Регистрационный номер проставляется в правом нижнем углу первого листа обращения граждан.

2.4. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступившего письменного обращения и может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность письма.

2.5. На обращение, получившее регистрационный номер, оформляется регистрационно - контрольная карточка. Подлинник карточки остается в Отделе Управления делами и помещается в контрольную картотеку по управлениям, самостоятельным отделам Комитета, а копия с письменным обращением передается в структурное подразделение на исполнение.

2.6. Учетно - справочная картотека составляется по фамилии заявителя в алфавитном порядке.

2.7. Если рассмотрение обращения поручается одновременно нескольким структурным подразделениям, согласно поручению руководства Комитета, то ответственным за исполнение считается структурное подразделение, указанное первым.

2.8. Обращения граждан, при необходимости, передаются из одного структурного подразделения Комитета в другое по согласованию с руководителями этих подразделений, а оформление этой передачи осуществляется Отделом Управления делами в обязательном порядке.

2.9. Повторными считаются письма, поступившие от одного автора и по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Повторным обращениям присваивается очередной регистрационный номер. В регистрационной карточке делается отметка "Повторно", а в графе "краткое содержание" указывается регистрационный номер первого предложения, заявления, жалобы.

Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Комитет, учитываются под регистрационным номером первого обращения граждан, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.

2.10. При направлении обращений граждан организациям системы Комитета для решения ими вопроса по существу и ответа автору об этом сообщается в сопроводительном письме и в копии заявителю.

2.11. Ответы на обращения граждан дает руководство Комитета или структурных подразделений в письменной или устной форме.

В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале приема по личным вопросам или контрольно - регистрационной карточке.

Ответы авторам обращений направляются структурными подразделениями, которым было поручено рассмотрение. В ответе указывается номер, под которым обращение зарегистрировано в Отделе Управления делами, и номер дела (по номенклатуре дел), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

Ответы Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской Федерации о принятых мерах по обращению граждан и ответы заявителям за подписью руководства Комитета оформляются и отправляются Управлением делами Комитета.

После оформления и отправки ответа в Отделе Управления делами (Контрольном отделе) остается копия ответа.

Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно - контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки.

Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел управлений, самостоятельных отделов Комитета.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и решению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к каждой группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

2.12. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, в соответствии с действующим законодательством.

2.13. Руководители или по их поручению другие должностные лица структурных подразделений Комитета должны анализировать и обобщать обращения граждан по тематическим, социальным, территориальным аспектам (Приложение N 1) для принятия мер по устранению причин, порождающих жалобы и нарушения прав граждан.

Руководители управлений и самостоятельных отделов ежеквартально представляют в Отдел Управления делами аналитические справки по поступившим обращениям граждан, результатам личного приема граждан для обобщения и доклада руководству Комитета.

2.14. Требования настоящей Инструкции не распространяются на рассмотрение обращений граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно - процессуальным законодательством, Положением о порядке рассмотрения трудовых споров, Положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях и другими законодательными актами Российской Федерации.