Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ Генпрокуратуры РФ от 09.11.2009 N 983-к "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО УЧЕТУ КАДРОВ ПРОКУРОРСКИХ РАБОТНИКОВ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

1.1. Инструкция по учету кадров прокурорских работников в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает единый порядок персонального и статистического учета кадров прокурорских работников, ведения личных дел и трудовых книжек, хранения и использования персональных данных, представления отчетности о работе с кадрами прокурорских работников в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (далее - прокурорские работники).

1.2. Учет кадров прокурорских работников осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями), приказами, указаниями и распоряжениями Генерального прокурора Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

1.3. Организация работы по исполнению настоящей Инструкции возлагается на кадровые подразделения, осуществляющие комплектование органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации прокурорскими работниками, учет личного состава и его статистический анализ, ведение личных дел и трудовых книжек, иные функции по учету кадров (далее - кадровые подразделения).

1.4. Работой по учету кадров занимаются специально уполномоченные работники кадровых подразделений, обеспечивающие ведение и сохранность личных дел и трудовых книжек, конфиденциальность содержащихся в них сведений, ознакомление прокурорских работников с их личными делами и трудовыми книжками.

1.5. Работники кадровых подразделений, уполномоченные на ведение и хранение личных дел и трудовых книжек прокурорских работников, несут дисциплинарную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за разглашение сведений, содержащихся в личных делах и трудовых книжках прокурорских работников, нарушение порядка их ведения и хранения.

1.6. Для ведения учета кадров прокурорских работников кадровым подразделениям предоставляются необходимое компьютерное программное обеспечение, печати и штампы, учет, хранение и использование которых регламентируются Инструкцией по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях.

1.7. Ответственность за организацию и состояние учета кадров прокурорских работников несут руководители органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации, а также их кадровых подразделений.

1.8. Методическое руководство работой по организации и совершенствованию персонального и статистического учета кадров прокурорских работников и контроль за исполнением настоящей Инструкции осуществляет управление кадров Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

2.1. Персональному учету подлежат кадры прокурорских работников Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокуратур субъектов Российской Федерации, приравненных к ним специализированных прокуратур, прокуратур городов и районов, других территориальных и приравненных к ним специализированных прокуратур, Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

2.2. Персональный учет кадров прокурорских работников осуществляется путем ведения личных дел, трудовых книжек, личных карточек, карточек присвоения классных чинов, должностных карточек на прокуроров субъектов Российской Федерации, приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур, прокуроров районов, городов, приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур, карточек по выслуге лет и архивных личных дел, а также автоматизированным способом.

2.3. Личная карточка прокурорского работника заполняется после издания приказа о назначении его на должность.

2.4. Личные карточки уволенных прокурорских работников из картотеки изымаются и хранятся отдельно до составления очередного статистического отчета о работе с кадрами прокурорских работников.

2.5. После заполнения раздела отчета о работе с кадрами об уволенных прокурорских работниках их личные карточки помещаются в картотеку уволенных прокурорских работников с расположением в алфавитном порядке.

2.6. Карточка присвоения классного чина оформляется на прокурорского работника после регистрации приказа о присвоении ему первоначального классного чина, о чем в ней делается соответствующая запись. В карточке присвоения классного чина производятся отметки о присвоении прокурорскому работнику последующих классных чинов.

2.7. На вновь принятого на службу прокурорского работника, имевшего классный чин, оформляются карточка присвоения классного чина, в которой указываются дата присвоения и наименование первоначального и последующих классных чинов, и карточка по выслуге лет.

3.1. Личное дело прокурорского работника состоит из совокупности документов, содержащих сведения, необходимые в связи со службой в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации и касающиеся конкретного прокурорского работника.

3.2. Перечни документов, представляемых в управление кадров Генеральной прокуратуры Российской Федерации и кадровые подразделения прокуратур субъектов Российской Федерации, приравненных к ним специализированных прокуратур, Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации при назначении прокурорских работников на должность, приведены в приложениях N 1 и 2 к настоящей Инструкции.

3.3. Личное дело прокурорского работника оформляется после регистрации приказа руководителя органа (учреждения) прокуратуры о поступлении прокурорского работника на федеральную государственную службу и назначении его на должность. Согласно установленной нумерации личному делу присваивается порядковый номер.

3.4. Личное дело должно содержать сведения о прокурорском работнике, прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении его квалификации.

3.5. Запрещаются сбор и внесение в личное дело прокурорского работника сведений о его политической и религиозной принадлежности.

3.6. Документы в личном деле прокурорского работника располагаются по разделам в зависимости от их содержания.

3.7. В первом разделе личного дела помещаются документы, содержащие биографические данные прокурорского работника:

личный листок по учету кадров с фотографией размером 4 x 6 см, заполненный прокурорским работником собственноручно и разборчиво, с четкими и ясными ответами на содержащиеся в нем вопросы, без сокращения слов, неоговоренных исправлений и зачеркиваний (личный листок по учету кадров переоформляется каждые 5 лет);

автобиография, написанная прокурорским работником собственноручно и содержащая подробное изложение основных периодов его жизни и деятельности, с указанием сведений о супруге, близких родственниках, их месте жительства и работы, другие сведения (порядок оформления автобиографии приведен в приложении N 3 к настоящей Инструкции);

копия документа об образовании, наличии ученого звания или ученой степени, копия оценочной или зачетной ведомости;

заключение (справка) медицинского учреждения о состоянии здоровья прокурорского работника;

послужной список (если лицо проходило военную службу или службу в правоохранительных органах);

копии паспорта, трудовой книжки, военного билета или приписного свидетельства, свидетельств о регистрации (расторжении) брака, рождении детей;

сведения, сообщенные гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на государственную службу, информация о результатах проверки их достоверности и полноты, сведения о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации, или лицом, замещающим государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;

3.8. Во втором разделе личного дела помещаются документы о прохождении прокурорским работником службы в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации и присвоении ему классных чинов:

заявление о приеме на федеральную государственную службу;

представления, заключения, рапорты о назначении на должность, освобождении от должности и увольнении;

копии приказов о назначении на должность, освобождении от должности и увольнении, экземпляр трудового договора и экземпляры соглашений об изменении условий трудового договора;

рапорты и копии приказов об исполнении прокурорским работником обязанностей руководителей подразделений;

Присяга прокурора (следователя);

представления на присвоение классного чина, выписки из приказов руководителей органов прокуратуры Российской Федерации и указов Президента Российской Федерации о присвоении прокурорскому работнику классных чинов;

типовой договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне (приложение к трудовому договору);

копия приказа об установлении прокурорскому работнику доплаты за выслугу лет и лист расчета выслуги лет для начисления ежемесячной доплаты к должностному окладу;

копия приказа об установлении прокурорскому работнику, имеющему право на пенсионное обеспечение, выслугу не менее 20 лет и не получающему какую-либо пенсию, ежемесячной надбавки к денежному содержанию в размере 50 процентов пенсии, которая могла бы быть ему назначена, и копия листа расчета выслуги лет для установления ежемесячной надбавки;

протоколы о зачете отдельных периодов службы (работы), учебы в выслугу лет.

3.9. В третьем разделе личного дела помещаются материалы, характеризующие прокурорского работника, его деловые и личные качества:

аттестации, характеристики, отзывы о профессиональных качествах прокурорского работника, копии документов о включении прокурорского работника в кадровый резерв, а также об исключении из кадрового резерва;

данные профессионально-психологического тестирования прокурорского работника;

выписки из указов Президента Российской Федерации о награждении прокурорского работника государственными наградами, присвоении ему почетного звания, копии удостоверений о награждении;

выписки из приказов о поощрении, награждении прокурорского работника нагрудным знаком "Почетный работник прокуратуры Российской Федерации", другими ведомственными наградами;

приказы о привлечении прокурорского работника к дисциплинарной ответственности, снятии с него взысканий и другие характеризующие материалы, а также копии докладных записок (заключений) по результатам проверок (служебных расследований).

3.10. В четвертом разделе личного дела помещаются документы о повышении прокурорским работником своей деловой квалификации:

материалы о повышении квалификации непосредственно по месту службы (самостоятельная учеба, семинарские занятия, межведомственные семинары);

документы о повышении профессионального мастерства в региональных учебных центрах;

материалы о повышении квалификации в Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

материалы о прохождении стажировки в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним специализированных прокуратурах.

3.11. В пятом разделе личного дела помещаются документы, содержащие сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. Материалы данного раздела хранятся в несгораемом шкафу и могут быть выданы только лицам, допущенным к работе с этими документами.

3.12. Каждый раздел личного дела прокурорского работника должен иметь опись документов, располагаемых в хронологическом порядке. Опись пятого раздела также должна находиться непосредственно в личном деле.

3.13. Изменения, подлежащие занесению в личное дело прокурорского работника, отражаются в бланке "Дополнение к личному листку по учету кадров".

3.14. Запрещается вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров, а также применять какие-либо иные анкеты или лично заполняемые прокурорским работником учетные документы.

3.15. Документы, находящиеся в личном деле прокурорского работника, копии документов и выписки из приказов должны быть заверены в установленном порядке работником кадрового подразделения и своевременно подшиты.

3.16. Приобщение к личному делу документов, характеризующих прокурорского работника, а также их изъятие может производиться только с разрешения руководителя кадрового подразделения, о чем делается отметка в описи документов личного дела.

3.17. Об изменениях, подлежащих занесению в личное дело, прокурорский работник обязан сообщить в кадровое подразделение в 10-дневный срок с момента наступления этих изменений.

3.18. Прокурорский работник имеет право на ознакомление со всеми документами его личного дела, приобщение к нему своих объяснений в письменной форме.

Личное дело прокурорского работника может быть выдано ему для ознакомления с разрешения руководителя кадрового подразделения, его заместителя с отметкой об этом в контрольной карточке. Ознакомление с личным делом проводится в помещении кадрового подразделения и в присутствии работника кадрового подразделения.

3.19. К личным делам прокурорских работников другие работники допускаются только с разрешения руководителя прокуратуры или учреждения, его заместителя, курирующего работу с кадрами, а также руководителя кадрового подразделения органа (учреждения) прокуратуры.

3.20. Руководители подразделений органов (учреждений) прокуратуры Российской Федерации допускаются к личным делам непосредственно подчиненных им прокурорских работников, а по согласованию с начальником управления кадров или его заместителем при решении кадровых вопросов они могут быть ознакомлены с личными делами и других прокурорских работников.

Прокуроры отдела пенсионного обеспечения управления кадров Генеральной прокуратуры Российской Федерации и работники пенсионных служб прокуратур субъектов Российской Федерации имеют допуск ко всем делам указанной категории в соответствии с их полномочиями.

3.21. Личное дело прокурорского работника после его увольнения из прокуратуры хранится в течение трех лет в кадровом подразделении и по истечении этого срока передается в архив на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В случае перехода освобожденного от должности прокурорского работника на службу в другой орган (учреждение) прокуратуры по запросу этого органа (учреждения) его личное дело направляется по новому месту службы.

Направление личных дел прокурорских работников в другие государственные органы, учреждения, организации и органы местного самоуправления запрещается.

3.22. Информация, касающаяся прокурорского работника и содержащаяся в его личном деле, относится к персональным данным прокурорского работника и подлежит защите.

3.23. Личные дела прокурорских работников должны находиться в служебном помещении кадровой службы, оборудованном металлической дверью, или храниться в несгораемом шкафу, исключающем доступ в него посторонних лиц.

Служебное помещение кадровой службы с личными делами прокурорских работников после окончания работы опечатывается и сдается под охрану.

3.24. Не разрешается размещение для работы в служебном помещении кадровой службы, где хранятся личные дела прокурорских работников, иных работников.

4.1. Персональными данными прокурорского работника являются сведения, необходимые руководителю органа (учреждения) прокуратуры в связи с трудовыми отношениями и касающиеся конкретного работника, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

4.2. При обработке персональных данных прокурорского работника, получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом их использовании кадровое подразделение должно соблюдать требования по защите персональных данных, установленные Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", правовыми актами Генерального прокурора Российской Федерации.

4.3. Обработку и сохранность персональных данных прокурорского работника осуществляют специально уполномоченные работники кадровых подразделений, имеющие право на получение его персональных данных, необходимых для выполнения конкретных функций.

4.4. Получение, хранение, комбинирование, передача или иное использование персональных данных прокурорского работника, предназначенных для его личного дела, могут осуществляться исключительно в целях соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия в обучении и продвижении его по службе, обеспечения личной безопасности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации.

4.5. Кадровые подразделения не вправе получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных со службой в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, кадровые подразделения имеют право получать и обрабатывать данные о частной жизни прокурорского работника с его письменного согласия.

4.6. Персональные данные прокурорских работников, содержащиеся в их архивных личных делах, трудовых книжках, личных карточках, приказах по личному составу, документах, отражающих социально-демографические сведения о них, контрольных (алфавитных) карточках, карточках присвоения классных чинов и должностных карточках, хранятся в несгораемых шкафах, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

4.7. Хранение в электронном виде персональных данных прокурорских работников осуществляется с использованием специально выделенных для этого компьютеров, имеющих программное обеспечение и исключающих работу на них посторонних пользователей.

Допуск к ним предоставляется только специально уполномоченным работникам кадровых подразделений.

4.8. Лица, виновные в нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных прокурорских работников, несут дисциплинарную и материальную ответственность в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.1. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже прокурорского работника.

5.2. Трудовые книжки оформляются и ведутся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (в редакции Постановлений Правительства Российской Федерации от 06.02.2004 N 51, от 01.03.2008 N 132 и от 19.05.2008 N 373), Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтрудсоцразвития России от 10.10.2003 N 69.

5.3. Трудовые книжки ведутся на каждого прокурорского работника. При приеме на службу лица, ранее не занимавшегося трудовой деятельностью, на него оформляется трудовая книжка не позднее недельного срока со дня приема на службу.

5.4. В трудовую книжку вносятся сведения о приеме прокурорского работника на службу, занимаемой должности, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения с ним трудового договора и о награждениях за успехи по службе. Данные о взысканиях, примененных к прокурорскому работнику, в трудовую книжку не заносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является его увольнение.

5.5. В органах (учреждениях) прокуратуры ведутся:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, оформляемая бухгалтерией, в которую вносятся сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемая кадровым подразделением, в которой регистрируются все трудовые книжки прокурорских работников, принятые от них при поступлении на службу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные прокурорскому работнику вновь.

5.6. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя органа (учреждения) прокуратуры, скреплены печатью или опломбированы.

5.7. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся как документы строгой отчетности и выдаются работнику, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, утвержденной руководителем кадрового подразделения.

По окончании каждого месяца работник, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

5.8. При получении трудовой книжки в связи с увольнением прокурорский работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также в трудовой книжке.

5.9. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные прокурорскими работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

5.10. Обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагаются на специально уполномоченного работника кадрового подразделения.

6.1. Отчет о работе с кадрами прокурорских работников составляется работником кадрового подразделения на основании первичных документов статистического учета.

6.2. Отчет о работе с кадрами прокурорских работников представляется в кадровое подразделение Генеральной прокуратуры Российской Федерации по итогам полугодия и года не позднее пятого числа после отчетного периода.

6.3. Сведения о штатной численности и наличии вакантных должностей с их конкретным перечислением по состоянию на 1 апреля, 1 июля, 1 октября и 1 января представляются в пятидневный срок по окончании отчетного периода в управление кадров Генеральной прокуратуры Российской Федерации.