Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ГТК РФ от 13.10.97 N 601 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ СОСТАВЛЕНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Личное дело сотрудника таможенных органов Российской Федерации - основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.

Личное дело включает в себя следующие разделы:

Анкетно - биографические и характеризующие документы, а также дополнительные документы.

Анкетно - биографические и характеризующие документы, к которым относятся:

- дополнение к личному делу (Ф-З);

- кадровая справка;

- анкета;

- автобиография;

- копии (ксерокопии) документов об образовании;

- личное заявление о приеме на службу или об увольнении;

- копия приказа о приеме на службу или об увольнении;

- контракт;

- заявления сотрудника о перемещениях по службе;

- представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;

- копии приказов о перемещении;

- представления к присвоению специальных званий, аттестационные листы;

- характеристики и рекомендательные письма;

- личные рекомендации лиц, состоящих на службе в таможенных органах;

- служебные отзывы и отзывы о стажировке;

- протокол заседания комиссии по установлению стажа непрерывной работы, дающего право на получение процентной надбавки за выслугу лет;

- копии приказов о получении процентной надбавки за знание иностранного языка;

- выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;

- копии наградных листов;

- листы с текстом Присяги.

2. Дополнительные документы, к которым относятся:

- старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;

- квалификационные аттестаты сотрудников;

- карточки учета поощрений и взысканий;

- характеристики с прежнего места работы;

- справки о состоянии здоровья;

- фотографии;

- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку) установленного образца (Инструкция, утвержденная Приказом ГТК России от 25.07.97 N 18с), на обложку (папку) наклеиваются бумажные полоски, на которые наносятся тушью или печатаются на машинке фамилия, имя, отчество, личный номер.

Номер, за которым учтено личное дело по книге (журналу) учета личных дел, проставляется на бумажной наклейке размером 30 x 30 мм в верхнем левом углу обложки дела.

В каждое личное дело вкладывается фотографическая карточка сотрудника размером 4 x 4,5 в форменной одежде (без головного убора), при орденах, медалях и других знаках отличия, которыми он награжден. На обороте фотокарточки указываются фамилия, имя, отчество, личный номер, заверяемые подписью кадрового работника и печатью (кадровой). В последующем фотография обязательно заменяется при присвоении очередного специального звания и изменении формы одежды.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист - заменитель.

Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника таможенного органа (кадрового подразделения), об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел.

Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.