Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ГТК РФ от 13.10.97 N 601 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ СОСТАВЛЕНИЯ, ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

Личные дела учитываются как документы "Для служебного пользования", регистрируются в "Книге (журнале) учета личных дел", предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового сотрудника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, занимающим определенные должности. Круг таких лиц, допускаемых к работе с документом личного дела, определяется начальником таможенного органа.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела, по указанию начальника таможенного органа, лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

В кадровом подразделении таможенного органа хранятся личные дела только на проходящих службу сотрудников. Для хранения используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.