Законодательная база Российской Федерации

ПРИКАЗ ФСС РФ от 02.07.99 N 102 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ФОНДА СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ПРАВО ПОСТРАДАВШИХ НА ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПО ОБЯЗАТЕЛЬНОМУ СОЦИАЛЬНОМУ СТРАХОВАНИЮ ОТ НЕСЧАСТНЫХ СЛУЧАЕВ НА ПРОИЗВОДСТВЕ И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ЗАБОЛЕВАНИЙ"

Во исполнение Приказа Фонда социального страхования Российской Федерации от 25.02.99 N 26 "О мерах по подготовке к переходу на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" приказываю:

1. Утвердить прилагаемые "Правила учета и хранения в исполнительных органах Фонда социального страхования Российской Федерации документов, подтверждающих право пострадавших на обеспечение по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

2. Установить, что настоящие Правила вступают в силу в полном объеме одновременно с Федеральным законом от 24.07.98 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

3. Управляющим отделениями Фонда социального страхования Российской Федерации осуществить необходимую подготовительную работу по созданию надлежащих условий учета, ведения и хранения личных (учетных) дел пострадавших в соответствии с настоящими Правилами.

Председатель Фонда
Ю.А.КОСАРЕВ

Утверждены
Приказом Фонда
социального страхования
Российской Федерации
от 2 июля 1999 г. N 102

Настоящие Правила представляют собой требования к организации и осуществлению исполнительными органами Фонда социального страхования Российской Федерации (далее - исполнительные органы Фонда) работы по комплектованию, оформлению, учету и хранению личных (учетных) дел пострадавших.

Настоящие Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 24.07.98 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее Закон), Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93 N 5341-1, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 05.09.85 N 263 (далее - Основные правила).

Для целей настоящих Правил под личным (учетным) делом понимается совокупность надлежащим образом оформленных документов, на основании которых отделением Фонда принято решение о назначении (отказе в назначении) обеспечения по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее - обеспечение по страхованию) пострадавшему либо лицам, имеющим право на получение обеспечения по страхованию в связи со смертью пострадавшего.

Порядок приема и оформления документов, необходимых для назначения обеспечения по страхованию, регулируется Инструкцией о порядке оформления и ведения дел по назначению и осуществлению обеспечения по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утверждаемой Фондом социального страхования Российской Федерации.

1.1. Основными задачами исполнительных органов Фонда по учету и хранению личных (учетных) дел пострадавших являются:

- комплектование личных (учетных) дел пострадавших документами, состав которых определяется пунктом 4 ст. 15 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ и другими документами, необходимыми для назначения обеспечения по страхованию и дальнейшего ведения дела;

- обеспечение в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству и архивному делу качества оформления, отбора, учета, хранения и порядка предоставления для использования документов, подтверждающих право пострадавших на обеспечение по страхованию;

- методическое руководство, проверка состояния и контроль ведения личных (учетных) дел пострадавших.

1.2. В целях выполнения задач по формированию, учету и хранению личных (учетных) дел пострадавших исполнительные органы Фонда осуществляют следующие функции:

- формируют принятые в установленном порядке документы в личное (учетное) дело пострадавшего;

- ведут учет и обеспечивают сохранность соответствующих документов личных (учетных) дел пострадавших;

- обеспечивают учет личных (учетных) дел пострадавших, их хранение и использование в работе;

- обеспечивают подготовку и передачу на архивное хранение законченных делопроизводством личных (учетных) дел пострадавших.

1.3. Учет и хранение личных (учетных) дел пострадавших в отделениях Фонда осуществляют структурные подразделения или должностные лица, на которых данные задачи и функции возложены соответствующим приказом управляющего отделением Фонда.

2.1. Формированием личных (учетных) дел пострадавших называется группировка документов, необходимых для назначения обеспечения по страхованию пострадавшим и лицам, имеющим право на обеспечение по страхованию в связи со смертью пострадавшего.

2.2. При формировании личных (учетных) дел пострадавших обеспечиваются следующие требования:

- наличие в личном (учетном) деле пострадавших по одному экземпляру каждого учитываемого документа;

- включение в личное (учетное) дело пострадавшего только документов, оформленных на бланке установленного образца организации (предприятия, учреждения), его выдавшей, в соответствии с нормативными требованиями.

При этом не допускается группировать дела черновыми и дублетными экземплярами документов, а также документами, подлежащими возврату заявителю.

2.3. Количество личных (учетных) дел пострадавших должно соответствовать количеству пострадавших от несчастных случаев на производстве или профессиональных заболеваний.

Если обеспечение по страхованию назначается лицам, имеющим право на его получение в связи со смертью пострадавшего, документы формируются в одно общее личное (учетное) дело на всех получателей.

2.4. В номенклатуру дел исполнительных органов Фонда в обязательном порядке включается статья "Личные (учетные) дела пострадавших от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" с указанием срока хранения.

3.1. Полное оформление личных (учетных) дел пострадавших предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- сквозную нумерацию листов личного (учетного) дела пострадавшего;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты личного (учетного) дела пострадавшего, упомянутые в пункте 3.2 настоящих Правил;

- составление внутренней описи личного (учетного) дела пострадавшего (приложение 1).

3.2. Документы, составляющие личное (учетное) дело пострадавшего, подшиваются в твердую обложку из картона (формат А4) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Оформление обложки личного (учетного) дела пострадавшего (приложение 2) включает:

- регистрационный номер дела;

- регистрационный номер страхователя;

- фамилия, имя, отчество получателя выплат, адрес, паспортные данные;

- дата открытия и закрытия дела;

- виды обеспечения по страхованию, назначенные пострадавшему.

3.3. Внутри личного (учетного) дела пострадавшего документы располагаются в хронологическом порядке.

3.4. Нумерация листов документов в личном (учетном) деле пострадавшего производится в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Лист внутренней описи документов дела не нумеруется (если внутренняя опись составляет два и больше листов - их нумерация производится отдельно).

3.5. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 1) и располагается после лицевой обложки дела перед документами дела пострадавшего.

Если личное (учетное) дело пострадавшего подшито или переплетено без бланка внутренней описи документов, то составленная по форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного (учетного) дела пострадавшего.

4.1. Хранение личных (учетных дел) пострадавших осуществляется отделениями Фонда.

В исключительных случаях (значительная территориальная отдаленность от отделения Фонда при наличии большого количества пострадавших на этой территории) при обеспечении надлежащих условий, предусмотренных настоящими Правилами, личные (учетные) дела пострадавших могут храниться в филиалах отделений Фонда. Разрешение на хранение личных (учетных) дел пострадавших в филиале отделения Фонда оформляется приказом управляющего отделением Фонда.

4.2. Для хранения личных (учетных) дел пострадавших выделяется отдельное специально оборудованное помещение.

При небольшом количестве личные (учетные) дела пострадавших хранятся на производственной площади структурного подразделения, на которое возложена функция по формированию, ведению и учету дел, в специально отведенном для этих целей месте, исключающем свободный доступ к личным делам пострадавших.

4.3. Для размещения личных (учетных) дел пострадавших применяется специальное оборудование - стеллажи, сейфы, металлические шкафы и т.д.

Личные (учетные) дела пострадавших размещаются в алфавитном порядке.

При наличии в отделении Фонда большого количества личных (учетных) дел пострадавших допускается иной порядок их размещения, определяемый исполнительным органом Фонда.

4.4. По истечении двух лет после прекращения обеспечения по страхованию личные (учетные) дела пострадавших оформляются и сдаются по описи (приложение 3) на ведомственное хранение в соответствии с Основными правилами.

4.5. При подготовке к архивному хранению:

- личные (учетные) дела пострадавших извлекаются из картонных обложек и объединяются в одно дело в объеме не более 250 листов;

- внутри дела документы располагаются в строгом алфавитном порядке фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества получателя обеспечения по страхованию;

- к объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных (учетных) дел пострадавших с перечислением в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

4.6. Личные (учетные) дела пострадавших хранятся в отделениях Фонда 75 лет и в архивные учреждения не передаются. По истечении срока хранения личные (учетные) дела пострадавших подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.1. Для обеспечения сохранности личных (учетных) дел пострадавших в отделении Фонда должен проводиться комплекс работ, включающий:

- создание оптимальных условий хранения личных (учетных) дел пострадавших;

- хранение личных (учетных) дел пострадавших в специально выделенном и оборудованном помещении;

- соблюдение порядка выдачи личных (учетных) дел пострадавших, обеспечивающего их сохранность;

- обеспечение физико - химической сохранности документов.

5.2. Оптимальные условия хранения личных (учетных) дел пострадавших обеспечивает:

- выделение отдельного, специально оборудованного помещения (места);

- оборудование помещения охранной и противопожарной сигнализацией, средствами пожаротушения;

- создание оптимального температурно - влажностного и светового режима, проведение санитарно - гигиенических и противоэпидемических мероприятий (уборка, ремонт, уничтожение грызунов и т.д.).

5.3. В помещении, где хранятся личные (учетные) дела пострадавших, на видном месте вывешиваются:

- инструкция о мерах пожарной безопасности;

- план эвакуации документов и имущества на случай пожара.

5.4. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, обнаружение злоумышленного проникновения в помещение посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране личных (учетных) дел пострадавших.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, технического надзора и т.д.).

Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия исполнительным органом Фонда назначается комиссия, которая составляет соответствующий акт.

5.5. В случае утери или порчи личных (учетных) дел пострадавших по вине отделения Фонда восстановление документов осуществляется отделением Фонда.

Лица, по вине которых произошла утрата или порча личных (учетных) дел пострадавших или документов из личных (учетных) дел пострадавших, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.1. Личные (учетные) дела пострадавших выдаются:

- для использования в работе работникам отделения Фонда, работникам контрольно - ревизионной службы Фонда, представителям федеральных органов, осуществляющих в соответствии с законодательством Российской Федерации контроль за деятельностью Фонда, судебным, следственным органам, а также при необходимости другим организациям;

- для подготовки к сдаче в архив законченных личных (учетных) дел пострадавших;

- для пересылки в другое отделение Фонда по месту жительства пострадавшего в порядке, установленном Фондом.

6.2. Выдача личных (учетных) дел пострадавших организациям производится на основании письма (запроса) организации по акту (приложение 4), а работникам отделения Фонда на основании заказа (требования) руководителя структурного подразделения (приложение 5).

Выдача всех личных (учетных) дел пострадавших регистрируется в специальном журнале (приложение 6).

6.3. При выдаче личных (учетных) дел пострадавших во временное пользование на место выдаваемого личного (учетного) дела пострадавшего подкладывается карта - заменитель (приложение 7).

При возвращении личного (учетного) дела пострадавшего карта - заменитель изымается.

7.1. Плановая, сплошная проверка наличия и состояния личных (учетных) дел пострадавших проводится отделением Фонда не реже чем один раз в 5 лет.

7.2. Единовременные проверки наличия и состояния личных (учетных) дел пострадавших проводятся:

- при проведении ревизии финансово - хозяйственной деятельности отделения Фонда по исполнению бюджета социального страхования;

- после перемещения личных (учетных) дел пострадавших в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий;

- при смене должностного лица, ответственного за учет и хранение личных (учетных) дел пострадавших;

- при реорганизации или ликвидации отделений Фонда.

7.3. Проверка наличия и состояния личных (учетных) дел пострадавших производится комиссией, назначаемой приказом управляющего отделением Фонда.

Итоги проверки оформляются актом и утверждаются управляющим отделения Фонда.

7.4. Если проверкой обнаружено расхождение количества личных (учетных) дел пострадавших с данными отчета страхователей, осуществляющих страховые выплаты, то производится расследование и розыск личных (учетных) дел пострадавших и принимаются меры к устранению расхождения.

8.1. В случае реорганизации или ликвидации исполнительного органа Фонда личные (учетные) дела пострадавших передаются правопреемникам, определяемым приказом Фонда социального страхования Российской Федерации, а при отсутствии правопреемников - организации, на которую будут возложены функции по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

8.2. Порядок передачи и дальнейшего использования личных (учетных) дел пострадавших при реорганизации или ликвидации отделения Фонда предусматривается приказом Фонда о реорганизации или ликвидации отделения Фонда.

8.3. При смене управляющего отделением Фонда наличие и состояние личных (учетных) дел пострадавших, находящихся в делопроизводстве, отражаются в акте приема - передачи.

8.4. При смене должностного лица, ответственного за учет и хранение личных (учетных) дел пострадавших, прием - передача личных (учетных) дел пострадавших и других необходимых документов, оборудования, ключей и т.п. производится по акту.

8.5. Для приема - передачи личных (учетных) дел пострадавших управляющим отделением Фонда назначается комиссия в составе не менее 3-х человек.

Прием - передача личных (учетных) дел пострадавших ответственным лицом вновь назначаемому лицу производится в присутствии третьего должностного лица, назначаемого управляющим отделением Фонда.

8.6. При приеме - передаче необходимо проверить наличие и состояние личных (учетных) дел пострадавших, условия их хранения.

8.7. Акт приема - передачи личных (учетных) дел пострадавших подписывается сдающим и принимающим лицами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается управляющим отделением Фонда.

Приложение 1
к Правилам учета и хранения
в исполнительных органах Фонда
социального страхования
Российской Федерации документов,
подтверждающих право пострадавших на
обеспечение по обязательному
социальному страхованию от
несчастных случаев на производстве
и профзаболеваний

\r\n ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ\r\n ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО (УЧЕТНОГО) ДЕЛА ПОСТРАДАВШЕГО\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n (фамилия, имя, отчество)

N 
п/п

Наименование
 документа 

    N и дата
выдачи документа

Кем выдан документ

Примечание

   Итого: __________________________________ документов\r\n                (цифрами и прописью)\r\n \r\n____________________________  ______________  ____________________\r\nдолжность лица, составившего     подпись             Ф.И.О.\r\n     внутреннюю опись

Приложение 2
к Правилам учета и хранения
в исполнительных органах Фонда
социального страхования
Российской Федерации документов,
подтверждающих право пострадавших на
обеспечение по обязательному
социальному страхованию от
несчастных случаев на производстве
и профзаболеваний

Приложение 3
к Правилам учета и хранения
в исполнительных органах Фонда
социального страхования
Российской Федерации документов,
подтверждающих право пострадавших на
обеспечение по обязательному
социальному страхованию от
несчастных случаев на производстве
и профзаболеваний

 \r\n__________________________________________________________________\r\n     (наименование исполнительного органа Фонда социального\r\n                страхования Российской Федерации)\r\n \r\n                                                         Утверждаю\r\n                                     Управляющий _________________\r\n                                     _____________________________\r\n                                     отделением Фонда\r\n                                     ___________ _________________\r\n                                      (подпись)       (Ф.И.О.)\r\n                                     "__" ________________ 199_ г.\r\n \r\n                              ОПИСЬ\r\n                ЛИЧНЫХ (УЧЕТНЫХ) ДЕЛ ПОСТРАДАВШИХ\r\n             ДЛЯ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)\r\n                       ЗА ____________ ГОД

N
п/п

Фамилия,
Имя,
Отчество
(полностью)
пострадавшего
в 
алфавитном
порядке

Дата
начала
личного
(учетного)
дела
пострадавшего

Дата
окончания
личного
(учетного)
дела
пострадавшего

Срок
хранения
(лет)

Кол-во
листов
в личном 
(учетном)
деле
пострадавшего

Примечание

В данную опись внесено _______________________________________\r\n                                 (цифрами и прописью)\r\nличных (учетных) дел пострадавших.\r\n \r\n___________________________________  __________ ______________\r\nНаименование должности составителя     Подпись       Ф.И.О.\r\n \r\n"__" _________________ 199_ г.\r\n \r\nОдобрено\r\nПротокол экспертной комиссии исполнительного органа Фонда\r\nот "__" ______________ 199_ г.

Приложение 4
к Правилам учета и хранения
в исполнительных органах Фонда
социального страхования
Российской Федерации документов,
подтверждающих право пострадавших на
обеспечение по обязательному
социальному страхованию от
несчастных случаев на производстве
и профзаболеваний

 \r\n__________________________________________________________________\r\n     (наименование исполнительного органа Фонда социального\r\n                страхования Российской Федерации)\r\n \r\n    АКТ\r\n    ОТ "__" ______________ 199_ Г.\r\n    О ВЫДАЧЕ ЛИЧНЫХ (УЧЕТНЫХ) ДЕЛ ПОСТРАДАВШИХ\r\n    ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ\r\n    ____________________________________________\r\n               (указать, кому выдано)\r\n \r\n    Основание ____________________________________________________\r\n                 Для какой цели выдаются личные (учетные) дела\r\n                                пострадавших

N
п/п

   Фамилия,
Имя, Отчество
(полностью)
пострадавшего
в алфавитном
  порядке

    Дата начала
 личного(учетного)
дела пострадавшего

Кол-волистов
   в личном
(учетном)деле
пострадавшего

Примечание

    Всего выдается __________________________ личных (учетных) дел\r\n                      (цифрами и прописью)\r\nпострадавших.\r\nСрок возвращения ________________________________\r\n    Личные (учетные)  дела  пострадавших  выданы  в  упорядоченном\r\nсостоянии,  подшиты,  в  обложках  с  пронумерованными  листами  и\r\nвнутренней описью.\r\n    Получатель обязуется  не  представлять  личные  (учетные) дела\r\nпострадавших, полученные во временное  пользование,  для  передачи\r\nдругим лицам,  не  выдавать  по ним копий,  выписок,  справок,  не\r\nпубликовать документы без разрешения исполнительного органа Фонда.\r\n    Получатель обязуется    вернуть    личные    (учетные)    дела\r\nпострадавших в указанный в акте срок.\r\n    Получатель предупрежден  об ответственности по закону в случае\r\nутраты или повреждения полученных  во  временное  пользование  дел\r\nпострадавших.\r\n \r\n_______________________________  _____________________________\r\nподпись Управляющего отделением     Должность, наименование\r\n            Фонда                          организации\r\n \r\nПечать, Дата\r\n \r\nВыдал личные (учетные) дела пострадавших _____________________\r\n                                               должность\r\n                          ____________________________________\r\n                          ответственного лица, Ф.И.О., подпись\r\n \r\nПринял личные (учетные) дела пострадавших ____________________\r\n                                           должность, Ф.И.О.,\r\n                          ____________________________________\r\n                               подпись лица - получателя

Приложение 5
к Правилам учета и хранения
в исполнительных органах Фонда
социального страхования
Российской Федерации документов,
подтверждающих право пострадавших на
обеспечение по обязательному
социальному страхованию от
несчастных случаев на производстве
и профзаболеваний

 \r\n__________________________________________________________________\r\n__________________________________________________________________\r\n     (наименование исполнительного органа Фонда социального\r\n                страхования Российской Федерации)\r\n \r\nЗАКАЗ                                  РАЗРЕШАЮ             выдачу\r\n"__" ______________ 199_ г.            личных     (учетных)    дел\r\nна выдачу личных (учетных)             пострадавших\r\nдел пострадавших\r\n                                       ___________________________\r\n                                       должность, Ф.И.О., подпись,\r\n                                                   дата

N
п/п

   Фамилия,
    Имя,
   Отчество
  (полностью)
пострадавшего
в алфавитном
    порядке

      Срок,
    на который
  заказывается
личное (учетное)
дело пострадавшего

  Роспись
получающего
   лица

   Роспись
   лица,
выдавшего
 личное
  (учетное)
    дело
пострадавшего

Приложение 6
к Правилам учета и хранения
в исполнительных органах Фонда
социального страхования
Российской Федерации документов,
подтверждающих право пострадавших на
обеспечение по обязательному
социальному страхованию от
несчастных случаев на производстве
и профзаболеваний

 \r\n                              ЖУРНАЛ\r\n         УЧЕТА ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ (УЧЕТНЫХ) ДЕЛ ПОСТРАДАВШИХ\r\n \r\n__________________________________________________________________\r\n     (наименование исполнительного органа Фонда социального\r\n                страхования Российской Федерации)

N
п/п

Фамилия,
Имя,
Отчество
пострадавшего
(полностью)

Наименование
организации,
которой
выдается
дело

Фамилия,
И.О.
лица,
получающего
дело

Дата
выдачи

Подпись
лица,
получающего
дело

Дата
возврата
личного
(учетного)
дела
пострадавшего

Подпись
лица,
принявшего
дело,
и
дата

Приложение 7
к Правилам учета и хранения
в исполнительных органах Фонда
социального страхования
Российской Федерации документов,
подтверждающих право пострадавших на
обеспечение по обязательному
социальному страхованию от
несчастных случаев на производстве
и профзаболеваний

 \r\n__________________________________________________________________\r\n     (наименование исполнительного органа Фонда социального\r\n                страхования Российской Федерации)\r\n \r\n                       КАРТА - ЗАМЕНИТЕЛЬ\r\n              ЛИЧНОГО (УЧЕТНОГО) ДЕЛА ПОСТРАДАВШЕГО\r\n \r\nЛичное (учетное) дело пострадавшего ______________________________\r\n                                           Ф.И.О. полностью\r\n \r\nВыдано ___________________________________________________________\r\n                дата выдачи                     кому выдано\r\n \r\nВо временное пользование до ______________________________________\r\n                                        дата возврата\r\n \r\n________________________   ______________   ______________________\r\n  должность работника,        подпись               Ф.И.О.\r\n    выдавшего дело\r\n